A SZEMÉLYES ADATOK VÉDELME

Adatkezelési művelet: EU Whoiswho – belső nézet

Adatkezelő: az Európai Unió Kiadóhivatala, A.5. („Portál- és webszolgáltatások”) egység

Hivatkozási szám: DPR-EC-00447

1. Bevezetés

Az Európai Bizottság (a továbbiakban: a Bizottság) tiszteletben tartja és elkötelezetten védi a felhasználók személyes adatait és magánéletét. A személyes adatokat a Bizottság a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2018. október 23-i (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendelettel összhangban gyűjti és kezeli.

Adatvédelmi nyilatkozatunkban ismertetjük, miért kezeljük az Ön személyes adatait, hogyan gyűjtjük, kezeljük, védjük és használjuk fel a rendelkezésünkre bocsátott személyes adatokat és információkat, továbbá hogy milyen jogok illetik meg Önt a személyes adataival kapcsolatban. A nyilatkozat ezenfelül az illetékes adatkezelő, az adatvédelmi tisztviselő, valamint az európai adatvédelmi biztos elérhetőségi adatait is tartalmazza. Ha Ön érvényt kíván szerezni jogainak, az illetékes adatkezelőhöz kell fordulnia.

Az EU Whoiswho felületnek – az uniós alkalmazottak hivatalos név- és címjegyzékének – két változata van: egy nyilvános és egy belső – az uniós alkalmazottaknak szánt – változat. Ez az adatvédelmi nyilatkozat kifejezetten a belső név- és címjegyzékre vonatkozik. Az „EU Whoiswho – az Európai Unió belső név- és címjegyzéke” elnevezésű, az Európai Unió Kiadóhivatalának A.5. („Portál- és webszolgáltatások”) egysége által végzett adatkezelési művelettel kapcsolatos információkat az alábbiakban ismertetjük.

2. Miért és hogyan kezeljük a személyes adatokat?

Az adatkezelés célja: Az Európai Unió Kiadóhivatalának A.5-ös („Portál- és webszolgáltatások”) egysége azért gyűjti és használja a felhasználók személyes adatait, hogy közzétegye azokat az EU Whoiswho belső név- és címjegyzékében, amely a https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who címen érhető el.

Az uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek munkatársai úgy férhetnek hozzá az EU Whoiswho belső név- és címjegyzékéhez, hogy az EU Login rendszerben hitelesítik magukat. A belső név- és címjegyzék az Európai Bizottság szervezeti egységeiben dolgozó valamennyi alkalmazott részletes személyes adatait tartalmazza, beleértve a munkaköri leírást és a portréfotót is.

Az adatkezelési művelet abból áll, hogy a hozzáférésre jogosult uniós alkalmazottak rendelkezésére bocsátjuk a kapcsolattartási és szervezeti információkat az uniós intézmények belső kommunikációjának, együttműködésének és operatív működésének megkönnyítése érdekében.

A személyes adatokat nem használjuk fel automatizált döntéshozatalra, így profilalkotásra sem.

3. Mi a jogalapja a személyes adatok kezelésének?

A személyes adatokat azért kezeljük, mert:

• az adatkezelés közérdekből vagy az uniós intézményre szervre, hivatalra vagy ügynökségre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat teljesítéséhez szükséges;
• az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó valamely jogi kötelezettségnek való megfeleléshez szükséges;
• az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az adatkezelés által érintett személy az egyik fél (alkalmazotti jogviszony az uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek valamelyikével).

Jogalap: az EU Kiadóhivatalának hatáskörét és feladatait meghatározó jogszabály, azaz az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság és a Régiók Bizottságának 2009. június 26-i 2009/496/EK, Euratom határozata az Európai Unió Kiadóhivatalának szervezéséről és működéséről, valamint az EUMSZ 15. cikke (átláthatósági kötelezettség).

A belső név- és címjegyzékre a fentieken kívül a 2026 májusában aláírt, az Európai Unió Kiadóhivatala és a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság között létrejött Ares(2026)4621554 számú belső megállapodás is vonatkozik. A belső megállapodás szabályozza az összes szervezeti egység és alkalmazott belső név- és címjegyzékének megjelenítését, és meghatározza az érintett főigazgatóságok adatkezelői és adatfeldolgozói felelősségi körét.

A személyes adatok különleges kategóriái: A belső nyilvántartás kezelheti a szakszervezeti tagságra utaló adatokat azokban az esetekben, amikor az Európai Bizottság munkatársai valamelyik szakszervezet rendelkezésére állnak, és az alá besorolva jelennek meg.

