SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Verarbeitungsvorgang: EU Whoiswho – Amtliches Verzeichnis der Europäischen Union

Datenverantwortlicher: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Referat A.5 – „Portal und Web Services“

Aktenzeichen: DPR-EC-00447

1. Einleitung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union und zum freien Datenverkehr.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, aus welchem Grund wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Daten erheben, handhaben und schützen, wofür diese Daten verwendet werden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Sie finden hier auch die Kontaktangaben des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, bei dem Sie Ihre Rechte geltend machen können, des Datenschutzbeauftragten der Kommission und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Nachstehend finden Sie Informationen zu dem vom Referat A.5 – „Portal und Web Services“ des Amts für Veröffentlichungen der EU durchgeführten Verarbeitungsvorgang „EU Whoiswho – Amtliches Verzeichnis der Europäischen Union“.

2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zweck der Verarbeitung: Das Referat A.5 – „Portal und Web Services“ des Amts für Veröffentlichungen der EU erfasst und nutzt Ihre personenbezogenen Daten zur Veröffentlichung auf EU Whoiswho, https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/de/web/who-is-who.

Die Verarbeitung besteht darin, das offizielle Verzeichnis der Bediensteten der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU sowie der Mitglieder des Parlaments und anderer Gruppen öffentlich zugänglich zu machen.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen:

• die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der EU übertragen wurde, und
• die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Datenverantwortliche unterliegt.
• Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Mandat des Amts für Veröffentlichungen der EU, Beschluss 2009/496/EG, Euratom des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses und des Ausschusses der Regionen vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union, und Artikel 15 AEUV (Transparenzpflicht).

4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?

Im Rahmen der Verarbeitung erhebt das Referat A.5 – „Portal und Web Services“ des Amts für Veröffentlichungen der EU folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Kommissionsbedienstete in Führungspositionen: Name, Vorname und Telefonnummer. Interne Bedienstete des Generalsekretariats des Parlaments (nur Führungskräfte): Name und Vorname, Telefonnummer und Anschrift. Welche Daten von sonstigen betroffenen EU-Bediensteten erfasst werden, liegt im Ermessen des jeweiligen EU-Organs.

Für diese betroffenen Personen sind die allgemeine Arbeitsadresse (Gebäude), die allgemeine E-Mail-Adresse und die zentrale Telefonnummer der Organisation aufgeführt.

Mitglieder des Europäischen Parlaments, Mitglieder der Fraktionssekretariate des Europäischen Parlaments, Mitglieder des Ausschusses der Ständigen Vertreter des Rates, Mitglieder des Stabilitäts- und Assoziationsrates, Leiter der EU-Delegationen und -Büros: die Daten können zusätzlich den vollständigen Vornamen, die vollständige E-Mail-Adresse und die Büroadresse, die Telefonnummer und ein Porträtfoto umfassen.

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten von der für Sie zuständigen Personalverwaltungsdienststelle über eine automatisierte oder halbautomatisierte Datenübertragung. .

Die Auswahl der zu verarbeitenden Daten liegt im Ermessen der beteiligten Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU.

Ein vollständiger Überblick über die Datenkategorien findet sich im Anhang „EU Whoiswho – Datenfelder“.

5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Das Referat A.5 – „Portal und Web Services“ des Amts für Veröffentlichungen der EU bewahrt Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie es für den Zweck der Erfassung oder Weiterverarbeitung, d. h. für die Führung eines aktuellen Verzeichnisses der EU-Bediensteten auf EU Whoiswho, unbedingt erforderlich ist. Wenn Sie innerhalb der EU-Dienststellen auf eine andere Position wechseln, wird sich dies kurz darauf in EU Whoiswho niederschlagen. Wenn Sie die EU-Institutionen verlassen, werden Ihre personenbezogenen Daten kurz darauf aus EU Whoiswho entfernt.

Ihre personenbezogenen Daten werden in einer nicht öffentlichen Datenbank archiviert, aus der sie nach fünf Jahren gelöscht werden.

Neben der Website „EU Whoiswho“ erstellt das Amt für Veröffentlichungen der EU auch

• eine jährliche vollständige Fassung des Personalverzeichnisses (im PDF-Format), die im Archivbereich der Website (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/de/web/who-is-who/archive) aufbewahrt und archiviert wird, sowie
• zweimonatliche Auszüge für jede EU-Institution (PDF). Diese werden regelmäßig aktualisiert, so dass jede neue Version die vorangegangene Version (die nicht archiviert wird) überschreibt und ersetzt.
• Daneben werden die Daten von EU Whoiswho auf dem offenen Datenportal der EU (https://data.europa.eu/de) bereitgestellt.

6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze usw.) werden auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Zu den technischen Maßnahmen zählen geeignete Vorkehrungen zur Wahrung der Sicherheit im Internet sowie zum Schutz vor Verlust und Veränderung von Daten und vor unbefugtem Zugang, wobei dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung getragen wird. Die organisatorischen Maßnahmen umfassen die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für den jeweiligen Zweck Kenntnis von einem Verarbeitungsvorgang zu erlangen.

7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen – und an wen werden sie weitergegeben?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Bediensteten der Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Bedienstete. Die zugangsberechtigten Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht und erforderlichenfalls an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden. Die erfassten Informationen werden nicht an Dritte weitergegeben.

Das Verzeichnis ist unter folgender Adresse öffentlich zugänglich: https://publications.europa.eu/en/web/who-is-who.

8. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie sie geltend machen?

Als „betroffene Person“ haben Sie nach Kapitel III (Artikel 14-25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie das Recht, die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken. Gegebenenfalls steht Ihnen auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten oder das Recht auf Datenportabilität zu.

Sie können diese Rechte geltend machen, indem Sie Kontakt mit dem Verantwortlichen für die Datenverarbeitung oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Erforderlichenfalls können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die Kontaktangaben finden Sie unter Punkt 9.

Wenn Sie Ihre Rechte im Zusammenhang mit einem oder mehreren konkreten Verarbeitungsvorgängen geltend machen möchten, geben Sie diese (d. h. die Aktenzeichen gemäß Punkt 10) bitte in Ihrem Antrag an.

9. Kontaktangaben

• Datenverantwortlicher

Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 wahrnehmen, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde betreffend die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, können Sie Kontakt mit dem Datenverantwortlichen, dem Referat A.5 – „Portal und Web Services“ des Amts für Veröffentlichungen der EU (OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu), aufnehmen.

• Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

Der Datenschutzkoordinator des Amts für Veröffentlichungen der EU kann unter folgender E-Mail-Adresse kontaktiert werden: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu

• Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte nach der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.

10. Wo finden Sie weitere Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte (DSB) der Kommission führt ein Register sämtlicher mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbundener Vorgänge, die dokumentiert und ihm gemeldet wurden. Zu dem Register gelangen Sie über folgenden Link: : https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_de.

Dieser Verarbeitungsvorgang wird im öffentlichen Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-00447.