ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ

Πράξη επεξεργασίας: EU Whoiswho — Επίσημος κατάλογος της Ευρωπαϊκής Ένωσης

Υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων: Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, μονάδα A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες»

Αριθμός καταχώρισης: DPR-EC-00447

1. Εισαγωγή

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή (στο εξής: Επιτροπή) δεσμεύεται να προστατεύει τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα και να σέβεται την ιδιωτικότητά σας. Η Επιτροπή συλλέγει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και τα υποβάλλει σε περαιτέρω επεξεργασία σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2018, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών.

Στην παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας επεξηγείται ο λόγος για τον οποίο υποβάλλονται σε επεξεργασία τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα, ο τρόπος συλλογής, διαχείρισης και διασφάλισης της προστασίας όλων των παρεχόμενων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι εν λόγω πληροφορίες, καθώς και τα δικαιώματα που έχετε ως προς τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα. Επίσης, παρέχονται τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας δεδομένων στον οποίο μπορείτε να απευθυνθείτε για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, καθώς και του υπευθύνου προστασίας δεδομένων και του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων.

Οι πληροφορίες σχετικά με την πράξη επεξεργασίας «EU Whoiswho — Επίσημος κατάλογος της Ευρωπαϊκής Ένωσης» που έχει αναλάβει η μονάδα A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης παρουσιάζονται κατωτέρω.

2. Γιατί και πώς επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Σκοπός της πράξης επεξεργασίας: Η μονάδα A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ συλλέγει και χρησιμοποιεί τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα προς δημοσίευση στον κατάλογο EU Whoiswho https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/el/web/who-is-who.

Η πράξη επεξεργασίας συνίσταται στη δημοσιοποίηση του επίσημου καταλόγου του προσωπικού που εργάζεται στα θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς της ΕΕ, καθώς και των μελών του Κοινοβουλίου και άλλων ομάδων.

Τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα δεν χρησιμοποιούνται για αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, ούτε για την κατάρτιση προφίλ.

3. Ποια/Ποιες είναι η/οι νομική/-ές βάση/-εις για την επεξεργασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα;

Υποβάλλουμε σε επεξεργασία τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα, διότι:

• η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στα θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς της ΕΕ·
• η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με νομική υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας.
• Νομική βάση για την επεξεργασία: εντολή της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ, απόφαση 2009/496/ΕΚ, Ευρατόμ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου, του Συμβουλίου, της Επιτροπής, του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Ευρωπαϊκής Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής και της Επιτροπής των Περιφερειών, της 26ης Ιουνίου 2009, σχετικά με την οργάνωση και λειτουργία της Υπηρεσίας Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης· και άρθρο 15 ΣΛΕΕ (υποχρέωση διαφάνειας).

4. Ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγουμε και υποβάλλουμε σε περαιτέρω επεξεργασία;

Για την πραγματοποίηση αυτής της πράξης επεξεργασίας, η μονάδα Α.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ συγκεντρώνει τις ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα:

Προσωπικό της Επιτροπής που κατέχει διευθυντική θέση: ονοματεπώνυμο και αριθμό τηλεφώνου. Εσωτερικό προσωπικό της Γραμματείας του Κοινοβουλίου (μόνο διοίκηση): ονοματεπώνυμο, αριθμό τηλεφώνου και διευθύνσεις. Για το λοιπό οικείο προσωπικό της ΕΕ τα δεδομένα εξαρτώνται από την επιλογή του αντίστοιχου θεσμικού οργάνου της ΕΕ.

Για τα εν λόγω υποκείμενα των δεδομένων, καταχωρίζονται στον κατάλογο η γενική διεύθυνση εργασίας (κτίριο), η γενική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο αριθμός κεντρικού τηλεφώνου του οργανισμού.

Μέλη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, μέλη των γραμματειών των πολιτικών ομάδων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, μέλη της Επιτροπής των Μόνιμων Αντιπροσώπων του Συμβουλίου, μέλη του Συμβουλίου Σταθεροποίησης και Σύνδεσης, επικεφαλής αντιπροσωπειών και γραφείων της ΕΕ: τα δεδομένα μπορεί να περιλαμβάνουν επιπλέον πλήρες μικρό όνομα, πλήρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και γραφείου, αριθμό τηλεφώνου και φωτογραφία.

Λαμβάνουμε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα από τη μονάδα/τμήμα σας που είναι αρμόδια για τους ανθρώπινους πόρους, μέσω αυτοματοποιημένης ή ημιαυτοματοποιημένης διαβίβασης δεδομένων.

Η επιλογή των δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια κάθε συμμετέχοντος θεσμικού και λοιπού οργάνου και οργανισμού της ΕΕ.

Πλήρης επισκόπηση των κατηγοριών δεδομένων περιλαμβάνεται στο παράρτημα «πεδία δεδομένων EU Whoiswho».

5. Για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούμε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Η μονάδα A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ διατηρεί τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα για το χρονικό διάστημα που είναι απολύτως αναγκαίο για την εκπλήρωση του σκοπού της συλλογής ή της περαιτέρω επεξεργασίας, δηλαδή για την τήρηση ενός επικαιροποιημένου καταλόγου του προσωπικού της ΕΕ στο EU Whoiswho. Εάν αλλάξετε θέση εντός των υπηρεσιών της ΕΕ, αυτό θα αποτυπωθεί στο EU Whoiswho με μια μικρή καθυστέρηση. Εάν αποχωρήσετε από τις υπηρεσίες της ΕΕ, τα προσωπικά σας δεδομένα θα παύσουν να εμφανίζονται στο EU Whoiswho με μια μικρή καθυστέρηση.

Ανά πάσα στιγμή, τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα αρχειοθετούνται σε μη δημόσια βάση δεδομένων, από την οποία θα διαγραφούν μετά από 5 έτη.

