OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Operace zpracování údajů: EU Whoiswho – oficiální adresář Evropské unie

Správce údajů: Úřad pro publikace Evropské unie, oddělení A.5 Portál a webové služby

Referenční číslo: DPR-EC-00447

1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Osobní údaje shromažďuje a dále zpracovává podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů.

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů se vaše osobní údaje zpracovávají, jakým způsobem je shromažďujeme, jak s nimi nakládáme a jak zajišťujeme ochranu všech osobních údajů, které získáme. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace používány a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte vy. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže uvádíme informace týkající se operace zpracování údajů EU Whoiswho – oficiální adresář Evropské unie, kterou provádí oddělení A.5 Portál a webové služby Úřadu pro publikace Evropské unie.

2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování: Oddělení A.5 Portál a webové služby Úřadu pro publikace EU shromažďuje a používá vaše osobní údaje ke zveřejnění v databázi EU Whoiswho https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

Operace zpracování údajů spočívá ve zveřejnění oficiálního adresáře zaměstnanců orgánů, institucí a jiných subjektů EU, jakož i poslanců Evropského parlamentu a dalších skupin.

Vaše osobní údaje se nepoužívají k automatizovanému rozhodování, tedy ani k tzv. profilování.

3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož:

• je zpracování nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán, instituce nebo jiný subjekt Unie pověřen
• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje
• právní základ pro zpracování údajů: mandát Úřadu pro publikace Evropské unie, rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů 2009/496/ES ze dne 26. června 2009 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro publikace Evropské unie a článek 15 SFEU (povinnost transparentnosti)

4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?

K provádění této operace zpracování shromažďuje oddělení A.5 Portál a webové služby Úřadu pro publikace EU tyto kategorie osobních údajů:

Zaměstnanci Evropské komise na vedoucích pozicích: příjmení, jméno a telefonní číslo. Interní zaměstnanci sekretariátu Evropského parlamentu (pouze vedoucí pracovníci): příjmení, jméno, telefonní číslo a adresy. U ostatních zaměstnanců EU závisí zveřejnění údajů na volbě příslušného orgánu či instituce.

U těchto subjektů údajů je uvedena obecná pracovní adresa (budova), obecná e-mailová adresa a centrální telefonní číslo organizace.

Poslanci Evropského parlamentu, členové sekretariátů politických skupin Evropského parlamentu, členové Výboru stálých zástupců Rady, členové Rady stabilizace a přidružení, vedoucí delegací a kanceláří EU: údaje mohou navíc zahrnovat celé křestní jméno, úplnou e-mailovou adresu, adresu kanceláře, telefonní číslo a portrétní fotografii.

Vaše osobní údaje získáváme z vašeho oddělení odpovědného za lidské zdroje prostřednictvím automatizovaného nebo poloautomatizovaného přenosu dat.

Výběr zpracovávaných údajů je na uvážení každého orgánu, instituce nebo jiného subjektu EU.

Úplný přehled kategorií údajů je uveden v příloze „Datová pole EU Whoiswho“.

5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Oddělení A.5 Portál a webové služby Úřadu pro publikace uchovává vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu sběru nebo dalšího zpracování, tj. k udržováním aktuálních informací v adresáři zaměstnanců EU Whoiswho. Pokud v rámci útvarů EU přejdete na jinou pozici, bude tato skutečnost po krátkém čase v databázi zohledněna. Jestliže přestanete v útvarech EU pracovat, budou vaše osobní údaje z adresáře po krátkém čase odstraněny.

Vaše osobní údaje jsou vždy archivovány v neveřejné databázi, z níž budou po pěti letech vymazány.

Kromě internetových stránek EU Whoiswho vytváří Úřad pro publikace EU také:

• úplnou roční verzi adresáře (PDF), která je vedena v archivu (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who/archive) a je uchovávána pro historické účely
• dvouměsíční výňatky ze všech orgánů EU (PDF) (Vzhledem k tomu, že jsou pravidelně aktualizovány, každá nová verze přepisuje předchozí verzi, která není archivována.)
• Kromě toho jsou údaje z portálu EU Whoiswho k dispozici ke stažení na Portálu otevřených dat EU (https://data.europa.eu/).

6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronickém formátu (e-maily, dokumenty, databáze, nahrané soubory dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise. Veškeré zpracování údajů se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. K technickým opatřením patří zajištění náležité bezpečnosti na internetu a ochrany před ztrátou údajů, jejich pozměněním nebo neoprávněným přístupem k nim, přičemž se přihlíží k riziku spojenému se zpracováním údajů a k povaze zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k osobním údajům výlučně na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely dané operace zpracování.

7. Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu dalšímu se poskytují?

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti. Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně,.

Adresář je veřejně přístupný na adrese https://publications.europa.eu/cs/web/who-is-who.

8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14 až 25) nařízení (EU) 2018/1725 zvláštní práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu nebo vymazání a právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést proti zpracování námitku nebo právo na přenositelnost údajů.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Kontaktní informace jsou uvedeny níže v bodě 9.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, ve své žádosti popište, o které operace se jedná (tj. uveďte jejich referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).

9. Kontaktní údaje

• Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky či obavy nebo pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se na správce údajů, jímž je oddělení A.5 Portál a webové služby Úřadu pro publikace na e-mailové adrese OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Koordinátora ochrany údajů Úřadu pro publikace EU lze kontaktovat na adrese: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu

• Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů ze strany správce údajů došlo k porušení práv, která pro vás vyplývají z nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).

10. Kde najdete další informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací zpracování osobních údajů prováděných Komisí, jež byly zdokumentovány a byly mu oznámeny. Rejstřík najdete na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00447.