ЗАЩИТА НА ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ

Операция по обработване: Официален указател на Европейския съюз – EU Whoiswho

Администратор на лични данни: Служба за публикации на Европейския съюз, отдел A.5 „Портал и уебуслуги“

Номер на записа: DPR-EC-00447

1. Въведение

Европейската комисия (наричана по-долу „Комисията“) е поела ангажимент да защитава личните Ви данни и да зачита неприкосновеността на личния Ви живот. Комисията събира и обработва лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни.

В настоящата декларация за поверителност се обясняват причината за обработването на личните Ви данни, начинът, по който събираме и обработваме лични данни и гарантираме тяхната защита, как се използва информацията и какви са правата Ви във връзка с личните Ви данни. В нея са посочени и координатите за връзка с отговорния администратор на лични данни, пред когото можете да упражните правата си, както и координатите за връзка с длъжностното лице по защита на данните и с Европейския надзорен орган по защита на данните.

Информацията във връзка с операцията по обработване „Официален указател на Европейския съюз – EU Whoiswho“, извършвана от отдел A.5 „Портал и уеб услуги“ на Службата за публикации на Европейския съюз, е представена по-долу.

2. Защо и как обработваме личните Ви данни?

Цел на операцията по обработване: отдел A.5 „Портал и уеб услуги“ на Службата за публикации на Европейския съюз събира и използва личните ви данни за публикуване в указателя EU Whoiswho https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/bg/web/who-is-who.

Операцията по обработване се състои в предоставянето на достъп на обществеността до официалния указател на служителите, работещи за институциите, органите, службите и агенциите на ЕС, както и на членовете на Парламента и на други групи.

Личните Ви данни не се използват за автоматизирано вземане на решения, включително профилиране.

3. На какво правно основание обработваме личните Ви данни?

Обработваме личните Ви данни, тъй като:

• обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официално правомощие, което е предоставено на институция, орган, служба или агенция на ЕС;
• обработването е необходимо за спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора на данни.
• Правно основание за обработването: мандат на Службата за публикации на ЕС, Решение 2009/496/ЕО, Евратом на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията, на Съда на Европейските общности, на Сметната палата, на Европейския икономически и социален комитет и на Комитета на регионите от 26 юни 2009 г. относно организацията и функционирането на Службата за публикации на Европейския съюз и член 15 от ДФЕС (задължение за прозрачност).

4. Какви лични данни събираме и впоследствие обработваме?

За извършването на операцията по обработване отдел A.5 „Портал и уеб услуги“ на Службата за публикации събира следните категории лични данни:

Служители на Комисията на ръководна длъжност: фамилно и собствено име и телефонен номер. Вътрешен персонал на секретариата на Парламента (само ръководни длъжности): фамилно и собствено име, телефонен номер и адреси. За други засегнати служители на ЕС данните зависят от избора на съответната институция на ЕС.

За тези субекти на данните са посочени общият служебен адрес (сграда), общият адрес на електронна поща и централният телефонен номер на организацията.

Членове на Европейския парламент, членове на секретариатите на политическите групи на Европейския парламент, членове на Комитета на постоянните представители на Съвета, членове на Съвета за стабилизиране и асоцииране, ръководители на делегации и служби на ЕС: данните могат да включват и пълно собствено име, пълен адрес на електронна поща и служебен адрес, телефонен номер и снимка.

Получихме Вашите лични данни от отдела за човешките ресурси чрез автоматизирано или полуавтоматизирано предаване на данни. .

Изборът на обработваните данни е по преценка на участващите институции, органи, служби и агенции на ЕС.

Пълен преглед на категориите данни се съдържа в приложението „Полета с данни в EU Whoiswho“.

5. Колко време съхраняваме личните Ви данни?

Отдел A.5 „Портал и уеб услуги“ на Службата за публикации на ЕС съхранява личните ви данни само за времето, строго необходимо за изпълнение на целите на събирането или обработването, а именно за поддържане на актуален указател на служителите на ЕС в EU Whoiswho. Ако промените позицията си в службите на ЕС, това ще бъде отразено малко по-късно в EU Whoiswho. Ако напуснете службите на ЕС, Вашите лични данни ще бъдат заличени от EU Whoiswho след известно време.

