ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ

Πράξη επεξεργασίας: EU Whoiswho — Εσωτερική προβολή

Υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων: Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, μονάδα A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες»

Αριθμός αναφοράς: DPR-EC-00447

1. Εισαγωγή

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή (στο εξής: Επιτροπή) δεσμεύεται να προστατεύει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν και να σέβεται την ιδιωτική σας ζωή. Η Επιτροπή συλλέγει και επεξεργάζεται περαιτέρω τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2018, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών.

Στην παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας διευκρινίζεται ο λόγος για τον οποίο υποβάλλονται σε επεξεργασία τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν, ο τρόπος συλλογής, διαχείρισης και προστασίας όλων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που παρέχονται, ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι εν λόγω πληροφορίες, καθώς και τα δικαιώματα που έχετε ως προς τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα. Προσδιορίζονται επίσης τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας των δεδομένων στον οποίο μπορείτε να απευθυνθείτε για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, καθώς και του υπευθύνου προστασίας δεδομένων και του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων.

Το EU Whoiswho —ο επίσημος κατάλογος με τα στοιχεία επικοινωνίας του προσωπικού της ΕΕ— έχει μια δημόσια έκδοση και μια εσωτερική έκδοση για χρήση από το προσωπικό της ΕΕ. Η παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας εφαρμόζεται ειδικά ως προς τον εσωτερικό κατάλογο. Οι πληροφορίες σχετικά με την πράξη επεξεργασίας «EU Whoiswho — Εσωτερικός κατάλογος της Ευρωπαϊκής Ένωσης» που έχει αναλάβει η μονάδα A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης παρουσιάζονται κατωτέρω.

2. Γιατί και πώς επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν;

Σκοπός της επεξεργασίας: : Η μονάδα A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ συλλέγει και χρησιμοποιεί τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν με σκοπό τη δημοσίευση στον εσωτερικό κατάλογο EU Whoiswho, που είναι διαθέσιμος στη διεύθυνση https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/el/web/who-is-who.

Το προσωπικό των θεσμικών και λοιπών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ μπορεί να έχει πρόσβαση στον εσωτερικό κατάλογο EU Whoiswho όταν επαληθεύει την ταυτότητά του μέσω του EU Login. Ο εσωτερικός κατάλογος παρουσιάζει διευρυμένα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα —μεταξύ άλλων περιγραφή καθηκόντων και φωτογραφίες— όλου του προσωπικού των υπηρεσιών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

Η πράξη επεξεργασίας συνίσταται στη διάθεση στοιχείων επικοινωνίας και οργανωτικών πληροφοριών στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό της ΕΕ για τη διευκόλυνση της εσωτερικής επικοινωνίας, της συνεργασίας και της επιχειρησιακής λειτουργίας των θεσμικών οργάνων της ΕΕ.

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν δεν χρησιμοποιούνται για αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, ούτε για την κατάρτιση προφίλ.

3. Ποια είναι η νομική βάση ή βάσεις για την επεξεργασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα;

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν για τους ακόλουθους λόγους:

• Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στα θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς της ΕΕ·
• Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με εκ του νόμου υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας·
• Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης στην οποία το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος (σχέση εργασίας με τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της ΕΕ).

Νομική βάση: εντολή της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ, απόφαση 2009/496/ΕΚ, Ευρατόμ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου, της Επιτροπής, του Δικαστηρίου, του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Ευρωπαϊκής Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής και της Επιτροπής των Περιφερειών, της 26ης Ιουνίου 2009, σχετικά με την οργάνωση και τη λειτουργία της Υπηρεσίας Επισήμων Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης· και άρθρο 15 ΣΛΕΕ (υποχρέωση διαφάνειας).

Ο εσωτερικός κατάλογος ρυθμίζεται επίσης από την εσωτερική ρύθμιση Ares (2026) 4621554, η οποία υπεγράφη τον Μάιο του 2026 μεταξύ της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ και της ΓΔ HR. Η εσωτερική ρύθμιση διέπει την εμφάνιση του εσωτερικού καταλόγου όλων των υπηρεσιών και του προσωπικού και καθορίζει τις αρμοδιότητες των εμπλεκόμενων ΓΔ ως υπευθύνων επεξεργασίας και εκτελούντων την επεξεργασία.

Ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα: Στο πλαίσιο του εσωτερικού καταλόγου μπορεί να υποβάλλονται σε επεξεργασία δεδομένα που αποκαλύπτουν τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, σε περιπτώσεις όπου το προσωπικό της Ευρωπαϊκής Επιτροπής έχει τεθεί στη διάθεση συνδικαλιστικής οργάνωσης και εμφανίζεται κάτω από αυτήν.

4. Ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγουμε και υποβάλουμε σε περαιτέρω επεξεργασία;

Για την πραγματοποίηση αυτής της πράξης επεξεργασίας, η μονάδα Α.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ συγκεντρώνει τις ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα:

επώνυμο και όνομα, επίσημοι τίτλοι, επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμός τηλεφώνου γραφείου, τίτλος θέσης, περιγραφή θέσης εργασίας και φωτογραφία. Για όλα τα υποκείμενα των δεδομένων, καταχωρίζονται επίσης στον κατάλογο η γενική διεύθυνση εργασίας (κτίριο), η γενική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο αριθμός κεντρικού τηλεφώνου του οργανισμού. Ο εσωτερικός κατάλογος καλύπτει όλο το προσωπικό των υπηρεσιών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, μεταξύ άλλων και προσωπικό σε μη διευθυντικές θέσεις.

Η επιλογή των δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια των θεσμικών και λοιπών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ που συμμετέχουν. Λαμβάνουμε τα προσωπικά σας δεδομένα από τη μονάδα ή το τμήμα σας που είναι αρμόδια για τους ανθρώπινους πόρους, μέσω αυτοματοποιημένης ή ημιαυτοματοποιημένης διαβίβασης δεδομένων (Sysper/COMREF για τις υπηρεσίες και τους εκτελεστικούς οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Επιτροπής).

Πλήρης επισκόπηση των κατηγοριών δεδομένων ανά θεσμικό όργανο περιλαμβάνεται στο συνημμένο έγγραφο «Τύποι δεδομένων EU Whoiswho» (DPR-EC-00447).

5. Για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν;

Η μονάδα A.5 «Πύλη και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ διατηρεί τα προσωπικά σας δεδομένα για όσο διάστημα βρίσκεστε σε ενεργό υπηρεσία εντός των θεσμικών και λοιπών οργάνων ή οργανισμών της ΕΕ. Εάν αλλάξετε θέση εντός των υπηρεσιών της ΕΕ, αυτό θα αποτυπωθεί στον εσωτερικό κατάλογο EU Whoiswho με μια μικρή καθυστέρηση. Εάν αποχωρήσετε από τις υπηρεσίες της ΕΕ, τα προσωπικά σας δεδομένα θα αφαιρεθούν από τον εσωτερικό κατάλογο με μικρή καθυστέρηση.

Εφαρμόζονται οι ακόλουθοι κανόνες διατήρησης: :

• Ενεργά δεδομένα: διατηρούνται για όσο διάστημα το υποκείμενο των δεδομένων βρίσκεται στην υπηρεσία
• Εφεδρικά αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων: διατηρούνται για μέγιστη περίοδο 2 ετών.

6. Πώς προστατεύουμε και διασφαλίζουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν;

Όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε ηλεκτρονική μορφή (μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έγγραφα, βάσεις δεδομένων, δέσμες δεδομένων που έχουν αναφορτωθεί κ.λπ.) αποθηκεύονται στους διακομιστές της Υπηρεσίας Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Τα συστήματα ΤΠ της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ τελούν υπό τη διαχείριση της DIGIT. Όλες οι πράξεις επεξεργασίας δεδομένων διενεργούνται σύμφωνα με την απόφαση (ΕΕ, Ευρατόμ) 2017/46 της Επιτροπής, της 10ης Ιανουαρίου 2017, σχετικά με την ασφάλεια των συστημάτων επικοινωνίας και πληροφοριών στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Πρόσβαση στον εσωτερικό κατάλογο διαθέτουν οι χρήστες των θεσμικών και λοιπών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ των οποίων η ταυτότητα επαληθεύεται μέσω του EU Login. Εφαρμόζονται τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για να διασφαλιστεί ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στα διευρυμένα δεδομένα που εμφανίζονται στον εσωτερικό κατάλογο. Τα μέτρα αυτά περιλαμβάνουν ελέγχους πρόσβασης, κρυπτογράφηση κατά τη διαμετακόμιση και τακτικούς ελέγχους ασφάλειας.

Η Επιτροπή έχει θέσει σε εφαρμογή μια σειρά τεχνικών και οργανωτικών μέτρων. Τα τεχνικά μέτρα περιλαμβάνουν κατάλληλες δράσεις για την αντιμετώπιση της ασφάλειας στο διαδίκτυο, του κινδύνου απώλειας δεδομένων, της αλλοίωσης δεδομένων ή της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης. Τα οργανωτικά μέτρα περιλαμβάνουν τον περιορισμό της πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα αποκλειστικά και μόνο σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα που έχουν εύλογη ανάγκη γνώσης για τους σκοπούς της πράξης επεξεργασίας.

7. Ποιοι έχουν πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν και σε ποιους γνωστοποιούνται;

Πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία στον εσωτερικό κατάλογο παρέχεται

• στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ που είναι αρμόδιο για την εκτέλεση της πράξης επεξεργασίας, σύμφωνα με την αρχή της «ανάγκης γνώσης»·
• στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό της ΓΔ HR (υπηρεσία αρμόδια για το COMREF), για δεδομένα που προέρχονται από την COMREF/Sysper·
• στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό των θεσμικών και λοιπών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ, το οποίο μπορεί να συμβουλεύεται τον εσωτερικό κατάλογο με επαλήθευση ταυτότητας μέσω του EU Login·
• στον ανάδοχο που είναι υπεύθυνος για τη φιλοξενία και τη συντήρηση της πλατφόρμας EU Whoiswho, ο οποίος επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ στο πλαίσιο κατάλληλων συμφωνιών επεξεργασίας δεδομένων.

