HENKILÖTIETOJEN SUOJA

Tietojenkäsittelytoimi: EU Whoiswho – Euroopan unionin virallinen hakemisto

Rekisterinpitäjä: Euroopan unionin julkaisutoimisto, A.5-yksikkö, Portaali ja verkkopalvelut

Viite: DPR-EC-00447

1. Johdanto

Euroopan komissio, jäljempänä ’komissio’, on sitoutunut palvelujensa käyttäjien henkilötietojen suojaamiseen ja yksityisyyden kunnioittamiseen. Henkilötietoja kerätessään ja käsitellessään komissio soveltaa 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja kerätään, miten luovutettuja henkilötietoja käsitellään ja suojataan, miten niitä käytetään ja mitä henkilötietoja koskevia oikeuksia rekisteröidyllä on. Selosteessa on myös oikeuksien käytöstä vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan unionin julkaisutoimiston A.5-yksikön (”Portaali ja verkkopalvelut”) suorittamaa tietojenkäsittelytoimea ”EU Whoiswho – Euroopan unionin virallinen hakemisto”.

2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?

Tietojen käsittelyn tarkoitus: Euroopan unionin julkaisutoimiston A.5-yksikkö (”Portaali ja verkkopalvelut”) kerää ja käyttää henkilötietoja julkaistavaksi EU Whoiswho -hakemistossa (https://publications.europa.eu/fi/web/who-is-who).

Käsittelyn tarkoitus on saattaa EU:n toimielinten, elinten ja laitosten henkilöstön sekä parlamentin jäsenten ja muiden ryhmien virallinen hakemisto julkiseen käyttöön.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?

Henkilötietojasi käsitellään, koska

• käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimille, elimille ja laitoksille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;
• käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
• Käsittelyn oikeusperusta: julkaisutoimiston lupa, Euroopan unionin julkaisutoimiston organisaatiosta ja toiminnasta 26. kesäkuuta 2009 tehty Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, yhteisöjen tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, Euroopan talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean päätös 2009/496/EY, Euratom ja SEUT-sopimuksen 15 artikla (avoimuusvelvoite).

4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

EU:n julkaisutoimiston A.5-yksikkö (”Portaali ja verkkopalvelut”) kerää seuraavat henkilötietojen ryhmät voidakseen suorittaa tietojenkäsittelytoimensa:

Johtotehtävissä toimiva komission henkilöstö: suku- ja etunimi sekä puhelinnumero. Parlamentin pääsihteeristön sisäinen henkilöstö (vain johtotehtävissä toimivat): suku- ja etunimi, puhelinnumero ja osoitteet. EU:n muusta asianomaisesta henkilöstöstä julkaistaan kyseisen EU:n toimielimen valitsemat tiedot.

Heidän osaltaan ilmoitetaan organisaation yleinen osoite (rakennus), yleinen sähköpostiosoite ja puhelinvaihteen numero.

Euroopan parlamentin jäsenet, Euroopan parlamentin poliittisten ryhmien sihteeristöt, neuvoston pysyvien edustajien komitean jäsenet, vakautus- ja assosiaationeuvoston jäsenet, EU:n edustustojen ja toimistojen päälliköt: edellä mainittujen tietojen lisäksi voidaan julkaista etunimi kokonaisuudessaan, sähköpostiosoite ja toimiston osoite kokonaisuudessaan, puhelinnumero ja kasvokuva.

Henkilötiedot saadaan kunkin toimielimen henkilöstöyksiköltä/-osastolta automaattisen tai puoliautomaattisen tiedonsiirron kautta. .

Kukin EU:n toimielin, elin tai laitos valitsee itse, mitä tietoja se käsittelee.

Eri tietoluokat esitellään liitteessä ”EU Whoiswho data fields”.

5. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

EU:n julkaisutoimiston A.5-yksikkö (”Portaali ja verkkopalvelut”) säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin pitkään kuin on tarpeen, jotta se voi täyttää niiden keräämisen ja käsittelyn tarkoituksen eli ylläpitää ajantasaista luetteloa EU:n henkilöstöstä EU Whoiswho -hakemistossa. Jos asemasi EU:n yksiköissä muuttuu, tieto tästä päivittyy pienellä viiveellä EU Whoiswho -hakemistoon. Jos lähdet EU:n palveluksesta, henkilötietosi poistuvat EU Whoiswho -hakemistosta pienellä viiveellä.

Henkilötietosi arkistoidaan ei-julkiseen tietokantaan, josta ne poistetaan 5 vuoden kuluttua.

EU Whoiswho -sivuston lisäksi EU:n julkaisutoimisto tuottaa myös seuraavat versiot:

• Luettelon vuotuinen kattava pdf-versio, joka löytyy sivuston arkisto-osiosta (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/fi/web/who-is-who/archive) ja jota säilytetään arkistointia varten.
• Joka toinen kuukausi ilmestyvä pdf-ote kunkin EU:n toimielimen tiedoista. Koska otteet päivitetään säännöllisesti, uusi versio korvaa edellisen version (jota ei arkistoida).
• Lisäksi EU Whoiswho -hakemiston tiedot ovat ladattavissa EU:n avoimen datan portaalista (https://data.europa.eu/fi).

6. Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostit, asiakirjat, tietokannat, ladatut datakoosteet jne.) tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Kaikki tietojen käsittely suoritetaan viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa 10 päivänä tammikuuta 2017 annetun komission päätöksen (EU, Euratom) 2017/46 mukaisesti.

Komissio on ottanut henkilötietojen suojaamiseksi käyttöön useita teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.

7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin, ja kenelle niitä luovutetaan?

Pääsy henkilötietoihin annetaan tietojen käsittelystä vastuussa olevalle komission henkilöstölle ja tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetulle henkilöstölle. Näiden työntekijöiden on noudatettava luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja tarvittaessa myös muita salassapitosopimuksia. Kerättyjä tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Hakemisto on julkaistu osoitteessa https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/fi/web/who-is-who.

8. Mitkä ovat käyttäjän oikeudet, ja kuinka niitä voi käyttää?

Sinulla on rekisteröitynä henkilönä asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt tietyt oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus saada pääsy henkilötietoihin, oikeus saada ne oikaistua tai poistettua sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Soveltuvin osin sinulla on myös oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Voit oikeuksiasi koskevissa asioissa ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa komission tietosuojavastaavaan. Tarpeen mukaan voit myös kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.

Selosta oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössäsi, mistä tietojenkäsittelytoimista on kyse, ja esitä asiaa koskevat viitteet (ks. jäljempänä kohta 10).

9. Yhteystiedot

• Rekisterinpitäjä

Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla on kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään eli EU:n julkaisutoimiston A.5-yksikköön (”Portaali ja verkkopalvelut”) osoitteessa OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Komission tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) voit olla yhteydessä asioissa, jotka liittyvät asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn.

EU:n julkaisutoimiston tietosuojakoordinaattorin tavoittaa osoitteesta OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu

• Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Sinulla on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun (edps@edps.europa.eu) puoleen ja tehdä valitus, jos katsot, että henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen.

10. Lisätietoja

Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä kaikista Euroopan komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on tehty ilmoitus tietosuojavastaavalle. Rekisteriin voi tutustua osoitteessa: : https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_fi.

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä: DPR-EC-00447.