ZAŠTITA VAŠIH OSOBNIH PODATAKA

Postupak obrade: „EU Whoiswho” – interni prikaz

Voditelj obrade podataka: Ured za publikacije Europske unije, odjel A.5 „Portal i internetske usluge”

Broj upisa: DPR-EC-00447

1. Uvod

Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka.

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci koriste i koja su vaša prava u vezi s vašim osobnim podacima. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojem se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

Službeni imenik osoblja EU-a „EU Whoiswho” ima javnu i internu verziju za osoblje EU-a. Ova izjava o zaštiti osobnih podataka primjenjuje se na interni imenik. U nastavku su informacije o postupku obrade „EU Whoiswho – interni imenik Europske unije”, koji provodi odjel A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije Europske unije.

2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Svrha postupka obrade: odjel A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije Europske unije prikuplja i upotrebljava vaše osobne podatke za objavu u internom imeniku „EU Whoiswho”, dostupnom na adresi: https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

Osoblje institucija, tijela, ureda i agencija EU-a može pristupiti internom imeniku „EU Whoiswho” nakon autentifikacije putem sustava EU Login. U internom imeniku prikazani su prošireni osobni podaci svog osoblja u službama Europske komisije, uključujući opise radnih mjesta i fotografije.

Postupak obrade sastoji se od stavljanja informacija za kontakt i organizacijskih informacija na raspolaganje ovlaštenom osoblju EU-a kako bi se olakšala interna komunikacija, suradnja i operativno funkcioniranje institucija EU-a.

Vaši osobni podaci neće se koristiti za automatizirano donošenje odluka, uključujući profiliranje.

3. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?

Vaše osobne podatke obrađujemo iz sljedećih razloga:

• obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji, tijelu, uredu ili agenciji Unije
• obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade
• obrada je nužna za izvršenje ugovora u kojem je ispitanik stranka (radni odnos osoblja s institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a).

Pravna osnova: mandat Ureda za publikacije EU-a, Odluka 2009/496/EZ (Euratom) Europskog parlamenta, Europskog vijeća, Vijeća, Komisije, Suda Europske unije, Revizorskog suda, Europskoga gospodarskog i socijalnog odbora i Odbora regija od 26. lipnja 2009. o organizaciji i radu Ureda za publikacije Europske unije i članak 15. UFEU-a (obveza transparentnosti).

Interni imenik reguliran je i internim aranžmanom pod oznakom Ares(2026)4621554, koji su u svibnju 2026. potpisali Ured za publikacije EU-a i GU HR. Internim aranžmanom uređen je prikaz internog imenika svih službi i osoblja te se utvrđuju odgovornosti uključenih glavnih uprava kao voditelja obrade i izvršitelja obrade.

Posebne kategorije osobnih podataka: u okviru internog imenika mogu se obrađivati podaci koji otkrivaju članstvo u sindikatu u slučajevima kad je osoblje Europske komisije stavljeno na raspolaganje sindikatu i prikazano pod njim.

4. Koje osobne podatke prikupljamo i obrađujemo?

U svrhu ovog postupka obrade odjel A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije prikuplja sljedeće kategorije osobnih podataka:

prezime i ime, titule, službena e-adresa, uredski broj telefona, funkcija, opis radnog mjesta i fotografija. Za sve ispitanike navedeni su i adresa mjesta rada (zgrade), generička e-adresa i telefonski broj organizacije. Internim imenikom obuhvaćeno je cjelokupno osoblje službi Europske komisije, uključujući osoblje na nerukovodećim položajima.

Institucije, tijela, uredi i agencije EU-a koji sudjeluju u postupku obrade odlučuju o odabiru podataka koji se obrađuju. Vaše osobne podatke dobivamo od vašeg odjela/službe za ljudske resurse automatskim ili poluautomatskim prijenosom podataka (Sysper/COMREF za službe i izvršne agencije Europske komisije).

Potpuni pregled kategorija podataka po instituciji nalazi se u prilogu „Podatkovne vrste imenika EU Whoiswho” (DPR-EC-00447).

