JŪSŲ ASMENS DUOMENŲ APSAUGA

Duomenų tvarkymo operacija: Oficialus Europos Sąjungos katalogas „EU Whoiswho“

Duomenų valdytojas – Europos Sąjungos leidinių biuro A.5 skyrius „Portalas ir saityno paslaugos“

Registracijos numeris – DPR-EC-00447.

1. Įvadas

Europos Komisija (toliau – Komisija) yra įsipareigojusi saugoti jūsų asmens duomenis ir gerbti jūsų privatumą. Komisija renka ir vėliau tvarko asmens duomenis laikydamasi 2018 m. spalio 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) 2018/1725 dėl fizinių asmenų apsaugos Sąjungos institucijoms, organams, tarnyboms ir agentūroms tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo.

Šiame pareiškime dėl privatumo paaiškinama, kodėl tvarkome jūsų asmens duomenis, kaip renkame ir tvarkome visus pateiktus asmens duomenis, kaip užtikriname visų pateiktų asmens duomenų apsaugą, kaip ta informacija naudojama ir kokiomis su savo asmens duomenimis susijusiomis teisėmis galite naudotis. Jame taip pat pateikiami atsakingo duomenų valdytojo, į kurį galite kreiptis, kad pasinaudotumėte savo teisėmis, duomenų apsaugos pareigūno ir Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūno kontaktiniai duomenys.

Toliau pateikiama informacija, susijusi su duomenų tvarkymu „EU Whoiswho“ (Europos Sąjungos vidaus kataloge), kurią vykdo Europos Sąjungos leidinių biuro A.5 skyrius „Portalas ir saityno paslaugos“.

2. Kodėl ir kaip tvarkome jūsų asmens duomenis?

Duomenų tvarkymo tikslas ES leidinių biuro A.5 skyrius „Portalas ir saityno paslaugos“ renka ir naudoja jūsų asmeninę informaciją, kad ją paskelbtų „EU Whoiswho“, kurį galima rasti adresu https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

Duomenų tvarkymo operacija apima oficialaus ES institucijų, įstaigų ir agentūrų darbuotojų bei Parlamento narių ir kitų grupių katalogo viešą skelbimą.

Jūsų asmens duomenys nenaudojami automatizuotam sprendimų priėmimui, įskaitant profiliavimą.

3. Kokiu teisiniu pagrindu (-ais) tvarkome jūsų asmens duomenis?

Jūsų asmens duomenis tvarkome, todėl, kad

• tvarkyti duomenis būtina atliekant užduotį viešojo intereso labui arba vykdant Sąjungos institucijoms, organams, įstaigoms ir agentūroms pavestus viešosios valdžios įgaliojimus;
• tvarkyti duomenis būtina, kad būtų įvykdyta duomenų valdytojui nustatyta teisinė pareiga.
• Duomenų tvarkymo teisinis pagrindas: ES leidinių biuro įgaliojimai, 2009 m. birželio 26 d. Europos Parlamento, Tarybos, Komisijos, Teisingumo Teismo, Audito Rūmų, Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komiteto ir Regionų komiteto sprendimas 2009/496/EB, Euratomas, dėl Europos Sąjungos leidinių biuro veiklos organizavimo; ir SESV 15 straipsnis (skaidrumo pareiga).

4. Kokius asmens duomenis renkame ir toliau tvarkome?

Kad atliktų šią duomenų tvarkymo operaciją, ES leidinių biuro A.5 skyrius „Portalas ir saityno paslaugos“ renka toliau nurodytų rūšių asmens duomenis.

Vadovaujamas pareigas einantys Komisijos darbuotojai: pavardė, vardas ir telefono numeris. Parlamento sekretoriato vidaus darbuotojai (tik vadovybė): pavardė ir vardas, telefono numeris ir adresai. Kitų ES institucijų darbuotojų duomenys priklauso nuo atitinkamos ES institucijos pasirinkimo.

Šių duomenų subjektų atveju nurodomas bendras organizacijos darbo adresas (pastatas), bendras e. pašto adresas ir centrinis telefono numeris.

Europos Parlamento nariai, Europos Parlamento frakcijų sekretoriatų nariai, Tarybos Nuolatinių atstovų komiteto nariai, Stabilizacijos ir asociacijos tarybos nariai, ES delegacijų ir biurų vadovai: į duomenis dar gali būti įtraukti visas vardas, visas e. pašto adresas ir biuro adresas, telefono numeris ir portretinė nuotrauka.

Jūsų asmens duomenis juos automatiškai arba pusiau automatiškai perdavus gavome iš jūsų skyriaus arba departamento, atsakingo už žmogiškuosius išteklius .

Tvarkomus duomenis savo nuožiūra pasirenka dalyvaujančios ES institucijos, įstaigos, organai ir agentūros.

Išsami duomenų kategorijų apžvalga pateikta priede „„EU Whoiswho“ duomenų laukai“.

5. Kiek laiko saugome jūsų asmens duomenis?

ES leidinių biuro A.5 skyrius „Leidinių biuro portalas“ jūsų asmens duomenis saugo tiek laiko, kiek reikia tikslui, kuriuo duomenys renkami arba toliau tvarkomi, pasiekti, t. y. tvarkyti atnaujinamą ES institucijų darbuotojų katalogą „EU Whoiswho“. Jei ES tarnybose jūsų pareigos pasikeistų, kataloge „EU Whoiswho“ tai bus nurodyta netrukus. Jei paliktumėte ES tarnybas, kataloge „EU Whoiswho“ jūsų duomenų netrukus neliks.

Bet kuriuo metu jūsų asmens duomenys archyvuojami neviešoje duomenų bazėje, iš kurios jie bus ištrinti po penkerių metų.

Be interneto svetainės „EU Whoiswho“, Leidinių biuras dar rengia:

• metinę išsamią katalogo versiją (PDF), kuri saugoma svetainės archyvų dalyje (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/en/web/who-is-who/archive) istorijos tikslais;
• du kartus per mėnesį skelbiamus atskirų ES institucijų išrašus (PDF). Kadangi jie reguliariai atnaujinami, kiekviena nauja versija pakeičia ankstesnę versiją (ši nearchyvuojama);
• be to, „EU Whoiswho“ duomenis galima atsisiųsti iš ES atvirųjų duomenų portalo (http://data.europa.eu/euodp/en/home).

6. Kaip saugome jūsų asmens duomenis?

Visi elektroninio formato asmens duomenys (e. laiškai, dokumentai, duomenų bazės, įkelti duomenų rinkiniai ir pan.) saugomi Europos Komisijos serveriuose. Visos duomenų tvarkymo operacijos vykdomos laikantis 2017 m. sausio 10 d. Komisijos sprendimo (ES, Euratomas) 2017/46 dėl Europos Komisijos ryšių ir informacinių sistemų saugumo.

Kad apsaugotų Jūsų asmens duomenis, Komisija taiko tam tikras technines ir organizacines priemones. Prie techninių priemonių priskiriami atitinkami veiksmai, kuriais, atsižvelgiant į su asmens duomenų tvarkymu susijusią riziką ir tvarkomų duomenų pobūdį, užtikrinamas saugumas internete ir mažinama duomenų praradimo, pakeitimo ar neteisėtos prieigos prie jų rizika. Prie organizacinių priemonių priskiriamas prieigos prie asmens duomenų suteikimas tik įgaliotiems asmenims, turintiems teisėtą poreikį su jais susipažinti šios duomenų tvarkymo operacijos tikslais.

7. Kam prieinami ir atskleidžiami jūsų asmens duomenys?

Susipažinti su Jūsų asmens duomenimis gali Komisijos darbuotojai, atsakingi už šios duomenų tvarkymo operacijos vykdymą, ir darbuotojai, kuriems, remiantis būtinybės žinoti principu, suteiktas leidimas. Šie darbuotojai laikosi teisės aktais nustatytų ir prireikus papildomų konfidencialumo susitarimų. Surinkta informacija nebus teikiama jokiai trečiajai šaliai.

Katalogas viešai skelbiamas adresu https://publications.europa.eu/en/web/who-is-who.

8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip jomis pasinaudoti?

Kaip duomenų subjektas, pagal Reglamento (ES) 2018/1725 III skyrių (14–25 straipsnius) turite specialių teisių, visų pirma teisę susipažinti su savo asmens duomenimis, teisę reikalauti juos ištaisyti arba ištrinti ir teisę apriboti savo asmens duomenų tvarkymą. Atitinkamais atvejais taip pat turite teisę nesutikti, kad jūsų asmens duomenys būtų tvarkomi, arba teisę į duomenų perkeliamumą.

Jei norite pasinaudoti savo teisėmis, kreipkitės į duomenų valdytoją arba, kilus nesutarimui, į duomenų apsaugos pareigūną. Prireikus taip pat galite kreiptis ir į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną. Jų kontaktiniai duomenys pateikiami toliau, 9 skyriuje.

Jei pageidaujate pasinaudoti savo teisėmis, susijusiomis su viena ar keliomis konkrečiomis duomenų tvarkymo operacijomis, savo prašyme pateikite jų aprašymą (pavyzdžiui, 10 skirsnyje nurodytą registracijos numerį (‑ius)).

9. Kontaktinė informacija

• Duomenų valdytojas

Jei norite pasinaudoti savo teisėmis pagal Reglamentą (ES) 2018/1725 arba turite pastabų, klausimų arba abejonių, arba jei norite pateikti skundą dėl jūsų asmens duomenų rinkimo ir naudojimo, galite kreiptis į duomenų valdytoją (ES leidinių biuro A.5 skyrius „Portalas ir saityno paslaugos“) adresu OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu..

• Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas

Klausimais, susijusiais su jūsų asmens duomenų tvarkymu pagal Reglamentą (ES) 2018/1725, galite kreiptis į duomenų apsaugos pareigūną (e. pašto adresu DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Į ES leidinių biuro duomenų apsaugos koordinatorių galima kreiptis šiuo adresu: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas

Jei manote, kad duomenų valdytojui tvarkant jūsų asmens duomenis buvo pažeistos jūsų teisės pagal Reglamentą (ES) 2018/1725, turite teisę kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną (galite pateikti jam skundą e. paštu edps@edps.europa.eu).

10. Kur rasti išsamesnės informacijos?

Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas skelbia visų Komisijos atliekamų asmens duomenų tvarkymo operacijų, kurios yra dokumentuojamos ir apie kurias pranešama jo tarnybai, registrą. Su šiuo registru susipažinti galima adresu : http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ši konkreti duomenų tvarkymo operacija yra įtraukta į viešą duomenų apsaugos pareigūno registrą ir jai suteiktas registracijos numeris DPR-EC-00447.