4. Milyen személyes adatokat gyűjtünk és kezelünk?

Az adatkezelési művelet végrehajtása érdekében az Európai Unió Kiadóhivatalának A.5-ös („Portál- és webszolgáltatások”) egysége a következő típusú személyes adatokat gyűjti:

családi név és utónév, hivatali beosztások, munkahelyi e-mail-cím, irodai telefonszám, munkaköri leírás és portréfotó. Minden érintett esetében szerepel a listán a szervezet általános munkahelyi postacíme, általános e-mail-címe és központi telefonszáma is. A belső név- és címjegyzék az Európai Bizottság szervezeti egységeinek teljes személyi állományára kiterjed, beleértve a nem vezető beosztású álláshelyeket is.

A kezelt adatok megválasztásáról a részt vevő uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek döntenek. A személyes adatokat az emberi erőforrásokért felelős egységtől/osztálytól kapjuk automatizált vagy félig automatizált adattovábbítás útján (Sysper/COMREF az Európai Bizottság szervezeti egységei és végrehajtó ügynökségei számára).

Az intézményenkénti adatkategóriák teljes áttekintését az „Az EU Whoiswho adattípusai” című melléklet (DPR-EC-00447) tartalmazza.

5. Mennyi ideig őrizzük meg a személyes adatokat?

Az Európai Unió Kiadóhivatalának A.5. („Portál- és webszolgáltatások”) egysége mindaddig megőrzi az Ön személyes adatait, amíg Ön az uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek valamelyikénél aktív szolgálatban áll. Ha Ön munkahelyet vált az uniós intézmények és más szervek körében, ez rövid késedelemmel megjelenik az EU Whoiswho belső név- és címjegyzékében. Ha Ön kilép az uniós intézmények és szervek személyi állományából, személyes adatait rövid időn belül eltávolítjuk a belső nézetből.

A megőrzésre a következő szabályok vonatkoznak:

• aktív adatok: mindaddig meg kell őrizni, amíg az érintett szolgálatban áll;
• az adatok biztonsági másolatai: legfeljebb két évig őrizhetők meg.

6. Hogyan gondoskodunk a személyes adatok védelméről?

Az elektronikus formátumú személyes adatokat (e-maileket, dokumentumokat, adatbázisokat, feltöltött adatfájlokat stb.) az Európai Unió Kiadóhivatalának szerverein tároljuk. Az Európai Unió Kiadóhivatalának informatikai rendszereit a DIGIT kezeli. Az összes adatkezelési műveletet az Európai Bizottság kommunikációs és információs rendszereinek biztonságáról szóló, 2017. január 10-i (EU, Euratom) 2017/46 bizottsági határozattal összhangban végezzük.

Az uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek hitelesített felhasználói az EU Login rendszeren keresztül férhetnek hozzá a belső név- és címjegyzékhez. Technikai és szervezési intézkedések – többek között a hozzáférés-ellenőrzések, titkosítás a továbbításnál és rendszeres biztonsági felülvizsgálatok – biztosítják, hogy csak az arra jogosult felhasználók férhessenek hozzá a belső adattárban megjelenített szélesebb körű adatokhoz.

A személyes adatok védelme érdekében a Bizottság különböző technikai és szervezeti intézkedéseket léptetett életbe. A technikai intézkedések az online biztonságról, valamint az adatvesztés és -módosulás kockázata elleni, illetve a jogosulatlan hozzáférés elleni védelemről hivatottak gondoskodni. A szervezeti intézkedések közé tartozik, hogy a személyes adatokhoz csakis azok a feljogosított személyek kapnak hozzáférést, akiknek erre indokoltan szükségük van az adatkezelési művelet végrehajtásához.

7. Ki fér hozzá a személyes adatokhoz, és ki kapja meg azokat?

A belső név- és címjegyzékben kezelt személyes adatokhoz a következő személyek férhetnek hozzá:

• az Európai Unió Kiadóhivatalának az adatkezelési művelet végrehajtásával megbízott, feljogosított munkatársai, a szükséges ismeret elvének megfelelően;
• a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság (a COMREF adatbázisért felelős szervezeti egység) feljogosított munkatársai a COMREF/Sysper adatbázisból származó adatok esetében;
• az uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek feljogosított munkatársai, akik EU Login-hitelesítéssel betekinthetnek a belső név- és címjegyzékbe;
• az EU Whoiswho platformnak tárhelyet adó és azt karbantartó vállalkozó, amely megfelelő adatkezelési megállapodások alapján kezeli az adatokat az Európai Unió Kiadóhivatala nevében.

