PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Trattamento: EU Whoiswho - Versione interna

Titolare del trattamento: Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, unità A.5, "Portale e servizi web"

Numero di registro: DPR-EC-00447

1. Introduzione

La Commissione europea ("Commissione") si impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati.

Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i Suoi dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali forniti, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i Suoi diritti dell'interessato al riguardo. Più oltre troverà i dati di contatto del titolare del trattamento, cui potrà rivolgersi per esercitare i Suoi diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.

EU Whoiswho - il repertorio ufficiale del personale dell'UE - ha una versione pubblica e una versione interna ad uso del personale dell'UE. La presente informativa sulla privacy si applica specificamente al repertorio interno. Le informazioni relative all'operazione di trattamento "EU Whoiswho - Repertorio interno dell'Unione europea", effettuata dall'Unità A.5 "Portale e servizi web" dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, sono riportate qui di seguito.

2. Perché e come vengono trattati i dati personali

Finalità del trattamento: L'Unità A.5 "Portale e servizi web" dell'Ufficio delle pubblicazioni raccoglie e utilizza le informazioni personali per pubblicarle nel repertorio interno di "EU Whoiswho", accessibile all'indirizzo: https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

Il personale delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE può accedere al repertorio interno di EU Whoiswho quando si autentica tramite EU Login. Il repertorio interno visualizza i dati personali estesi di tutto il personale dei servizi della Commissione europea, comprese le descrizioni delle mansioni e le foto ritratto.

Il trattamento consiste nel mettere a disposizione del personale autorizzato dell'UE le informazioni di contatto e organizzative per facilitare la comunicazione interna, la collaborazione e il funzionamento operativo delle istituzioni dell'UE.

I Suoi dati personali non saranno utilizzati per un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali

Trattiamo i Suoi dati personali perché:

• il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'Unione;
• il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento;
• il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte (rapporto di lavoro con le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE).

Base giuridica: mandato dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE, decisione 2009/496/CE, Euratom del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale europeo e del Comitato delle regioni, del 26 giugno 2009, relativa all’organizzazione e al funzionamento dell’Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea; e articolo 15 TFUE (obbligo di trasparenza).

Il repertorio interno è disciplinato anche dall'accordo interno Ares (2026) 4621554, firmato nel maggio 2026 tra l'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE e la DG HR. L'accordo interno disciplina la visualizzazione del repertorio interno di tutti i servizi e del personale e definisce le responsabilità delle DG coinvolte in qualità di titolare del trattamento e responsabile del trattamento.

Categorie particolari di dati personali: il repertorio interno può trattare dati che rivelano l'appartenenza sindacale, nei casi in cui il personale della Commissione europea sia messo a disposizione di un sindacato e visualizzato sotto di esso.

4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento

Per effettuare il trattamento l'Unità A.5 "Portale e servizi web" dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE raccoglie le seguenti categorie di dati personali:

cognome e nome, titoli formali, indirizzo e-mail professionale, numero di telefono dell'ufficio, funzione, descrizione delle mansioni e foto ritratto. Per tutti gli interessati sono elencati anche l'indirizzo di lavoro generico (edificio), l'indirizzo e-mail generico e il numero di telefono centrale dell'organizzazione. Il repertorio interno comprende tutto il personale dei servizi della Commissione europea, comprese le posizioni non dirigenziali.

La scelta dei dati trattati è a discrezione delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE partecipanti. Riceviamo i Suoi dati personali dall'unità/dal servizio responsabile delle risorse umane tramite un trasferimento automatizzato o semiautomatizzato di dati (Sysper/COMREF per i servizi della Commissione europea e le agenzie esecutive).

Una panoramica completa delle categorie di dati per istituzione è contenuta nell'allegato "EU Whoiswho tipi di dati" (DPR-EC-00447).

5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali

L'unità A.5 "Portale e servizi web" dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE conserva i dati personali per tutto il tempo per cui è in servizio presso le istituzioni, gli organi o gli organismi dell'UE. Se cambia posizione all'interno dei servizi dell'UE, ciò si rifletterà dopo un breve ritardo nel repertorio interno di EU Whoiswho. Se lascia i servizi dell'UE, i Suoi dati personali saranno cancellati dal repertorio entro un breve lasso di tempo.

