JŪSU PERSONAS DATU AIZSARDZĪBA

Apstrādes darbība: “EU Whoiswho” — iekšējais rādītājs

Datu pārzinis: Eiropas Savienības Publikāciju birojs, A.5 nodaļa “Portāls un tīmekļa pakalpojumi“

Apstrādes darbības ieraksta numurs: DPR-EC-00447

1. Ievads

Eiropas Komisija (turpmāk “Komisija”) ir apņēmusies aizsargāt personas datus un ievērot privātumu. Tā personas datus vāc un tālāk apstrādā saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulu (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti.

Šajā paziņojumā par privātumu ir izskaidrots jūsu personas datu apstrādes nolūks, veids, kādā visi sniegtie personas dati tiek vākti, apstrādāti un aizsargāti, kā šī informācija tiek izmantota un kādas tiesības jums ir saistībā ar jūsu personas datiem. Tajā sniegta arī kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura vērsties, lai izmantotu savas tiesības, kā arī datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.

ES darbinieku oficiālajam rādītājam “EU Whoiswho” ir publiska versija un iekšēja versija, ko var izmantot ES darbinieki. Šis paziņojums par privātumu attiecas uz iekšējo rādītāju. Zemāk ir sniegta informācija par apstrādes darbību “Eiropas Savienības iekšējais rādītājs – “EU Whoiswho””, ko veic Eiropas Savienības Publikāciju biroja A.5 nodaļa “Portāls un tīmekļa pakalpojumi”.

2. Kāpēc un kā apstrādājam jūsu personas datus?

Apstrādes darbības nolūks: ES Publikāciju biroja A.5. nodaļa “Portāls un tīmekļa pakalpojumi” vāc un izmanto jūsu personas datus publicēšanai iekšējā rādītājā “EU Whoiswho”, kas pieejams vietnē https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

ES iestāžu, struktūru, biroju un aģentūru darbinieki var piekļūt iekšējam rādītājam “EU Whoiswho”, kad viņi autentificējas, izmantojot “EU Login”. Iekšējais rādītājs satur visu Eiropas Komisijas dienestu darbinieku detalizētus personas datus, ieskaitot darba aprakstus un portretfotogrāfijas.

Apstrādes darbība ietver kontaktinformācijas un organizatoriskās informācijas pieejamības nodrošināšanu pilnvarotiem ES darbiniekiem, lai atvieglotu iekšējo saziņu, sadarbību un ES iestāžu operatīvo darbību.

Jūsu personas dati netiks izmantoti nedz automatizētai lēmumu pieņemšanai, nedz profilēšanai.

3. Kāds ir jūsu personas datu apstrādes juridiskais pamats?

Jūsu personas datus apstrādājam šādu iemeslu dēļ:

• apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu sabiedrības interesēs vai īstenotu Savienības iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām piešķirtās oficiālās pilnvaras;
• apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz pārzini attiecināmu juridisku pienākumu;
• apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu līgumu, kurā datu subjekts ir līgumslēdzēja puse (darba attiecības ar ES iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām).

Juridiskais pamats: Publikāciju biroja mandāts, Eiropas Parlamenta, Padomes, Komisijas, Tiesas, Revīzijas palātas, Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejas un Reģionu komitejas 2009. gada 26. jūnija Lēmums 2009/496/EK (Euratom) par Eiropas Savienības Publikāciju biroja struktūru un darbību; LESD 15. pants (pārredzamības pienākums).

Iekšējo rādītāju regulē arī iekšējā vienošanās Ares(2026) 4621554, kas 2026. gada maijā tika parakstīta starp ES Publikāciju biroju un Cilvēkresursu ģenerāldirektorātu. Šī iekšējā vienošanās regulē iekšējā rādītāja noformējumu visiem dienestiem un darbiniekiem un nosaka attiecīgo ģenerāldirektorātu (ĢD) kā datu pārziņu un apstrādātāju pienākumus.

Īpašu kategoriju personas dati: iekšējā rādītājā var apstrādāt datus, kas atklāj piederību arodbiedrībai, ja Eiropas Komisijas darbinieki ir nodarbināti arodbiedrībā un ir reģistrēti arodbiedrībā.

4. Kādus personas datus mēs vācam un apstrādājam?

Lai veiktu šo apstrādes darbību, Publikāciju biroja A.5 nodaļa “Portāls un tīmekļa pakalpojumi“ vāc šādus personas datus:

uzvārds un vārds, oficiālie tituli, profesionālā e-pasta adrese, profesionālais tālruņa numurs, amata nosaukums, amata apraksts un portretfotogrāfija. Tiek sniegta arī visu datu subjektu organizācijas vispārējā darba adrese (ēka), vispārējā e-pasta adrese un centrālais tālruņa numurs. Iekšējais rādītājs aptver visus Eiropas Komisijas departamentu darbiniekus, ieskaitot tos, kas neieņem vadošus amatus.

Apstrādājamo datu izvēle ir iesaistīto ES iestāžu, struktūru, biroju un aģentūru ziņā. Mēs saņemam jūsu personas datus no jūsu cilvēkresursu nodaļas/departamenta, izmantojot automatizētu vai daļēji automatizētu datu pārsūtīšanu (Sysper/COMREF Eiropas Komisijas dienestiem un izpildaģentūrām).

Pilnīgs pārskats par datu kategorijām katrā iestādē ir iekļauts pielikumā ””EU Whoiswho” datu veidi” (DPR-EC-00447).

5. Cik ilgi glabājam jūsu personas datus?

ES Publikāciju biroja A.5. nodaļa “Portāls un tīmekļa pakalpojumi” glabā jūsu personas datus tik ilgi, kamēr jūs aktīvi darbojaties ES iestādēs, struktūrās, birojos vai aģentūrās. Ja maināt savu amatu ES dienestos, tas drīz tiks atspoguļots iekšējā “ES Whoiswho” rādītājā. Ja pametīsiet darbu ES dienestos, jūsu personas dati drīz tiks dzēsti no iekšējā rādītāja.

Piemēro šādus datu glabāšanas noteikumus:

• aktīvie dati: glabā tik ilgi, kamēr attiecīgā persona ir nodarbināta;
• datu rezerves kopijas: glabā ne ilgāk kā 2 gadus.

6. Kā mēs aizsargājam un glabājam jūsu personas datus?

Visi personas dati elektroniskā formātā (e-pasta vēstules, dokumenti, datubāzes, augšupielādētu datu kopumi utt.) glabājas Eiropas Komisijas serveros. ES Publikāciju biroja IT sistēmas pārvalda DIGIT ĢD. Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Komisijas Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 (2017. gada 10. janvāris) par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Iekšējais rādītājs ir pieejams lietotājiem no ES iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām, kuri ir autentificējuši savu identitāti, izmantojot “EU Login”. Ir ieviesti tehniski un organizatoriski pasākumi, lai nodrošinātu, ka tikai pilnvaroti lietotāji var piekļūt paplašinātajiem datiem, kas iekļauti iekšējā rādītājā. Šie pasākumi ietver piekļuves kontroli, šifrēšanu pārsūtīšanas laikā un regulāras drošības pārbaudes.

Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Tehniskie pasākumi ietver atbilstošas darbības, lai gādātu par drošību tiešsaistē, novērstu datu zuduma, datu pārveidošanas vai neatļautas piekļuves risku. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros personas datiem var piekļūt tikai pilnvarotas personas, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.

