JŪSU PERSONAS DATU AIZSARDZĪBA

Apstrādes darbība: “EU Whoiswho” – ES oficiālais kontaktinformācijas katalogs

Datu pārzinis: Eiropas Savienības Publikāciju biroja nodaļa A.5 “Portāls un tīmekļa pakalpojumi“

Atsauces numurs: DPR-EC-00447

1. Ievads

Eiropas Komisija (tālāk tekstā “Komisija“) ir apņēmusies aizsargāt jūsu personas datus un respektēt jūsu privātumu. Tā personas datus vāc un tālāk apstrādā saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulu (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti.

Šajā paziņojumā par privātumu ir izskaidrots jūsu personas datu apstrādes nolūks, veids, kādā visi sniegtie personas dati tiek vākti, apstrādāti un aizsargāti, un tas, kā šī informācija tiek izmantota un kādas tiesības jums ir saistībā ar jūsu personas datiem. Tajā sniegta arī kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura vērsties, lai izmantotu savas tiesības, kā arī datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.

Zemāk sniegta informācija par apstrādes darbību ““EU Whoiswho” – ES oficiālais kontaktinformācijas katalogs”, ko veic Eiropas Savienības Publikāciju biroja nodaļa A.5 “Portāls un tīmekļa pakalpojumi”.

2. Kāpēc un kā apstrādājam jūsu personas datus?

Šīs apstrādes nolūks: Publikāciju biroja nodaļa A.5 “Portāls un tīmekļa pakalpojumi” vāc un izmanto jūsu personas datus, lai tos publicētu lapā “EU Whoiswho” (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who).

Šī apstrādes darbība izpaužas kā ES iestāžu, struktūru, biroju un aģentūru darbinieku, Parlamenta deputātu un citām grupām pieskaitāmu personu kontaktinformācijas oficiālā kataloga publiskošana.

Jūsu personas dati netiks izmantoti nedz automatizētai lēmumu pieņemšanai, nedz profilēšanai.

3. Kāds ir jūsu personas datu apstrādes juridiskais pamats?

Mēs apstrādājam jūsu personas datus šādu iemeslu dēļ:

• apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu sabiedrības interesēs vai īstenotu Savienības iestādēm, struktūrām un aģentūrām piešķirtās oficiālās pilnvaras;
• apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz datu pārzini attiecināmu juridisku pienākumu;
• apstrādes juridiskais pamats: Publikāciju biroja mandāts, Eiropas Parlamenta, Padomes, Komisijas, Tiesas, Revīzijas palātas, Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejas un Reģionu komitejas 2009. gada 26. jūnija Lēmums 2009/496/EK, Euratom par Eiropas Savienības Publikāciju biroja struktūru un darbību; LESD 15. pants (pārredzamības pienākums).

4. Kādus personas datus mēs vācam un apstrādājam?

Lai veiktu šo apstrādes darbību, Publikāciju biroja A.5 nodaļa “Portāls un tīmekļa pakalpojumi” vāc šādus personas datus:

Komisijas darbinieki vadošos amatos: uzvārds, vārds un tālruņa numurs. Parlamenta sekretariāta darbinieki (tikai vadība): uzvārds un vārds, tālruņa numurs un adreses. Tas, kādus datus vāc par citiem ES iestāžu un struktūru darbiniekiem, ir atkarīgs no attiecīgās ES iestādes izdarītās izvēles.

Šo datu subjektu gadījumā tiek norādīta organizācijas vispārējā profesionālā adrese (ēka), attiecīgās organizācijas kopējā e-pasta adrese un centrālais tālruņa numurs.

Eiropas Parlamenta deputāti, Eiropas Parlamenta politisko grupu sekretariātu locekļi, Padomes Pastāvīgo pārstāvju komitejas locekļi, Stabilizācijas un asociācijas padomes locekļi, ES delegāciju un biroju vadītāji: dati var ietvert arī pilnu vārdu, pilnu e-pasta adresi un biroja adresi, tālruņa numuru un foto.

Mēs saņemam jūsu personas datus no jūsu personāla vadības nodaļas, izmantojot automātisku vai daļēji automātisku datu pārsūtīšanu.

Apstrādāto datu izvēle ir katras iesaistītās ES iestādes, struktūras, biroja un aģentūras ziņā.

Pilnīgs pārskats par datu kategorijām ir atrodams pielikumā ““EU Whoiswho” datu lauki”.

