TEIE ISIKUANDMETE KAITSE

Töötlemistoiming: EU Whoiswho – sisevaade

Vastutav töötleja: Euroopa Liidu Väljaannete Talitus, üksus A.5 „Portaal ja veebiteenused“

Viitenumber: DPR-EC-00447

1. Sissejuhatus

Euroopa Komisjon (edaspidi „komisjon“) kohustub kaitsma Teie isikuandmeid ja austama eraelu puutumatust. Komisjon kogub ja töötleb isikuandmeid vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. oktoobri 2018. aasta määrusele (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist.

Käesolevates isikuandmete kaitse põhimõtetes selgitatakse, miks isikuandmeid töödeldakse, kuidas neid kogutakse, kuidas kõiki esitatud isikuandmeid käsitletakse ja kaitstakse, kuidas seda teavet kasutatakse ning millised õigused Teil seoses oma isikuandmetega on. Isikuandmete kaitse põhimõtted sisaldavad ka selle vastutava töötleja kontaktandmeid, kelle poole saate oma õiguste kasutamiseks pöörduda, samuti andmekaitseametniku ja Euroopa Andmekaitseinspektori kontaktandmeid.

ELi töötajate ametlikul kontaktkataloogil „EU Whoiswho“ on avalik versioon ja ELi töötajatele mõeldud siseversioon. Käesolevaid isikuandmete kaitse põhimõtteid kohaldatakse konkreetselt sisekataloogi suhtes. Allpool on esitatud teave, mis käsitleb Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksuse A.5 „Portaal ja veebiteenused“ tehtavat töötlemistoimingut „EU Whoiswho – Euroopa Liidu sisekataloog“.

2. Miks ja kuidas Teie isikuandmeid töödeldakse?

Töötlemistoimingu eesmärk. Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksus A.5 „Portaal ja veebiteenused“ kogub ja kasutab Teie isikuandmeid, et avaldada need sisekataloogis „EU Whoiswho“ https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

ELi institutsioonide, organite ja asutuste töötajad pääsevad sisekataloogile „EU Whoiswho“ ligi EU Logini kaudu autentimise abil. Sisekataloogis on esitatud kõigi Euroopa Komisjoni talituste töötajate laiendatud isikuandmed, sealhulgas ametijuhendid ja portreefotod.

Töötlemistoiming seisneb kontakt- ja organisatsioonilise teabe kättesaadavaks tegemises volitatud ELi töötajatele, et hõlbustada sisesuhtlust, koostööd ja ELi institutsioonide praktilist toimimist.

Isikuandmeid ei kasutata automatiseeritud otsuste, sh profiilianalüüsi tegemiseks.

3. Milline on Teie isikuandmete töötlemise õiguslik alus?

Teie isikuandmeid töödeldakse järgmistel põhjustel:

• töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või liidu institutsiooni, organi või asutuse avaliku võimu teostamiseks;
• isikuandmete töötlemine on vajalik vastutava töötleja juriidilise kohustuse täitmiseks;
• töötlemine on vajalik andmesubjekti osalusel sõlmitud lepingu täitmiseks (töösuhe ELi institutsioonide, organite ja asutustega).

Õiguslik alus. Euroopa Liidu Väljaannete Talituse pädevus vastavalt Euroopa Parlamendi, nõukogu, komisjoni, Euroopa Kohtu, kontrollikoja, Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee ja Regioonide Komitee 26. juuni 2009. aasta otsusele 2009/496/EÜ, Euratom Euroopa Liidu Väljaannete Talituse korralduse ja toimimise kohta ning ELi toimimise lepingu artikkel 15 (läbipaistvuskohustus).

Sisekataloogiga seonduvat reguleeritakse ka sisekorra Ares(2026)4621554 alusel, mille Euroopa Liidu Väljaannete Talitus ning personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat allkirjastasid mais 2026. Sisekorra abil hallatakse kõiki talitusi ja töötajaid hõlmava sisekataloogi avaldamist ning määratakse kindlaks kaasatud peadirektoraatide kohustused vastutava töötleja ja volitatud töötlejana.

Isikuandmete eriliigid. Sisekataloogis võidakse töödelda andmeid, mis viitavad ametiühingu liikmesusele, kui Euroopa Komisjoni töötajad antakse ametiühingu käsutusse ja kuvatakse selle alla kuuluvana.

