PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Trattamento: EU Whoiswho - Repertorio ufficiale dell'Unione europea

Titolare del trattamento: Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, unità A.5, "Portale e servizi web"

Numero di registro: DPR-EC-00447

1. Introduzione

La Commissione europea ("Commissione") s'impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati.

Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i Suoi dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i Suoi diritti al riguardo. Più oltre troverà i recapiti del titolare del trattamento, cui potrà rivolgersi per esercitare i Suoi diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.

Le informazioni relative all'operazione di trattamento "EU Whoiswho - Repertorio ufficiale dell'Unione europea", effettuata dall'Unità A.5 "Portale e servizi web" dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, sono riportate qui di seguito.

2. Perché e come vengono trattati i dati personali

Finalità del trattamento L'Unità A.5 "Portale e servizi web" dell'Ufficio delle pubblicazioni raccoglie e utilizza le informazioni personali per pubblicarle nel repertorio "EU Whoiswho", accessibile all'indirizzo: https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

Il trattamento consiste nel rendere pubblicamente disponibile il repertorio ufficiale del personale che lavora presso le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE, nonché dei membri del Parlamento e di altri gruppi.

I Suoi dati personali non saranno utilizzati per un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali

Trattiamo i Suoi dati personali perché:

• il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE;
• il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento.
• Base giuridica del trattamento dei dati: mandato dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE, decisione 2009/496/CE, Euratom del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale europeo e del Comitato delle regioni, del 26 giugno 2009, relativa all’organizzazione e al funzionamento dell'Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea. e articolo 15 TFUE (obbligo di trasparenza).

4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento

Per effettuare il trattamento l'Unità A.5 "Portale e servizi web" dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE raccoglie le seguenti categorie di dati personali:

Personale della Commissione con funzioni dirigenziali: cognome, nome e numero di telefono. Personale interno della segreteria del Parlamento (solo la direzione): cognome e nome, numero di telefono e indirizzi. Per il personale restante interessato, i dati dipendono dalla scelta della rispettiva istituzione europea.

Sono in ogni caso elencati l'indirizzo professionale generico (edificio), l'indirizzo generico di posta elettronica e il numero del centralino dell'organizzazione.

Deputati al Parlamento europeo, membri delle segreterie dei gruppi politici del Parlamento europeo, membri del Comitato dei rappresentanti permanenti del Consiglio, membri del Consiglio di stabilizzazione e di associazione, capi delle delegazioni e degli uffici dell'UE: i dati possono includere anche il nome completo, l'indirizzo e-mail e amministrativo completo, il numero di telefono e una foto.

Riceviamo i Suoi dati personali dalla Sua unità/dipartimento responsabile delle risorse umane mediante un trasferimento automatizzato o semiautomatizzato di dati .

La scelta dei dati trattati è a discrezione di ciascuna istituzione, organo e organismo dell'UE partecipante.

Un quadro completo delle categorie di dati figura nell'allegato "Campi dati EU Whoiswho".

5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali

L'unità A.5 "Portale e servizi web" dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE conserva i dati personali solo per il tempo strettamente necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento, vale a dire provvedere all'aggiornamento costante del repertorio del personale delle istituzioni europee "EU Whoiswho". Se cambia posizione all'interno dei servizi dell'UE, tale cambiamento verrà registrato nel repertorio "EU Whoiswho" entro un breve lasso di tempo. Se lascia i servizi dell'UE, i Suoi dati personali saranno cancellati dal repertorio entro un breve lasso di tempo.

In qualsiasi momento i dati personali sono archiviati in una banca dati non pubblica, dalla quale saranno cancellati dopo 5 anni.

Oltre al sito web "EU Whoiswho", l'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE cura anche le seguenti versioni del repertorio:

• una versione annuale integrale del repertorio (in formato PDF), conservata nella sezione "Archivio" del sito (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who/archive) a fini storici;
• estratti bimestrali per istituzione dell'UE (in formato PDF). Essendo aggiornati regolarmente, ogni nuova versione sostituisce quella precedente (che non viene archiviata).
• Inoltre, i dati del repertorio "EU Whoiswho" possono essere scaricati dal portale Open Data dell'UE (https://data.europa.eu/).

6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali

Tutti i dati in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati, ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea. Tutti i trattamenti sono effettuati in conformità della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.

Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.

7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati

L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento e al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza. Le informazioni raccolte non vengono trasmesse a terzi.

Il repertorio è accessibile al pubblico al seguente indirizzo: https://publications.europa.eu/en/web/who-is-who.

8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli

I Suoi diritti di "interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e ricomprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali, di rettificarli o cancellarli e il diritto di limitarne il trattamento. Ove applicabile ha anche il diritto di opporsi al trattamento e il diritto alla portabilità dei dati.

Per l'esercizio dei Suoi diritti può rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario può rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro recapiti figurano al punto 9.

Se desidera esercitare i Suoi diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici, la preghiamo di darne descrizione (numero di riferimento del registro, come specificato al punto 10) nella richiesta.

9. Contatti

• Il titolare del trattamento

Se desidera esercitare i Suoi diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure se ha osservazioni, domande o questioni che La preoccupano, o se desidera proporre reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei Suoi dati personali, può contattare il titolare del trattamento, vale a dire l'unità A.5, "Portale e servizi web", dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, all'indirizzo OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Il responsabile della protezione dei dati della Commissione

Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725 può contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Il responsabile della protezione dei dati dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE può essere contattato al seguente indirizzo: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu

• Il Garante europeo della protezione dei dati

Ha il diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu) se ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode a norma del regolamento (UE) 2018/1725, a seguito di trattamento dei Suoi dati personali a cura del titolare del trattamento.

10. Dove trovare ulteriori informazioni

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: : http://ec.europa.eu/dpo-register.

Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-00447.