7. Kas var piekļūt jūsu personas datiem, un kam tos izpauž?

Piekļuve iekšējā rādītājā apstrādātajiem personas datiem tiek nodrošināta:

• ES Publikāciju biroja pilnvarotiem darbiniekiem, kas ir atbildīgi par šīs apstrādes darbības veikšanu, ievērojot principu, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā nepieciešama darbam;
• HR ĢD (par COMREF atbildīgais dienests) pilnvarotiem darbiniekiem, attiecībā uz datiem, kas nāk no COMREF/Sysper;
• pilnvarotiem ES iestāžu, struktūru, biroju un aģentūru darbiniekiem, kas var piekļūt iekšējam rādītājam, izmantojot “EU Login” autentificēšanās pakalpojumu;
• darbuzņēmējam, kas atbild par “EU Whoiswho” platformas mitināšanu un uzturēšanu un kas apstrādā datus ES Publikāciju biroja vārdā saskaņā ar atbilstošiem datu apstrādes līgumiem.

Visas šīs personas ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu vienošanos par konfidencialitāti. Iekšējā rādītājā ietvertie paplašinātie dati (darba apraksti, portretfotoattēli, dati par darbiniekiem, kas nav vadītāji), nav pieejami plašai sabiedrībai, ES Atvērto datu portālam vai kādām ārējām trešām personām.

Iekšējā rādītājā ietvertie dati netiek pārsūtīti uz valstīm ārpus ES vai EEZ, kā arī starptautiskām organizācijām.

8. Kādas ir jūsu tiesības, un kā varat tās izmantot?

Jums kā “datu subjektam” saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļu (14.–25. pants) ir noteiktas tiesības:

• tiesības piekļūt saviem personas datiem;
• tiesības labot savus personas datus;
• tiesības dzēst savus personas datus;
• tiesības ierobežot jūsu personas datu apstrādi;
• tiesības iebilst pret apstrādi, kā arī
• attiecīgā gadījumā tiesības uz datu pārnesamību.

Savas tiesības varat īstenot, sazinoties ar datu pārzini vai, domstarpību gadījumā, ar datu aizsardzības speciālistu. Vajadzības gadījumā varat vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Kontaktinformācija ir sniegta 9. punktā zemāk.

Ņemiet vērā, ka attiecībā uz datiem, kas iegūti no jūsu iestādes cilvēkresursu sistēmas (piemēram, Sysper/COMREF Komisijas darbiniekiem), labojumu pieprasījumi vispirms jāadresē jūsu cilvēkresursu nodaļai, jo ES Publikāciju birojs paļaujas uz datiem, ko sniegusi avota iestāde.

Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, savā pieprasījumā norādiet to aprakstu (sk. 10. punktu zemāk).

9. Kontaktinformācija

• Datu pārzinis

Ja vēlaties izmantot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725 vai ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu personas datu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar datu pārzini, ES Publikāciju biroja A.5 nodaļu “Portāls un tīmekļa pakalpojumi” (OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu).

• Komisijas datu aizsardzības speciālists

Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu personas datu apstrādi atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu (EC-DPO-INTERNAL@ec.europa.eu).

Ar ES Publikāciju biroja datu aizsardzības koordinatoru var sazināties, izmantojot šādu adresi: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs

Ja uzskatāt, ka datu pārziņa īstenotās jūsu personas datu apstrādes dēļ ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725, jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja (edps@edps.europa.eu).

10. Kur var atrast sīkāku informāciju?

Komisijas datu aizsardzības speciālists publicē reģistru ar visām dokumentētajām personas datu apstrādes darbībām Komisijā, par kurām viņam ir paziņots. Reģistram var piekļūt, izmantojot šo saiti: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Šī konkrētā apstrādes darbība datu aizsardzības speciālista reģistrā ir iekļauta ar šādu atsauces numuru: DPR-EC-00447. Pilns datu apstrādes ieraksts (DPR-EC-00447.7) ir atrodams Komisijas iekšējā DAS reģistrā šādā adresē: https://intragate.ec.europa.eu/dpms/record/DPR-EC-00447.7.

Iekšējā vienošanās par iekšējo piekļuvi “EU Whoiswho” (Ares (2026) 4621554), kas parakstīta starp ES Publikāciju biroju un Cilvēkresursu ģenerāldirektorātu, ir pievienota šīs apstrādes ierakstam.