4. Milliseid isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse?

Töötlemistoimingu tegemiseks kogub Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksus A.5 „Portaal ja veebiteenused“ järgmist liiki isikuandmeid:

perekonnanimi ja eesnimi, ametlikud tiitlid, ametialane e-posti aadress, töökoha telefoninumber, ametinimetus, ametijuhend ja portreefoto. Kõigi andmesubjektide puhul on esitatud ka organisatsiooni üldine tööaadress (hoone), üldine e-posti aadress ja üldtelefoni number. Sisekataloog hõlmab kõiki Euroopa Komisjoni talituste töötajaid, sealhulgas mittejuhtivaid ametikohti.

Töödeldavate andmete valik on osalevate ELi institutsioonide, organite ja asutuste otsustada. Saame Teie isikuandmed Teie personaliküsimuste eest vastutavalt üksuselt/osakonnalt (Euroopa Komisjoni talituste ja rakendusametite puhul Sysper/COMREF) automatiseeritud või poolautomaatse andmeedastuse teel.

Täielik ülevaade andmekategooriatest institutsioonide kaupa on esitatud manuses „EU Whoiswho andmeväljad“ (DPR-EC-00447).

5. Kui kaua Teie isikuandmeid säilitatakse?

Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksus A.5 „Portaal ja veebiteenused“ säilitab Teie isikuandmeid seni, kuni Te töötate aktiivselt ELi institutsioonides, organites või asutustes. Kui Teie ametikoht ELi talitustes muutub, kajastub see lühikese aja pärast ka sisekataloogis „EU Whoiswho“. Kui Te ELi talitustest lahkute, siis eemaldatakse Teie isikuandmed sisekataloogist lühikese aja pärast.

Kehtivad järgmised andmete säilitamise eeskirjad.

• Aktiivsed andmed: säilitatakse seni, kuni andmesubjekt on teenistuses.
• Andmete varundamine: varundatakse kuni kaheks aastaks.

6. Kuidas Teie isikuandmeid kaitstakse?

Kõiki elektroonilises vormis olevaid isikuandmeid (e-kirjad, dokumendid, andmebaasid, üles laaditud andmehulgad jms) hoitakse Euroopa Liidu Väljaannete Talituse serverites. Euroopa Liidu Väljaannete Talituse IT-süsteeme haldab informaatika peadirektoraat. Kõik töötlemistoimingud tehakse kooskõlas komisjoni 10. jaanuari 2017. aasta komisjoni otsusega (EL, Euratom) 2017/46 Euroopa Komisjoni side- ja infosüsteemide turvalisuse kohta.

ELi institutsioonide, organite ja asutuste autenditud kasutajatel on juurdepääs sisekataloogile EU Logini kaudu. Kehtestatud on tehnilised ja korralduslikud meetmed, millega tagatakse, et sisekataloogis kuvatavatele laiendatud andmetele on juurdepääs ainult volitatud kasutajatel. Need meetmed hõlmavad juurdepääsukontrolli, jõudeolekus krüpteerimist ja korrapäraseid turvakontrolle.

Komisjon on võtnud mitmeid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid. Tehnilised meetmed hõlmavad selliseid, mis aitavad käsitleda võrguturvalisust, andmete kaotsimineku ohtu, andmete muutmist või loata juurdepääsu. Korralduslike meetmetega antakse juurdepääs isikuandmetele ainult volitatud isikutele, kellel on kõnealuse andmetöötlustoimingu tegemiseks õigustatud teadmisvajadus.

7. Kellel on juurdepääs Teie andmetele ja kellele need avaldatakse?

Juurdepääs sisekataloogis töödeldavatele isikuandmetele antakse:

• Euroopa Liidu Väljaannete Talituse volitatud töötajatele, kes vastutavad kõnealuse töötlemistoimingu tegemise eest vastavalt teadmisvajaduse põhimõttele;
• personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraadi (COMREFi eest vastutav talitus) volitatud töötajatele COMREFist/Sysperist pärit andmete puhul;
• ELi institutsioonide, organite ja asutuste volitatud töötajatele, kes saavad sisekataloogiga tutvuda EU Logini abil autentimise kaudu;
• töövõtjale, kes vastutab platvormi EU Whoiswho majutamise ja hooldamise eest ning töötleb andmeid Euroopa Liidu Väljaannete Talituse nimel asjakohaste andmetöötluslepingute alusel.