По всяко време Вашите лични данни се архивират в непублична база данни, от която ще бъдат изтрити след 5 години.

Освен уебсайта EU Whoiswho Службата за публикации на ЕС предоставя следните версии:

• годишна пълна версия на указателя (във формат PDF), която се съхранява в раздела за архиви на сайта (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/bg/web/who-is-who/archive) и се намира там за исторически цели;
• извадки на всеки два месеца по институция на ЕС (във формат PDF). Тъй като те се актуализират редовно, всяка нова версия допълва предишната (която не е архивирана);
• освен това данните в EU Whoiswho се предоставят за изтегляне от портала за отворени данни на ЕС (https://data.europa.eu/bg).

6. Как съхраняваме и гарантираме защитата на личните Ви данни?

Всички лични данни в електронен формат (електронни писма, документи, бази данни, качени групи от данни и т.н.) се съхраняват на сървърите на Европейската комисия. Всички операции по обработване на данни се извършват в съответствие с Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Комисията от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия.

За да защити личните Ви данни, Комисията е въвела редица технически и организационни мерки. Техническите мерки включват подходящи действия по отношение на сигурността онлайн и риска от загуба на данни, от промяна на данните или от неразрешен достъп, като се вземат предвид свързаният с обработването риск и естеството на обработваните лични данни. Организационните мерки включват предоставяне на достъп до личните данни единствено на оправомощени лица със законна необходимост да получат достъп до информацията (принцип „необходимост да се знае“) за целите на операцията по обработване.

7. Кой има достъп до личните Ви данни и на кого се предоставят те?

Достъп до личните Ви данни се предоставя на служителите на Комисията, които отговарят за извършването на тази операция по обработване, както и на оправомощени служители, в съответствие с принципа „необходимост да се знае“. Тези служители работят при спазване на законоустановените изисквания, а при необходимост — и на допълнителни споразумения за поверителност. Информацията, която събираме, няма да бъде предоставяна на трети страни.

Указателят е публично достъпен на адрес https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/bg/web/who-is-who.

8. Какви са правата Ви и как можете да ги упражните?

Като „субект на данни“ Вие разполагате с конкретни права съгласно глава III (членове 14—25) от Регламент (ЕС) 2018/1725, по-специално с правото на достъп, коригиране или заличаване на Вашите лични данни и правото на ограничаване на обработването на данните. Когато е приложимо, имате право да възразите срещу обработването или право на преносимост на данните.

Можете да упражните правата си, като се свържете с администратора на лични данни или, в случай на конфликт, с длъжностното лице по защита на данните. При необходимост можете да се обърнете и към Европейския надзорен орган по защита на данните. Информацията за връзка с тях е дадена в точка 9 по-долу.

Ако желаете да упражните правата си в контекста на една или няколко конкретни операции по обработване, моля, посочете в искането си тяхното описание (т.е. техните номера в записа в съответствие с посоченото в точка 10 по-долу).

9. Информация за връзка

• Администратор на лични данни

Ако желаете да упражните правата си съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 , ако имате коментари, въпроси или опасения или желаете да подадете жалба относно събирането и използването на личните Ви данни, можете да се свържете с администратора на лични данни — отдел A.5 „Портал и уебуслуги“ на Службата за публикации на ЕС, на адрес OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията

Можете да се свържете с длъжностното лице за защита на данните (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) по въпроси, свързани с обработването на личните Ви данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725.

Можете да се свържете с координатора по защита на данните на Службата за публикации на ЕС на адрес: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu

• Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД)

Имате право на обжалване (т.е. можете да подадете жалба) пред Европейския надзорен орган по защита на данните (edps@edps.europa.eu), ако считате, че правата Ви съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 са били нарушени в резултат на обработването на личните Ви данни от администратора на лични данни.

10. Къде може да намерите по-подробна информация?

Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията публикува регистър на всички операции по обработване на лични данни от страна на Комисията, които са документирани и за които то е уведомено. За достъп до регистъра използвайте следния адрес: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Тази конкретна операция по обработване е включена в публичния регистър на длъжностното лице по защита на данните под следния референтен номер: DPR-EC-00447.