Εκτός από τον ιστότοπο EU Whoiswho, η Υπηρεσία Εκδόσεων της ΕΕ εκπονεί επίσης τις ακόλουθες εκδόσεις:

• Ετήσια έκδοση πλήρους καταλόγου (PDF), η οποία τηρείται στην ενότητα Αρχείο του ιστοτόπου (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/el/web/who-is-who/archive) και διατηρείται εκεί ως αρχειακό υλικό.
• Διμηνιαία αποσπάσματα ανά θεσμικό όργανο της ΕΕ (PDF). Καθώς οι εν λόγω εκδόσεις επικαιροποιούνται τακτικά, κάθε νέα έκδοση αντικαθιστά την προηγούμενη (η οποία δεν αρχειοθετείται).
• Επιπλέον, τα δεδομένα του EU Whoiswho είναι διαθέσιμα για καταφόρτωση από την Πύλη Δημόσιων Δεδομένων της ΕΕ (https://data.europa.eu/el).

6. Πώς προστατεύουμε και διασφαλίζουμε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε ηλεκτρονική μορφή (μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έγγραφα, βάσεις δεδομένων, δέσμες δεδομένων που έχουν αναφορτωθεί κ.λπ.) αποθηκεύονται στους διακομιστές της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Όλες οι διαδικασίες επεξεργασίας εκτελούνται σύμφωνα με την απόφαση (ΕΕ, Ευρατόμ) 2017/46 της Επιτροπής, της 10ης Ιανουαρίου 2017, σχετικά με την ασφάλεια των συστημάτων επικοινωνίας και πληροφοριών στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Για την προστασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα, η Επιτροπή έχει θέσει σε εφαρμογή σειρά τεχνικών και οργανωτικών μέτρων. Τα τεχνικά μέτρα περιλαμβάνουν κατάλληλες δράσεις για την αντιμετώπιση της ασφάλειας στο διαδίκτυο και του κινδύνου απώλειας δεδομένων, αλλοίωσης των δεδομένων ή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε αυτά, λαμβανομένων υπόψη των κινδύνων που παρουσιάζει η επεξεργασία και η φύση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υπόκεινται σε επεξεργασία. Τα οργανωτικά μέτρα περιλαμβάνουν τον περιορισμό της πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποκλειστικά και μόνο σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα που έχουν θεμιτή ανάγκη γνώσης για τους σκοπούς της εν λόγω πράξης επεξεργασίας.

7. Ποιοι έχουν πρόσβαση στα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα και σε ποιους κοινοποιούνται;

Πρόσβαση στα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα παρέχεται στο προσωπικό της Επιτροπής που είναι αρμόδιο για την εκτέλεση της εν λόγω πράξης επεξεργασίας και στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό σύμφωνα με την αρχή της «ανάγκης γνώσης». Το εν λόγω προσωπικό δεσμεύεται από τις εκ του νόμου προβλεπόμενες και, εφόσον απαιτείται, από πρόσθετες συμφωνίες τήρησης του απορρήτου. Οι πληροφορίες που συλλέγουμε δεν θα κοινοποιηθούν σε κανέναν τρίτο.

Ο κατάλογος δημοσιεύεται στη διεύθυνση https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/el/web/who-is-who.

8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Ως «υποκείμενο των δεδομένων» έχετε συγκεκριμένα δικαιώματα βάσει του κεφαλαίου III (άρθρα 14-25) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, ιδίως το δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης ή διαγραφής των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα και το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας των δεδομένων αυτών. Κατά περίπτωση, έχετε επίσης το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των δεδομένων ή το δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων.

Μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας επικοινωνώντας με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων ή, σε περίπτωση διαφωνίας με αυτόν, με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Αν είναι απαραίτητο, μπορείτε επίσης να απευθυνθείτε στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων. Τα στοιχεία επικοινωνίας τους παρέχονται στο σημείο 9 κατωτέρω.

Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας στο πλαίσιο μίας ή περισσότερων συγκεκριμένων πράξεων επεξεργασίας, παραθέστε στην αίτησή σας περιγραφή τους (δηλ. αριθμό καταχώρισης, όπως προσδιορίζεται στο σημείο 10 κατωτέρω).

9. Στοιχεία επικοινωνίας

• Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων

Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, αν έχετε παρατηρήσεις, απορίες ή θέματα που σας απασχολούν, ή αν επιθυμείτε να υποβάλετε καταγγελία σχετικά με τη συλλογή και τη χρήση των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων της μονάδας A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ, στη διεύθυνση OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων (ΥΠΔ) της Επιτροπής

Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) για θέματα σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον συντονιστή προστασίας δεδομένων της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ στη διεύθυνση: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ)

Έχετε δικαίωμα προσφυγής (δηλ. μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία) στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (edps@edps.europa.eu) αν κρίνετε ότι, λόγω της επεξεργασίας των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα από τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων, παραβιάστηκαν τα δικαιώματά σας που απορρέουν από τον κανονισμό (EΕ) 2018/1725.

10. Πού μπορείτε να βρείτε αναλυτικότερες πληροφορίες;

Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων της Επιτροπής (ΥΠΔ) δημοσιεύει το μητρώο όλων των διενεργούμενων από την Επιτροπή πράξεων επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα οι οποίες έχουν τεκμηριωθεί και του έχουν κοινοποιηθεί. Πρόσβαση στο εν λόγω μητρώο παρέχεται μέσω του ακόλουθου συνδέσμου: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Η συγκεκριμένη πράξη επεξεργασίας έχει συμπεριληφθεί στο δημόσιο μητρώο του υπευθύνου προστασίας δεδομένων με τον ακόλουθο αριθμό καταχώρισης: DPR-EC-00447.