Όλο το ανωτέρω προσωπικό υπέχει νόμιμες και, όταν απαιτείται, πρόσθετες συμβατικές υποχρεώσεις τήρησης του απορρήτου. Τα διευρυμένα δεδομένα που εμφανίζονται στον εσωτερικό κατάλογο (περιγραφές θέσεων εργασίας, φωτογραφίες, δεδομένα σχετικά με το προσωπικό σε μη διευθυντικές θέσεις) δεν είναι διαθέσιμα στο ευρύ κοινό, στην Πύλη Δημόσιων Δεδομένων της ΕΕ ή σε οποιονδήποτε εξωτερικό τρίτο.

Τα δεδομένα του εσωτερικού καταλόγου δεν διαβιβάζονται σε χώρες εκτός της ΕΕ ή του ΕΟΧ, ούτε σε διεθνείς οργανισμούς.

8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Ως «υποκείμενο των δεδομένων» έχετε συγκεκριμένα δικαιώματα βάσει του κεφαλαίου III (άρθρα 14-25) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, και πιο συγκεκριμένα:

• δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν·
• δικαίωμα διόρθωσης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν·
• δικαίωμα διαγραφής των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν·
• δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν·
• δικαίωμα αντίταξης στην επεξεργασία· και
• δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων, κατά περίπτωση.

Μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας επικοινωνώντας με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων ή, σε περίπτωση διαφωνίας μ’ αυτόν, με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Αν χρειαστεί, μπορείτε επίσης να απευθυνθείτε στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων. Τα στοιχεία επικοινωνίας τους παρέχονται στο σημείο 9 κατωτέρω.

Επισημαίνεται ότι για τα δεδομένα που προέρχονται από το σύστημα ανθρώπινων πόρων του θεσμικού σας οργάνου (π.χ. Sysper/COMREF για το προσωπικό της Επιτροπής), οι αιτήσεις διόρθωσης θα πρέπει καταρχάς να απευθύνονται στο τμήμα ανθρώπινων πόρων σας, δεδομένου ότι η Υπηρεσία Εκδόσεων της ΕΕ βασίζεται στα δεδομένα που παρέχονται από το θεσμικό όργανο από το οποίο αυτά προήλθαν.

Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας στο πλαίσιο μίας ή περισσότερων συγκεκριμένων πράξεων επεξεργασίας, παραθέστε την περιγραφή τους (δηλ. τα στοιχεία αναφοράς της καταχώρισης που παρατίθενται στο σημείο 10) στην αίτησή σας.

9. Στοιχεία επικοινωνίας

• Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων

Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, αν έχετε παρατηρήσεις, απορίες ή θέματα που σας απασχολούν, ή αν επιθυμείτε να υποβάλετε καταγγελία σχετικά με τη συλλογή και τη χρήση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων της μονάδας A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ, στη διεύθυνση OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων (ΥΠΔ) της Επιτροπής

Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (EC-DPO-INTERNAL@ec.europa.eu) για θέματα σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον συντονιστή προστασίας δεδομένων της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ στη διεύθυνση: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ)

Αν θεωρείτε ότι τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 έχουν προσβληθεί λόγω της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν από τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων, έχετε το δικαίωμα να προσφύγετε στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (edps@edps.europa.eu).

10. Πού μπορείτε να βρείτε αναλυτικότερες πληροφορίες

Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων της Επιτροπής δημοσιεύει το μητρώο όλων των διενεργούμενων από την Επιτροπή πράξεων επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα οι οποίες έχουν τεκμηριωθεί και του έχουν κοινοποιηθεί. Πρόσβαση στο εν λόγω μητρώο παρέχεται μέσω του ακόλουθου συνδέσμου: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Η συγκεκριμένη πράξη επεξεργασίας έχει συμπεριληφθεί στο δημόσιο μητρώο του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων με τα ακόλουθα στοιχεία αναφοράς: DPR-EC-00447. Το πλήρες αρχείο επεξεργασίας (DPR-EC-00447.7) είναι διαθέσιμο στο εσωτερικό μητρώο ΥΠΔ της Επιτροπής στη διεύθυνση: https://intragate.ec.europa.eu/dpms/record/DPR-EC-00447.7.

Η εσωτερική ρύθμιση που διέπει την εσωτερική εμφάνιση του EU Whoiswho [Ares (2026) 4621554], η οποία υπεγράφη μεταξύ της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ και της ΓΔ HR, επισυνάπτεται στο αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας.