ZAŠTITA VAŠIH OSOBNIH PODATAKA

Postupak obrade: EU Whoiswho – službeni imenik Europske unije

Voditelj obrade podataka: Ured za publikacije Europske unije, odjel A.5 „Portal i internetske usluge”

Broj upisa: DPR-EC-00447

1. Uvod

Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka.

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci koriste i koja su vaša prava u vezi s vašim osobnim podacima. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojem se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

U nastavku su informacije o postupku obrade „EU Whoiswho – službeni imenik Europske unije”, koji provodi odjel A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije Europske unije.

2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Svrha postupka obrade: odjel A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije Europske unije prikuplja i upotrebljava vaše osobne podatke za objavu u „EU Whoiswho”, https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

Postupak obrade sastoji se od objave službenog imenika osoblja koje radi u institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a, kao i zastupnika u Parlamentu i drugih skupina.

Vaši osobni podaci neće se koristiti za automatizirano donošenje odluka, uključujući profiliranje.

3. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?

Vaše osobne podatke obrađujemo iz sljedećih razloga:

• obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji, tijelu, uredu ili agenciji Unije
• obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade
• pravna osnova za obradu: mandat Ureda za publikacije EU-a, Odluka 2009/496/EZ (Euratom) Europskog parlamenta, Europskog vijeća, Vijeća, Komisije, Suda Europske unije, Revizorskog suda, Europskoga gospodarskog i socijalnog odbora i Odbora regija od 26. lipnja 2009. o organizaciji i radu Ureda za publikacije Europske unije i članak 15. UFEU-a (obveza transparentnosti).

4. Koje osobne podatke prikupljamo i obrađujemo?

U svrhu ovog postupka obrade odjel A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije prikuplja sljedeće kategorije osobnih podataka.

Osoblje Komisije na rukovodećim položajima: prezime i ime te telefonski broj. Osoblje tajništva Parlamenta (samo rukovodeće osoblje): prezime i ime, telefonski broj i adrese. Za ostalo osoblje EU-a podaci ovise o izboru pojedine institucije EU-a.

Za te ispitanike navedeni su adresa mjesta rada (zgrade), generička e-adresa i telefonski broj organizacije.

Zastupnici u Europskom parlamentu, članovi tajništava klubova zastupnika u Europskom parlamentu, članovi Odbora stalnih predstavnika Vijeća, članovi Vijeća za stabilizaciju i pridruživanje, voditelji delegacija i ureda EU-a: podaci mogu uključivati i puno ime, punu e-adresu i adresu ureda, telefonski broj i fotografiju.

Vaše osobne podatke dobivamo od vašeg odjela/službe za ljudske resurse automatskim ili poluautomatskim prijenosom podataka.

Svaka institucija, tijelo, ured i agencija EU-a koji sudjeluju u postupku obrade odlučuju o odabiru podataka koji se obrađuju.

Potpuni pregled kategorija podataka nalazi se u prilogu „Podatkovna polja imenika EU Whoiswho”.

5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Odjel A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije EU-a čuva vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je nužno za prikupljanje ili daljnju obradu, odnosno za redovito ažuriranje imenika „EU Whoiswho”. Promijenite li radno mjesto unutar službi EU-a, to će vrlo brzo biti vidljivo u imeniku „EU Whoiswho”. Ako napustite službe EU-a, vaši će se osobni podaci vrlo brzo ukloniti iz imenika „EU Whoiswho”.

Vaši se osobni podaci pohranjuju u bazi podataka koja nije javna, iz koje će biti izbrisani nakon pet godina.

Uz internetske stranice „EU Whoiswho” Ured za publikacije EU-a izdaje i sljedeće verzije:

• cjeloviti godišnji imenik u PDF-u, koji se čuva u odjeljku „Arhiv” na internetskim stranicama (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who/archive) u svrhu arhiviranja
• dvomjesečne izvatke po instituciji EU-a u PDF-u; kako se redovito ažuriraju, svaka nova verzija briše prethodnu (koja se ne arhivira)
• podatke iz imenika „EU Whoiswho”, koji se mogu preuzeti na Portalu otvorenih podataka EU-a (http://data.europa.eu/).

6. Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizici povezani s obradom i prirodom osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.

7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije odgovorno za ovaj postupak obrade i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa. To je osoblje dužno poštovati regulatorne i dodatne ugovorne obveze čuvanja povjerljivosti. Informacije koje prikupljamo neće se prosljeđivati trećim osobama.

Imenik je javno dostupan na https://publications.europa.eu/en/web/who-is-who.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, odnosno pravo na pristup svojim osobnim podacima, njihov ispravak ili brisanje i pravo na ograničenje njihove obrade. U određenim slučajevima imate i pravo prigovora na obradu ili pravo na prenosivost podataka.

Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju nejasnoća službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. odjeljku.

Ako želite ostvariti svoja prava u vezi s jednim ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. odjeljka).

9. Podaci za kontakt

• Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i korištenjem vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka u odjelu A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije EU-a, OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Komisijin službenik za zaštitu podataka

Pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete uputiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Koordinatoru zaštite podataka u Uredu za publikacije EU-a možete se obratiti na: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu

• Europski nadzornik za zaštitu podataka

Ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade, imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).

10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-00447.