Ezeket a munkatársakat jogszabályban előírt kötelezettségek, illetve szükség esetén külön titoktartási megállapodások kötik. A belső név- és címjegyzékben megjelenített, szélesebb körű adatokat (munkaköri leírások, portréfotók, nem vezető beosztású alkalmazottakra vonatkozó adatok) nem tesszük elérhetővé a nyilvánosság, a nyílt hozzáférésű adatok európai uniós portálja, sem más külső harmadik fél számára.

A belső név- és címjegyzék adatait nem továbbítjuk sem harmadik – az EU-n, illetve az EGT-n kívüli – országoknak, sem nemzetközi szervezeteknek.

8. Milyen jogok illetik meg Önt, és miként gyakorolhatja őket?

Az adatkezelés érintettjeként Önt az (EU) 2018/1725 rendelet III. fejezetében (14–25. cikk) foglaltak szerint megilletik bizonyos jogok, nevezetesen joga van ahhoz, hogy:

• személyes adataihoz hozzáférjen;
• személyes adatait helyesbíttesse;
• személyes adatait töröltesse;
• személyes adatainak kezelését korlátozza;
• kifogást emeljen a személyesadat-kezelés ellen; továbbá
• adott esetben Önt az adathordozhatósághoz való jog is megilleti.

Ha gyakorolni kívánja ezeket a jogokat, vegye fel a kapcsolatot az adatkezelővel, illetve nézeteltérés esetén az adatvédelmi tisztviselővel. Szükség esetén az európai adatvédelmi biztoshoz is fordulhat. Az elérhetőségi adatokat a 9. pont ismerteti.

Felhívjuk figyelmét, hogy az Ön intézményének humánerőforrás-rendszeréből (pl. a Bizottság alkalmazottai esetében a Sysper/COMREF adatbázisból) származó adatok helyesbítése ügyében a kérelmeket elsősorban intézménye humánerőforrás-osztályához kell intéznie, mivel az Európai Unió Kiadóhivatala az adott intézmény által szolgáltatott adatokra támaszkodik.

Ha Ön egy vagy több konkrét adatkezelési művelettel kapcsolatban kívánja gyakorolni a jogait, kérjük, hogy erre irányuló kérelmében adja meg a kérdéses művelet(ek) hivatkozási számát (lásd a 10. pontot).

9. Elérhetőségi adatok

• Az adatkezelő

Ha Ön gyakorolni szeretné az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogait, illetve ha észrevételei, kérdései vagy aggályai vannak, vagy panaszt kíván benyújtani személyes adatainak gyűjtésével és felhasználásával kapcsolatban, kérjük, vegye fel a kapcsolatot az adatkezelővel, vagyis a Kiadóhivatal A.5. („Portál- és webszolgáltatások”) egységével a következő e-mail-címen: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• A Bizottság adatvédelmi tisztviselője

Ha kérdése vagy problémája van személyes adatainak az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti kezelésével kapcsolatban, az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat a következő e-mail-címen: EC-DPO-INTERNAL@ec.europa.eu.

Az Európai Unió Kiadóhivatalának adatvédelmi koordinátorával a következő címen lehet felvenni a kapcsolatot: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Európai adatvédelmi biztos

Ha úgy ítéli meg, hogy az adatkezelő által végzett adatkezelés során sérültek az Önt az (EU) 2018/1725 rendelet szerint megillető jogok, jogorvoslati kérelemmel fordulhat az európai adatvédelmi biztoshoz a következő e-mail-címen: edps@edps.europa.eu.

10. Hol lehet részletesebben tájékozódni?

A Bizottság adatvédelmi tisztviselője nyilvántartást vezet és tesz közzé a Bizottságnál végzett összes dokumentált és bejelentett személyesadat-kezelési műveletről. A nyilvántartás a következő internetcímen érhető el: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ez a konkrét adatkezelési művelet a következő hivatkozási számmal szerepel az adatvédelmi tisztviselő nyilvántartásában: DPR-EC-00447. A teljes adatkezelési rekord (DPR-EC-00447.7) a Bizottság belső adatvédelmi nyilvántartásában érhető el a következő címen: https://intragate.ec.europa.eu/dpms/record/DPR-EC-00447.7.

Az EU Whoiswho belső nézetét szabályozó, az Európai Unió Kiadóhivatala és a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság között létrejött belső megállapodás (Ares(2026)4621554) csatolva van az adatkezelési rekordhoz.