Kõik asjaomased töötajad peavad kinni seadusjärgsetest ja vajaduse korral ka täiendavatest konfidentsiaalsuskokkulepetest. Sisekataloogis kuvatavaid laiendatud andmeid (ametikirjeldused, portreefotod, andmed mittejuhtivate töötajate kohta) ei tehta kättesaadavaks üldsusele, ELi avatud andmete portaalile ega ühelegi välisele kolmandale isikule.

Sisekataloogi andmeid ei edastata väljaspool ELi või EMPd asuvatele riikidele ega rahvusvahelistele organisatsioonidele.

8. Millised on Teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Määruse (EL) 2018/1725 III peatüki (artiklite 14–25) kohaselt on Teil andmesubjektina eriõigused; eelkõige:

• õigus oma isikuandmetega tutvuda;
• õigus oma isikuandmeid parandada;
• õigus oma isikuandmed kustutada;
• õigus oma isikuandmete töötlemist piirata;
• õigus esitada töötlemise suhtes vastuväiteid ning
• õigus andmete ülekandmisele, kui see on asjakohane.

Oma õigusi saate kasutada, kui võtate ühendust vastutava töötlejaga või vaidluse korral andmekaitseametnikuga. Vajaduse korral võite pöörduda ka Euroopa Andmekaitseinspektori poole. Nende kontaktandmed leiate punktist 9.

Juhime tähelepanu sellele, et Teie institutsiooni personalisüsteemist (nt komisjoni töötajate puhul Sysper/COMREF) pärit andmete puhul tuleks andmete parandamise taotlused esitada kõigepealt Teie institutsiooni personaliosakonnale, kuna Euroopa Liidu Väljaannete Talitus tugineb andmete allikaks oleva institutsiooni esitatud andmetele.

Kui soovite kasutada oma õigusi ühe või mitme konkreetse töötlemistoimingu raames, esitage palun oma taotluses nende kirjeldus (st registriviide või -viited vastavalt punktis 10 osutatule).

9. Kontaktandmed

• Vastutav töötleja

Kui soovite kasutada oma määruse (EL) 2018/1725 kohaseid õigusi või esitada märkusi, tõstatada küsimusi või probleeme või esitada kaebuse seoses Teie isikuandmete kogumise ja kasutamisega, saate ühendust võtta Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksuse A.5 „Portaal ja veebiteenused“ vastutava töötlejaga aadressil OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Euroopa Komisjoni andmekaitseametnik

Kui Teil on küsimusi oma isikuandmete töötlemise kohta määruse (EL) 2018/1725 kohaselt, võite ühendust võtta andmekaitseametnikuga (EC-DPO-INTERNAL@ec.europa.eu).

Euroopa Liidu Väljaannete Talituse andmekaitsekoordinaatoriga saab ühendust võtta järgmisel aadressil: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Euroopa Andmekaitseinspektor

Teil on õigus esitada kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile (edps@edps.europa.eu), kui leiate, et vastutav töötleja on Teie isikuandmete töötlemisel rikkunud Teie õigusi, mis tulenevad määrusest (EL) 2018/1725.

10. Kust leida lisateavet?

Komisjoni andmekaitseametnik peab registrit kõikidest komisjoni toimingutest, mis on seotud isikuandmete töötlemisega, mis on dokumenteeritud ja millest on talle teatatud. Registriga saate tutvuda järgmisel aadressil: http://ec.europa.eu/dpo-register.

See konkreetne töötlemistoiming on kantud komisjoni andmekaitseametniku registrisse järgmise viitenumbri all: DPR-EC-00447. Töötlemistoimingu täielik kirje (DPR-EC-00447.7) on kättesaadav komisjoni andmekaitseametniku siseregistris aadressil: https://intragate.ec.europa.eu/dpms/record/DPR-EC-00447.7.

Töötlemiskirjele on lisatud EU Whoiswho sisevaadet reguleeriv sisekord (Ares(2026)4621554), millele on alla kirjutanud Euroopa Liidu Väljaannete Talitus ning personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat.