ЗАЩИТА НА ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ

Операция по обработване: EU Whoiswho — вътрешен указател

Администратор на лични данни: Служба за публикации на Европейския съюз, отдел A.5 „Портал и уебуслуги“

Номер на записа: DPR-EC-00447

1. Въведение

Европейската комисия (наричана по-долу „Комисията“) е поела ангажимент да защитава личните Ви данни и да зачита неприкосновеността на личния Ви живот. Комисията събира и обработва лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни.

В настоящата декларация за поверителност се обясняват причината за обработването на личните Ви данни, начинът, по който събираме и обработваме лични данни и гарантираме тяхната защита, как се използва информацията и какви са правата Ви във връзка с личните Ви данни. В нея са посочени и координатите за връзка с отговорния администратор на лични данни, пред когото можете да упражните правата си, както и координатите за връзка с длъжностното лице по защита на данните и с Европейския надзорен орган по защита на данните.

EU Whoiswho — официалният указател на служителите на ЕС — има публична версия и вътрешна версия за ползване от европейските служители. Настоящата декларация за поверителност се прилага конкретно за вътрешния указател. Информацията във връзка с операцията по обработване „Вътрешен указател на Европейския съюз – EU Whoiswho“, извършвана от отдел A.5 „Портал и уеб услуги“ на Службата за публикации на Европейския съюз, е представена по-долу.

2. Защо и как обработваме личните Ви данни?

Цел на операцията по обработване: : отдел A.5 „Портал и уеб услуги“ на Службата за публикации на Европейския съюз събира и използва личните ви данни за публикуване във вътрешния указател EU Whoiswho, достъпен на адрес https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/bg/web/who-is-who.

Служителите на институциите, органите, службите и агенциите на ЕС имат достъп до вътрешния указател EU Whoiswho, когато удостоверяват самоличността си чрез EU Login. Вътрешният указател съдържа по-подробни лични данни — включително длъжностни характеристики и снимки — на всички служители в службите на Европейската комисия.

Операцията по обработване се състои в предоставянето на достъп до информация за връзка и организационна информация на оправомощени служители на ЕС с цел улесняване на вътрешната комуникация, сътрудничеството и оперативното функциониране на институциите на ЕС.

Личните Ви данни не се използват за автоматизирано вземане на решения, включително профилиране.

3. На какво правно основание обработваме личните Ви данни?

Обработваме личните Ви данни, тъй като:

• обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официално правомощие, което е предоставено на институция, орган, служба или агенция на ЕС;
• обработването е необходимо за спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора на данни;
• обработването е необходимо за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна (трудово правоотношение на персонала с институциите, органите, службите и агенциите на ЕС).

Правно основание: мандат на Службата за публикации на ЕС, Решение 2009/496/ЕО, Евратом на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията, на Съда на Европейските общности, на Сметната палата, на Европейския икономически и социален комитет и на Комитета на регионите от 26 юни 2009 г. относно организацията и функционирането на Службата за публикации на Европейския съюз и член 15 от ДФЕС (задължение за прозрачност).

Вътрешният указател се регулира и от вътрешната договореност Ares(2026)4621554, подписана през май 2026 г. между Службата за публикации на ЕС и генерална дирекция „Човешки ресурси“. С тази вътрешна договореност се урежда показването на вътрешния указател на всички служби и служители и се определят отговорностите на съответните генерални дирекции в качеството им на администратори и обработващи лични данни

Специални категории лични данни: За целите на вътрешния указател може да се обработват данни, разкриващи членство в синдикални организации, в случаите, когато служители на Европейската комисия са предоставени на разположение на синдикална организация и информацията за тях е посочена в рамките на съответния синдикат.

4. Какви лични данни събираме и впоследствие обработваме?

За извършването на операцията по обработване отдел A.5 „Портал и уеб услуги“ на Службата за публикации събира следните категории лични данни:

фамилно и собствено име, официални титли, служебен електронен адрес, служебен телефонен номер, длъжност, длъжностна характеристика и снимка. За всички субекти на данните са посочени също така общият служебен адрес (сграда), общият адрес на електронна поща и централният телефонен номер на организацията. Вътрешният указател обхваща всички служители на службите на Европейската комисия, включително служителите на неръководни длъжности.

Изборът на обработваните данни е по преценка на участващите институции, органи, служби и агенции на ЕС. Получихме Вашите лични данни от отдела за човешките ресурси чрез автоматизирано или полуавтоматизирано предаване на данни (Sysper/COMREF за службите на Европейската комисия и изпълнителните агенции).

Пълен преглед на категориите данни по институции се съдържа в приложението „Видове данни в EU Whoiswho“ (DPR-EC-00447).

5. Колко време съхраняваме личните Ви данни?

Отдел A.5 „Портал и уеб услуги“ на Службата за публикации на ЕС съхранява личните Ви данни, докато работите в институциите, органите, службите или агенциите на ЕС. Ако промените длъжността си в службите на ЕС, това ще бъде отразено малко по-късно във вътрешния указател EU Whoiswho. Ако напуснете службите на ЕС, вашите лични данни ще бъдат заличени от вътрешния указател след известно време.

Прилагат се следните правила за съхраняване на данните: :

• Активни данни: съхраняват се дотогава, докато субектът на данните изпълнява своите служебни задължения
• Резервни копия на данни: съхраняват се за максимален срок от 2 години.

6. Как съхраняваме и гарантираме защитата на личните Ви данни?

Всички лични данни в електронен формат (електронни писма, документи, бази данни, качени групи от данни и т.н.) се съхраняват на сървърите на Службата за публикации на ЕС. Информационните системи на Службата за публикации на ЕС се управляват от генерална дирекция „Цифрови услуги“. Всички операции по обработване на данни се извършват в съответствие с Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Комисията от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия.

Достъп до вътрешния указател имат потребители от институциите, органите, службите и агенциите на ЕС, които са удостоверили своята самоличност чрез EU Login. Въведени са технически и организационни мерки, за да се гарантира, че само упълномощени потребители могат да имат достъп до по-подробните данни, показвани във вътрешния указател. Тези мерки включват контрол на достъпа, криптиране при транзит и редовни проверки на сигурността.

Комисията е въвела редица технически и организационни мерки. Техническите мерки включват подходящи действия за гарантиране на сигурността онлайн и преодоляване на риска от загуба на данни, промяна на данните или неразрешен достъп до тях. Организационните мерки включват предоставяне на достъп до личните данни единствено на оправомощени лица със законна необходимост да получат достъп до информацията (принцип „необходимост да се знае“) за целите на операцията по обработване.

7. Кой има достъп до личните Ви данни и на кого се предоставят те?

Достъп до личните данни, обработвани във вътрешния указател, се предоставя на:

• упълномощени служители на Службата за публикации на ЕС, отговарящи за извършването на тази операция по обработване, в съответствие с принципа „необходимост да се знае“;
• упълномощени служители на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ (служба, отговаряща за COMREF) за данни, произхождащи от COMREF/Sysper;
• упълномощени служители на институциите, органите, службите и агенциите на ЕС, които могат да разглеждат вътрешния указател след автентификация чрез EU Login;
• изпълнителят, отговарящ за хостинга и поддръжката на платформата EU Whoiswho, който обработва данни от името на Службата за публикации на ЕС съгласно подходящи споразумения за обработване на данни.

Всички тези служители работят при спазване на законоустановените изисквания, а при необходимост — и на допълнителни споразумения за поверителност. По-подробните данни, показвани във вътрешния указател (длъжностни характеристики, портретни снимки, данни за служителите на неръководни длъжности), не се предоставят на широката общественост, на портала на ЕС за отворени данни или на външни трети страни.

Данните във вътрешния указател не се предават на държави извън ЕС или ЕИП, нито на международни организации.

8. Какви са правата Ви и как можете да ги упражните?

Като „субект на данните“ Вие разполагате с конкретни права съгласно глава ІІІ (членове 14—25) от Регламент (ЕС) 2018/1725, по-конкретно:

• право на достъп до Вашите лични данни,
• право на коригиране на Вашите лични данни,
• право на изтриване на личните Ви данни,
• право да ограничите обработването на личните Ви данни,
• право да възразите срещу обработването, както и
• право на преносимост на данните, когато е приложимо.

Можете да упражните правата си, като се свържете с администратора на лични данни или, в случай на конфликт, с длъжностното лице по защита на данните. При необходимост можете да се обърнете и към Европейския надзорен орган по защита на данните. Информацията за връзка с тях е дадена в точка 9 по-долу.

Имайте предвид, че за данни с произход от системата за човешки ресурси на Вашата институция (напр. Sysper/COMREF за служители на Комисията), исканията за коригиране следва първо да бъдат отправени към Вашия отдел „Човешки ресурси“, тъй като Службата за публикации на ЕС разчита на данните, предоставени от институцията източник.

Ако желаете да упражните правата си в контекста на една или няколко конкретни операции по обработване, моля, посочете в искането си тяхното описание (т.е. техните номера в записа в съответствие с посоченото в точка 10 по-долу).

9. Информация за връзка

• Администратор на лични данни

Ако желаете да упражните правата си съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 , ако имате коментари, въпроси или опасения или желаете да подадете жалба относно събирането и използването на личните Ви данни, можете да се свържете с администратора на лични данни — отдел A.5 „Портал и уебуслуги“ на Службата за публикации на ЕС, на адрес OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията

Можете да се свържете с длъжностното лице по защита на данните (EC-DPO-INTERNAL@ec.europa.eu) по въпроси, свързани с обработването на личните Ви данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725.

Можете да се свържете с координатора по защита на данните на Службата за публикации на ЕС на адрес: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД)

Имате право на обжалване пред Европейския надзорен орган по защита на данните (edps@edps.europa.eu), ако считате, че правата Ви съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 са били нарушени в резултат на обработването на личните Ви данни от администратора на лични данни.

10. Къде може да намерите по-подробна информация?

Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията публикува регистър на всички операции по обработване на лични данни от страна на Комисията, които са документирани и за които то е уведомено. За достъп до регистъра използвайте следния адрес: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Тази конкретна операция по обработване е включена в регистъра на длъжностното лице по защита на данните под следния референтен номер: DPR-EC-00447. Пълният запис за обработването (DPR-ЕС-00447.7) е на разположение във вътрешния регистър на ДЛЗД на Комисията на адрес: https://intragate.ec.europa.eu/dpms/record/DPR-EC-00447.7.

Вътрешната договореност, уреждаща вътрешния достъп до EU Whoiswho (Ares (2026) 4621554), подписана между Службата за публикации на ЕС и генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, е приложена към записа за обработването.