5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Odjel A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije EU-a čuva vaše osobne podatke sve dok ste djelatni u institucijama, tijelima, uredima ili agencijama EU-a. Promijenite li radno mjesto unutar službi EU-a, to će vrlo brzo biti vidljivo u internom imeniku „EU Whoiswho”. Ako napustite službe EU-a, vaši će se osobni podaci vrlo brzo ukloniti iz internog pregleda.

Primjenjuju se sljedeća pravila čuvanja podataka:

• aktivni podaci: zadržavaju se sve dok je ispitanik u službi
• sigurnosne kopije podataka: zadržavaju se najviše dvije godine.

6. Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Ureda za publikacije EU-a. IT sustavima Ureda za publikacije EU-a upravlja DIGIT. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Autentificirani korisnici iz institucija, tijela, ureda i agencija EU-a mogu pristupiti internom imeniku putem sustava EU Login. Uspostavljene su tehničke i organizacijske mjere kako bi se osiguralo da samo ovlašteni korisnici mogu pristupiti proširenim podacima prikazanima u internom imeniku. Te mjere uključuju kontrolu pristupa, enkripciju pri prijenosu i redovita sigurnosna preispitivanja.

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.

7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup osobnim podacima koji se obrađuju u internom imeniku ima:

• ovlašteno osoblje Ureda za publikacije EU-a odgovorno za ovaj postupak obrade, prema načelu nužnog pristupa
• ovlašteno osoblje GU-a HR (služba nadležna za COMREF) za podatke koji potječu iz COMREF-a/Syspera
• ovlašteno osoblje institucija, tijela, ureda i agencija EU-a, koje može pregledavati interni imenik nakon autentifikacije u sustavu EU Login
• ugovaratelj odgovoran za udomljavanje i održavanje platforme „EU Whoiswho” koji obrađuje podatke u ime Ureda za publikacije EU-a na temelju odgovarajućih sporazuma o obradi podataka.

To je osoblje dužno poštovati regulatorne i dodatne ugovorne obveze čuvanja povjerljivosti. Prošireni podaci prikazani u internom imeniku (opisi radnih mjesta, fotografije, podaci o nerukovodećem osoblju) nisu dostupni široj javnosti, Portalu otvorenih podataka EU-a ni bilo kojoj vanjskoj trećoj strani.

Podaci iz internog imenika ne prenose se u zemlje izvan EU-a ili EGP-a ni međunarodnim organizacijama.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, odnosno:

• pravo na pristup svojim osobnim podacima
• pravo na ispravak svojih osobnih podataka
• pravo na brisanje svojih osobnih podataka
• pravo na ograničenje obrade svojih osobnih podataka
• pravo na prigovor na obradu i
• pravo na prenosivost podataka, ako je primjenjivo.

Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju nejasnoća službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. odjeljku.

Napominjemo da biste zahtjeve za ispravak podataka koji potječu iz sustava ljudskih resursa vaše institucije (npr. Sysper/COMREF za osoblje Komisije) trebali najprije uputiti svojoj službi za ljudske resurse jer se Ured za publikacije EU-a oslanja na podatke koje je dostavila izvorna institucija.

Ako želite ostvariti svoja prava u vezi s jednim ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. odjeljka).

9. Podaci za kontakt

• Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i korištenjem vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka u odjelu A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije, OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Komisijin službenik za zaštitu podataka

Pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete uputiti službeniku za zaštitu podataka (EC-DPO-INTERNAL@ec.europa.eu).

Koordinatoru zaštite podataka u Uredu za publikacije EU-a možete se obratiti na: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Europski nadzornik za zaštitu podataka

Ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade, imate pravo obratiti se Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).

10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ovaj postupak obrade upisan je u registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-00447. Potpuni zapis o obradi (DPR-EC-00447.7) dostupan je u internom registru službenika za zaštitu podataka Komisije na: https://intragate.ec.europa.eu/dpms/record/DPR-EC-00447.7.

Interni aranžman kojim se uređuje interni prikaz imenika „EU Whoiswho” (Ares(2026)4621554), koji su potpisali Ured za publikacije EU-a i GU HR, priložen je zapisu obrade.