PROTECTION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Opération de traitement: EU Whoiswho – Annuaire officiel de l’Union européenne

Responsable du traitement des données: unité A.5 «Portail et services web» de l’Office des publications de l’Union européenne

Référence: DPR-EC-00447

1. Introduction

La Commission européenne (ci-après la «Commission») est déterminée à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données.

La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique la raison du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont elles sont recueillies, traitées et protégées, l’usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle indique également les coordonnées du responsable du traitement des données avec qui prendre contact pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.

Les informations relatives à l’opération de traitement «EU Whoiswho – Annuaire officiel de l’Union européenne» effectuée par l’unité A.5 «Portail et services web» de l’Office des publications de l’Union européenne sont présentées ci-dessous.

2. Pourquoi et comment vos données à caractère personnel sont-elles traitées?

Finalité de l’opération de traitement: L’unité A.5 «Portail et services web» de l’Office des publications de l’UE recueille et utilise vos données à caractère personnel à des fins de publication dans le «EU Whoiswho» à l’adresse suivante: https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

L’opération de traitement consiste à rendre public l’annuaire officiel du personnel travaillant pour les institutions, organes et organismes de l’Union, ainsi que des membres du Parlement et d’autres groupes.

Vos données à caractère personnel ne sont pas utilisées en vue d’une prise de décision automatisée, y compris d’un profilage.

3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?

Nous traitons vos données à caractère personnel pour la raison suivante:

• le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont sont investis les institutions, organes et organismes de l’Union;
• le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis;
• base juridique du traitement: mandat de l’Office des publications de l’UE, décision 2009/496/CE, Euratom du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, de la Cour de justice, de la Cour des comptes, du Comité économique et social européen et du Comité des régions, du 26 juin 2009, relative à l’organisation et au fonctionnement de l’Office des publications de l’Union européenne; article 15 du TFUE (obligation de transparence).

4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?

Aux fins de l’opération de traitement dont il est question ici, l’unité A.5 «Portail et services web» de l’Office des publications de l’UE recueille les catégories de données à caractère personnel suivantes:

Personnel de la Commission occupant un poste d’encadrement: nom, prénom et numéro de téléphone. Personnel interne du secrétariat du Parlement européen (personnel d’encadrement uniquement): nom et prénom, numéro de téléphone et adresses. Pour les autres membres du personnel de l’UE concernés, les données dépendent de l’institution de l’UE concernée.

Pour ces personnes concernées, l’adresse professionnelle générique (bâtiment), l’adresse électronique générique et le numéro de téléphone central de l’organisation sont mentionnés.

Membres du Parlement européen, membres des secrétariats des groupes politiques du Parlement européen, membres du Comité des représentants permanents du Conseil, membres du Conseil de stabilisation et d’association, chefs des délégations et bureaux de l’UE: les données peuvent également inclure le prénom complet, l’adresse électronique et l’adresse professionnelle complètes, le numéro de téléphone et une photo.

Nous recevons vos données à caractère personnel de votre unité/service chargé des ressources humaines, par un transfert automatique ou semi-automatique de données.

Le choix des données traitées est laissé à la discrétion de chaque institution, organe ou organisme de l’UE participant.

Un aperçu complet des catégories de données figure dans l’annexe «Champs de données du “EU Whoiswho”».

5. Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées?

L’unité A.5 «Portail et services web» de l’Office des publications de l’UE conserve vos données à caractère personnel le temps nécessaire à la réalisation de l’objectif de la collecte ou du traitement ultérieur, à savoir tenir à jour un annuaire du personnel de l’UE dans le «EU Whoiswho». Si vous changez de fonction au sein des services de l’UE, ce changement sera pris en compte dans le «EU Whoiswho» après un bref délai. Si vous quittez les services de l’UE, vos données à caractère personnel seront supprimées du «EU Whoiswho» après un bref délai.

Vos données à caractère personnel sont archivées dans une base de données non publique et sont supprimées après 5 ans.

Outre le site web «EU Whoiswho», l’Office des publications de l’UE publie également les versions suivantes:

• une version annuelle complète de l’annuaire (PDF), qui est conservée dans la section «Archive» du site (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who/archive) à des fins historiques;
• des extraits bimensuels par institution de l’UE (PDF). Ces documents étant régulièrement mis à jour, chaque nouvelle version écrase la précédente (qui n’est pas archivée);
• en outre, les données du «EU Whoiswho» peuvent être téléchargées à partir du portail des données ouvertes de l’UE (https://data.europa.eu/).

6. Comment vos données à caractère personnel sont-elles protégées?

Toutes les données à caractère personnel au format électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne. Toutes les opérations de traitement sont exécutées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.

La Commission a mis en place un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte de données, de modification des données ou d’accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement et de la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles visent notamment à restreindre l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime de les connaître aux fins de l’opération de traitement dont il est question dans la présente déclaration.

7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?

L’accès à vos données à caractère personnel est octroyé aux membres du personnel de la Commission responsables de la réalisation de cette opération de traitement et au personnel autorisé selon le principe du «besoin d’en connaître». Ce personnel respecte les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires. Les informations que nous recueillons ne seront communiquées à aucun tiers.

L’annuaire est accessible au public à l’adresse suivante: https://publications.europa.eu/fr/web/who-is-who.

8. Quels sont vos droits et comment les exercer?

Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit de consulter, de rectifier ou de supprimer vos données à caractère personnel et le droit de restreindre le traitement de ces données. S’il y a lieu, vous avez également le droit de vous opposer à leur traitement ou le droit de les faire transférer.

Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact avec le responsable du traitement des données ou, en cas de litige, avec le délégué à la protection des données. Si nécessaire, vous pouvez également vous adresser au Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9 ci-dessous.

Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez fournir leur description (en indiquant leur référence comme celle mentionnée au point 10 ci-dessous) dans votre demande.

9. Coordonnées

• Responsable du traitement des données

Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, ou si vous avez des commentaires, questions ou inquiétudes, ou si vous souhaitez porter plainte concernant la collecte et l’utilisation de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter le responsable du traitement des données, unité A.5 «Portail et services web» de l’Office des publications de l’UE (OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu).

• Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission

Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pour des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725.

Le coordinateur de la protection des données de l’Office des publications de l’UE peut être contacté à l’adresse suivante: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu

• Contrôleur européen de la protection des données

Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour introduire une réclamation si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.

10. Où trouver de plus amples informations?

Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel de la Commission qui ont été documentées et lui ont été notifiées. Ce registre peut être consulté à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.

L’opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-00447.