A SZEMÉLYES ADATOK VÉDELME

Az adatkezelési művelet: EU Whoiswho – Az Európai Unió hivatalos név- és címjegyzéke

Adatkezelő: az Európai Unió Kiadóhivatala, A.5. („Portál- és webszolgáltatások”) egység

Hivatkozási szám: DPR-EC-00447

1. Bevezetés

Az Európai Bizottság (a továbbiakban: a Bizottság) tiszteletben tartja a felhasználók magánéletét és elkötelezetten védelmezi személyes adataikat. A személyes adatokat a Bizottság a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2018. október 23-i (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendelettel összhangban gyűjti és kezeli.

Adatvédelmi nyilatkozatunkban ismertetjük, miért kezeljük az Ön személyes adatait, hogyan gyűjtjük, kezeljük, védjük és használjuk fel a rendelkezésünkre bocsátott személyes adatokat, továbbá hogy milyen jogok illetik meg Önt saját személyes adatait illetően. A nyilatkozat ezenfelül az illetékes adatkezelő, az adatvédelmi tisztviselő, valamint az európai adatvédelmi biztos elérhetőségi adatait is tartalmazza. Ha Ön érvényt kíván szerezni jogainak, az illetékes adatkezelőhöz kell fordulnia.

Az „EU Whoiswho – az Európai Unió hivatalos név- és címjegyzéke” elnevezésű, az Európai Unió Kiadóhivatalának A.5. („Portál- és webszolgáltatások”) egysége által végzett adatkezelési művelettel kapcsolatos információkat az alábbiakban ismertetjük.

2. Miért és hogyan kezeljük a személyes adatokat?

Az adatkezelés célja: Az Európai Unió Kiadóhivatalának A.5. („Portál- és webszolgáltatások”) egysége azért gyűjti és használja a felhasználók személyes adatait, hogy közzétegye azokat az EU Whoiswho felületen, amely a https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who címen érhető el.

Az adatkezelési művelet célja nyilvánosan hozzáférhetővé tenni az EU intézményeinél, szerveinél és ügynökségeinél dolgozó munkatársak, valamint az európai parlamenti képviselők és egyéb csoportok hivatalos név- és címjegyzékét.

A személyes adatokat nem használjuk fel automatizált döntéshozatalra, így profilalkotásra sem.

3. Mi a jogalapja a személyes adatok kezelésének?

A személyes adatokat azért kezeljük, mert:

• az adatkezelés közérdekből vagy az uniós intézményre, szervre, hivatalra vagy ügynökségre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat teljesítéséhez szükséges;
• az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó valamely jogi kötelezettségnek való megfeleléshez szükséges.
• Az adatkezelés jogalapja: az EU Kiadóhivatalának hatáskörét és feladatait meghatározó jogszabály, azaz az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság és a Régiók Bizottságának 2009. június 26-i 2009/496/EK, Euratom határozata az Európai Unió Kiadóhivatalának szervezéséről és működéséről, valamint az EUMSZ 15. cikke (átláthatósági kötelezettség).

4. Milyen személyes adatokat gyűjtünk és kezelünk?

Az adatkezelési művelet végrehajtása érdekében az Európai Unió Kiadóhivatalának A.5. („Portál- és webszolgáltatások”) egysége a következő típusú személyes adatokat gyűjti:

A Bizottság vezetői beosztású munkatársai esetében: családi név, utónév és telefonszám. A Parlament titkárságának belső (csak vezetőségi) személyi állománya esetében: családi név és utónév, telefonszám és címek. A többi érintett uniós alkalmazott esetében a gyűjtött adatok az adott uniós intézmény döntésétől függnek.

Ezeknél az érintetteknél az általános munkahelyi cím (épület), valamint a szervezet általános e-mail-címe és központi telefonszáma is fel van tüntetve.

Az Európai Parlament képviselői és a képviselőcsoportok titkárságainak munkatársai, a Tanács munkáját segítő Állandó Képviselők Bizottságának tagjai, a stabilizációs és társulási tanács tagjai, az EU küldöttségeinek és irodáinak vezetői esetében a következő további adatok is szerepelhetnek: teljes utónév, teljes e-mail-cím és munkahelyi cím, telefonszám és portréfotó.

Az Ön személyes adatait automatizált vagy félig automatizált adattovábbítás útján kaptuk meg az Önt foglalkoztató intézmény emberi erőforrásokért felelős szervezeti egységétől.

A kezelt adatok megválasztásáról minden egyes részt vevő uniós intézmény, szerv, hivatal és ügynökség maga dönt.

Az adatkategóriákról az „EU Whoiswho data fields” melléklet nyújt teljes körű áttekintést.

5. Mennyi ideig őrizzük meg a személyes adatokat?

Az EU Kiadóhivatalának A.5. („Portál- és webszolgáltatások”) egysége kizárólag a gyűjtés vagy további kezelés céljának eléréséhez szükséges ideig tárolja a személyes adatokat, nevezetesen addig, amíg szüksége van rájuk ahhoz, hogy naprakészen tartsa az uniós személyi állomány név- és címjegyzékét az EU Whoiswho felületen. Ha Ön munkahelyet változtat az EU intézményein és más szervein belül, ez a változás egy kis késéssel az EU Whoiswho-ban is megjelenik. Ha Ön kilép az uniós intézmények és szervek szolgálatából, személyes adatai rövid időn belül eltűnnek az EU Whoiswho oldalairól.

Személyes adatait rendszeresen archiváljuk egy nem nyilvános adatbázisban, amelyből 5 év elteltével töröljük őket.

Az EU Whoiswho honlapon kívül a Kiadóhivatal a következő kiadványokat is közzéteszi:

• éves teljes név- és címjegyzékváltozat (PDF), amely a webhely archívumában érhető el (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/en/web/who-is-who/archive), és amelyet a visszakereshetőség érdekében megőrzünk;
• kéthavi kivonatok uniós intézményenként (PDF) – mivel ezek rendszeresen frissülnek, minden új változat felülírja az előző változatot (archiválás nélkül);
• ezenkívül az EU Whoiswho adatai letölthetők a nyílt hozzáférésű adatok európai uniós portálján (https://data.europa.eu/).

6. Hogyan gondoskodunk a személyes adatok védelméről?

Az elektronikus formátumú személyes adatokat (e-maileket, dokumentumokat, adatbázisokat, feltöltött adatfájlokat stb.) az Európai Bizottság szerverein tároljuk. Az összes adatkezelési műveletre az Európai Bizottság kommunikációs és információs rendszereinek biztonságáról szóló, 2017. január 10-i (EU, Euratom) 2017/46 bizottsági határozattal összhangban kerül sor.

A személyes adatok védelme érdekében a Bizottság technikai és szervezeti intézkedéseket léptetett életbe. A technikai intézkedések az online biztonságról, valamint az adatvesztés és -módosulás kockázata elleni, illetve a jogosulatlan hozzáférés elleni védelemről hivatottak gondoskodni, figyelembe véve azt, hogy az adatkezelés és a kezelt személyes adatok jellege milyen kockázatot vet fel. A szervezeti intézkedések közé tartozik, hogy a személyes adatokhoz csakis azok a feljogosított személyek kapnak hozzáférést, akiknek erre indokoltan szükségük van az adatkezelési művelet végrehajtásához.

7. Ki fér hozzá a személyes adatokhoz, és ki kaphatja meg azokat?

Az Ön személyes adataihoz a Bizottságon belül az ezen adatkezelési művelet végrehajtásával megbízott munkatársak, továbbá az erre feljogosított munkatársak férhetnek hozzá a szükséges ismeret elvének megfelelően. Ezeket a munkatársakat jogszabályban előírt kötelezettségek, illetve szükség esetén külön titoktartási megállapodások kötik. Az általunk összegyűjtött információkat nem adjuk át harmadik feleknek.

A név- és címjegyzék nyilvánosan hozzáférhető a következő címen: https://publications.europa.eu/hu/web/who-is-who.

8. Milyen jogok illetik meg Önt, és miként gyakorolhatja őket?

Az adatkezelés érintettjeként Önt az (EU) 2018/1725 rendelet III. fejezetében (14–25. cikk) foglaltak szerint megilletik bizonyos jogok, nevezetesen a következők: joga van ahhoz, hogy személyes adataihoz hozzáférjen, azokat helyesbíttesse vagy törölje, illetve kezelésüket korlátozza. Adott esetben kifogást emelhet személyes adatainak kezelése ellen, továbbá az adathordozhatósághoz való jog is megilleti Önt.

Ha gyakorolni kívánja ezeket a jogokat, vegye fel a kapcsolatot az adatkezelővel, illetve nézeteltérés esetén az adatvédelmi tisztviselővel. Szükség esetén az európai adatvédelmi biztoshoz is fordulhat. Elérhetőségi adataikról a 9. pontban tájékozódhat.

Ha Ön egy vagy több konkrét adatkezelési művelettel kapcsolatban kívánja gyakorolni a jogait, kérjük, hogy erre irányuló kérelmében adja meg a kérdéses művelet(ek) hivatkozási számát (lásd a 10. pontot).

9. Elérhetőségi adatok

• Az adatkezelő

Ha Ön gyakorolni szeretné az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogait, illetve ha észrevételei, kérdései vagy aggályai vannak, vagy panaszt kíván benyújtani személyes adatainak gyűjtésével és felhasználásával kapcsolatban, kérjük, vegye fel a kapcsolatot az adatkezelővel, vagyis az EU Kiadóhivatalának A.5. („Portál- és webszolgáltatások”) egységével a következő e-mail-címen: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• A Bizottság adatvédelmi tisztviselője

Ha kérdése vagy problémája van személyes adatainak az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti kezelésével kapcsolatban, az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat a következő e-mail-címen: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

Az Európai Unió Kiadóhivatalának adatvédelmi koordinátorával a következő címen lehet felvenni a kapcsolatot: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Európai adatvédelmi biztos

Ha úgy ítéli meg, hogy az adatkezelő által végzett adatkezelés során sérültek az Önt az (EU) 2018/1725 rendelet szerint megillető jogok, jogorvoslati kérelemmel (panasszal) fordulhat az európai adatvédelmi biztoshoz a következő e-mail-címen: edps@edps.europa.eu.

10. Hol lehet részletesebben tájékozódni?

A Bizottság adatvédelmi tisztviselője nyilvántartást vezet és tesz közzé a Bizottságnál végzett összes dokumentált és bejelentett személyesadat-kezelési műveletről. A nyilvántartás a következő internetcímen érhető el: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ez a konkrét adatkezelési művelet a következő hivatkozási számmal szerepel az adatvédelmi tisztviselő nyilvántartásában: DPR-EC-00447.