5. Cik ilgi mēs glabājam jūsu personas datus?

Publikāciju biroja A.5 nodaļa “Publikāciju biroja portāls” glabā jūsu persondatus tikai tik ilgi, cik tas ir nepieciešams, lai izpildītu savākšanas vai tālākas apstrādes mērķi, proti, uzturētu ES darbinieku kontaktinformācijas atjauninātu katalogu “EU Whoiswho”. Ja mainīsies jūsu amats ES dienestos, tas drīzumā tiks norādīts ES “Whoiswho” direktorijā. Ja aiziesiet no darba ES dienestos, jūsu personas dati drīz pazudīs no “EU Whoiswho”.

Jūsu personas dati tiek arhivēti publiski nepieejamā datubāzē un tiek dzēsti pēc 5 gadiem.

Papildus tīmekļvietnei “EU Whoiswho” Publikāciju Birojs publicē arī šādas versijas:

• kataloga pilnīga versija (PDF formātā, reizi gadā), kuru glabā vietnes arhīva sadaļā (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/en/web/who-is-who/archive) un tur patur vēstures dokumentēšanas nolūkos;
• izvilkums par katru ES iestādi atsevišķi (PDF formātā, divreiz mēnesī). Kad šos materiālus atjaunina, katra jaunā versija pārraksta iepriekšējo (kura netiek arhivēta);
• turklāt “EU Whoiswho” datus var lejupielādēt ES Atvērto datu portālā (http://data.europa.eu/euodp/en/home).

6. Kā mēs aizsargājam jūsu personas datus?

Visi personas dati elektroniskā formātā (e-pasta vēstules, dokumenti, datubāzes, augšupielādētu datu kopumi utt.) glabājas Eiropas Komisijas serveros. Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Komisijas Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 (2017. gada 10. janvāris) par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Lai aizsargātu jūsu personas datus, Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Ņemot vērā ar personas datu apstrādi un apstrādāto personas datu raksturu saistīto risku, tehniskie pasākumi ietver atbilstošas darbības, kas garantē drošību tiešsaistē un novērš tādus riskus kā datu zudumi, datu pārveidošana un neatļauta piekļuve datiem. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros personas datiem var piekļūt tikai pilnvarotas personas, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.

7. Kas var piekļūt jūsu personas datiem, un kam tos izpauž?

Jūsu personas datiem var piekļūt Komisijas darbinieki, kas ir atbildīgi par šīs apstrādes darbības veikšanu, un citi pilnvaroti darbinieki, ievērojot principu, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā nepieciešama darbam. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu vienošanās par konfidencialitāti. Savāktā informācija netiks sniegta nevienai trešai personai.

Kontaktinformācijas katalogs ir brīvi pieejams šādā adresē: https://publications.europa.eu/en/web/who-is-who.

8. Kādas ir jūsu tiesības, un kā varat tās izmantot?

Jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības, proti, tiesības piekļūt saviem personas datiem, tos labot vai dzēst un tiesības ierobežot savu personas datu apstrādi. Attiecīgā gadījumā jums ir arī tiesības iebilst pret datu apstrādi un tiesības uz datu pārnesamību.

Savas tiesības varat īstenot, sazinoties ar datu pārzini vai – domstarpību gadījumā – ar datu aizsardzības speciālistu. Vajadzības gadījumā varat vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Minēto amatpersonu kontaktinformācija ir sniegta 9. punktā zemāk.

Ja vēlaties savas tiesības īstenot saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, savā pieprasījumā sniedziet to aprakstu (norādot atsauci, kā minēts 10. punktā).

9. Kontaktinformācija

• Datu pārzinis

Ja vēlaties izmantot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725 vai ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu personas datu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar datu pārzini – Publikāciju biroja A.5 nodaļu “Portāls un tīmekļa pakalpojumi” –, rakstot uz e-pasta adresi OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Komisijas datu aizsardzības speciālists (DPO)

Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu personas datu apstrādi, kura notiek saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz e-pasta adresi DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

Ar ES Publikāciju biroja datu aizsardzības koordinatoru var sazināties, izmantojot šādu adresi: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu

• Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU)

Ja uzskatāt, ka datu pārziņa īstenotas jūsu personas datu apstrādes dēļ ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725, jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, proti, iesniegt sūdzību, rakstot uz šādu adresi: edps@edps.europa.eu.

10. Kur atrast sīkāku informāciju?

Komisijas datu aizsardzības speciālists publicē visu to Komisijas īstenoto personas datu apstrādes darbību reģistru, kuras ir dokumentētas un par kurām viņam ir paziņots. Reģistram var piekļūt, izmantojot šo saiti: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Šī apstrādes darbība datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ir iekļauta ar šādu atsauces numuru: DPR-EC-00447.