BESKYTTELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Behandling: EU Whoiswho – Den Europæiske Unions officielle register

Dataansvarlig: Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor A.5 "Portal and Web Services"

Reference: DPR-EC-00447

1. Indledning

Europa-Kommissionen (i det følgende benævnt "Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og sikre din ret til privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Erklæringen indeholder også kontaktoplysninger om den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, og om databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Herunder finder du information om databehandling i forbindelse med "EU Whoiswho – Den Europæiske Unions officielle register", der foretages af Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor A.5 "Portal and Web Services".

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Behandlingen af dine personoplysninger har følgende formål: Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor A.5 "Portal and Web Services" indsamler og bruger dine personoplysninger for at offentliggøre dem i EU Whoiswho https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

Databehandlingen består i at gøre det officielle register over medarbejdere, der arbejder for EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer, samt over medlemmer af Parlamentet og andre grupper, offentligt tilgængeligt.

Dine personoplysninger bruges ikke til automatisk beslutningstagning, herunder profilering.

3. På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger, fordi:

• behandlingen er nødvendig enten for at udføre en opgave i samfundets interesse eller som led i udøvelsen af den offentlige myndighed, som EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer har fået overdraget
• behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige
• retsgrundlaget for behandlingen: EU's Publikationskontors mandat og Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse 2009/496/EF af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer. og artikel 15 i TEUF (gennemsigtighedsforpligtelse).

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

For at foretage denne databehandling indsamler EU's Publikationskontors kontor A.5 "Portal and Web Service" følgende personoplysninger:

For ansatte i Kommissionen i en ledende stilling: efternavn, fornavn og telefonnummer. For Parlamentets interne tjenestegrene (kun ledelsen): efternavn og fornavn, telefonnummer og adresser. For så vidt angår EU's øvrige ansatte er det de pågældende EU-institutioner, der udvælger, hvilke kategorier af personoplysninger de ønsker.

For disse medarbejdere ("de registrerede") bliver institutionens besøgsadresse (bygningen), overordnede e-mail-adresse og centrale telefonnummer registreret.

Medlemmer af Europa-Parlamentet, medlemmer af sekretariaterne for Europa-Parlamentets politiske grupper, medlemmer af Rådets Faste Repræsentanters Komité, medlemmer af stabiliserings- og associeringsrådet, ledere af EU-delegationer og -kontorer: dataene kan desuden omfatte det fulde fornavn, personlig arbejds-e-mail- og kontoradresse, arbejdstelefonnummer og portrætfoto.

Vi modtager dine personoplysninger fra din HR-enhed/personaleafdeling via en automatiseret eller halvautomatiseret dataoverførsel. .

Det er op til de enkelte deltagende EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer at vælge, hvilke oplysninger der skal behandles.

En fuldstændig oversigt over datakategorier findes i bilaget "EU Whoiswho-datafelter".

5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor A.5 "Portal and Web Services" opbevarer dine personoplysninger, så længe det er strengt nødvendigt for at opfylde formålet med dataindsamlingen eller den yderligere databehandling, dvs. et ajourført register over EU's medarbejdere i EU Whoiswho. Hvis du skifter job inden for EU's tjenestegrene, vil dette efter kort tid fremgå af EU Whoiswho. Hvis du forlader EU's tjenestegrene, forsvinder dine personoplysninger fra EU Whoiswho efter kort tid.

Dine personoplysninger arkiveres til enhver tid i en ikkeoffentlig database, hvorfra de vil blive slettet efter fem år.

Ud over webstedet EU Whoiswho udarbejder EU's Publikationskontor også følgende udgaver af EU Whoiswho:

• Et årligt fuldstændigt register i PDF-format, som gemmes i websitets arkiver (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who/archive) og opbevares dér til historiske formål.
• Månedlige uddrag pr. EU-institution i PDF-format. Da disse opdateres regelmæssigt, vil hver ny udgave overskrive den forrige (som ikke arkiveres).
• Data fra EU Whoiswho kan downloades EU's portal for åbne data (https://data.europa.eu/).

6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasæt mv.) opbevares på Europa-Kommissionens servere. Alle databehandlingsaktiviteter foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen truffet en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed og risikoen for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyn til den risiko, der er forbundet med behandlingen, og den type personoplysninger, der behandles. De organisatoriske foranstaltninger består bl.a. i at begrænse adgangen til personoplysninger til alene at omfatte autoriserede personer, der har et legitimt behov for adgang ("need to know"-princippet) for at kunne behandle oplysningerne.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregiver vi dem til?

Kun personale i Kommissionen med ansvar for at udføre behandlingsaktiviteten og autoriseret personale har adgang til dine personoplysninger i overensstemmelse med "need to know"-princippet. Dette personale er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om tavshedspligt. De personoplysninger, vi indsamler, videregives ikke til tredjemand.

Registerer er offentliggjort på https://publications.europa.eu/da/web/who-is-who.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du udøve dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, nærmere bestemt retten til at få indsigt i, berigtiget og slettet dine personoplysninger og retten til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Du har også ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen og ret til dataportabilitet, hvis det er relevant.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller, i tilfælde af en uoverensstemmelse, databeskyttelsesrådgiveren. Hvis det er nødvendigt, kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan finde deres kontaktoplysninger i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete databehandlingsaktiviteter, bedes du i din anmodning angive deres referencenummer/-numre som nævnt i punkt 10 nedenfor.

9. Kontaktoplysninger

• Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du vil klage over indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, kan du henvende dig til den dataansvarlige i EU's Publikationskontors kontor A.5, "Portal and Web Services", på OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu), hvis du har spørgsmål i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

E's Publikationskontors databeskyttelseskoordinator kan kontaktes på: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du har ret til at gøre indsigelse (dvs. indgive en klage) over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor kan du finde yderligere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret og anmeldt til rådgiverens kontor. Du kan få adgang til dette register via følgende link: : http://ec.europa.eu/dpo-register.

Denne databehandlingsaktivitet er opført i databeskyttelsesrådgiverens register under følgende referencenummer: DPR-EC-00447.