Si applicano le seguenti norme in materia di conservazione:

• Dati sulle attività: conservati per tutto il periodo in cui l'interessato è in servizio
• Backup dei dati: conservato per un massimo di 2 anni.

6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali

Tutti i dati personali in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati ecc.) sono conservati nei server dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE. I sistemi informatici dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE sono gestiti da DIGIT. Tutti i trattamenti sono effettuati in conformità della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.

L'accesso al repertorio interno è possibile per gli utenti autenticati delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE tramite EU Login. Sono in atto misure tecniche e organizzative per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai dati estesi visualizzati nell'elenco interno. Tali misure comprendono controlli dell'accesso, cifratura nel transito e revisioni periodiche della sicurezza.

La Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Le misure tecniche comprendono azioni adeguate per affrontare la sicurezza online, il rischio di perdita o modifica dei dati o l'accesso non autorizzato. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.

7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati

L'accesso ai dati personali trattati nel repertorio interno è consentito:

• al personale autorizzato dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE incaricato di effettuare il trattamento, in base al principio della "necessità di sapere";
• al personale autorizzato della DG HR (servizio responsabile di COMREF), per i dati provenienti da COMREF/Sysper;
• al personale autorizzato delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE, che può consultare il repertorio interno tramite autenticazione EU Login;
• al contraente responsabile dell'hosting e della manutenzione della piattaforma EU Whoiswho che elabora i dati per conto dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE nell'ambito di opportuni accordi per il trattamento dei dati.

Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e, se del caso, altri eventuali accordi in materia di riservatezza. I dati estesi visualizzati nel repertorio interno (descrizioni delle mansioni, foto ritratti, dati sul personale non dirigenziale) non sono messi a disposizione del pubblico, del portale Open Data dell'UE o di terzi esterni.

I dati del repertorio interno non sono trasferiti a paesi al di fuori dell'UE o del SEE, né a organizzazioni internazionali.

8. Quali sono i diritti dell'interessato e come esercitarli

I Suoi diritti di "interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e ricomprendono in particolare:

• il diritto di accedere ai propri dati personali;
• il diritto di rettificarli;
• il diritto di cancellarli;
• il diritto di limitarne il trattamento;
• il diritto di opporsi al trattamento nonché
• il diritto alla portabilità dei dati, se del caso.

Per l'esercizio dei Suoi diritti può rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario può rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro dati di contatto figurano al punto 9.

Si noti che per i dati provenienti dal sistema delle risorse umane della Sua istituzione (ad esempio Sysper/COMREF per il personale della Commissione), le richieste di rettifica devono essere indirizzate in primo luogo al Suo servizio Risorse umane, in quanto l'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE si basa sui dati forniti dall'istituzione di origine.

Se desidera esercitare i Suoi diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici, La preghiamo di darne descrizione (numero di riferimento del registro, come specificato al punto 10) nella richiesta.

9. Contatti

• Il titolare del trattamento

Se desidera esercitare i Suoi diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure se ha osservazioni, domande o questioni che La preoccupano, o se desidera proporre reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei Suoi dati personali, può contattare il titolare del trattamento, vale a dire l'unità A.5, "Portale e servizi web", dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, all'indirizzo OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Il responsabile della protezione dei dati della Commissione

Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725 può contattare il responsabile della protezione dei dati (EC-DPO-INTERNAL@ec.europa.eu).

Il responsabile della protezione dei dati dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE può essere contattato al seguente indirizzo: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Il Garante europeo della protezione dei dati

Ha il diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu) se ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode a norma del regolamento (UE) 2018/1725, a seguito di trattamento dei Suoi dati personali a cura del titolare del trattamento.

10. Dove trovare ulteriori informazioni

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-00447. Il registro completo dei trattamenti (DPR-EC-00447.7) è disponibile nel registro interno del responsabile della protezione dei dati della Commissione al seguente indirizzo: https://intragate.ec.europa.eu/dpms/record/DPR-EC-00447.7.

L'accordo interno che disciplina la versione interna di EU Whoiswho (Ares (2026) 4621554), firmato tra l'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE e la DG HR, è allegato al registro dei trattamenti.