PROTEZZJONI TAD-DATA PERSONALI TIEGĦEK

Operazzjoni ta’ proċessar: Whoiswho tal-UE — viżwalizzazzjoni interna

Kontrollur tad-Data: L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, unità A.5, “Servizzi tal-Portal u tal-Web”

Referenza tar-reġistrazzjoni: DPR-EC-00447

1. Introduzzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Kummissjoni”) intrabtet li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tipproċessa ulterjorment id-data personali skont ir-Regolament (EU) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data.

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega għalfejn nipproċessaw id-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru u nittrattaw id-data personali kollha li tingħata, u kif niżguraw il-protezzjoni tagħha, kif tintuża dik l-informazzjoni, u x’inhuma d-drittijiet tiegħek b’rabta mad-data personali tiegħek. Tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek miegħu, tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

EU Whoiswho — id-direttorju uffiċjali tal-persunal tal-UE — għandu verżjoni pubblika u verżjoni interna għall-użu tal-persunal tal-UE. Din l-istqarrija ta’ privatezza tapplika speċifikament għad-direttorju intern. L-informazzjoni rigward l-operazzjoni tal-ipproċessar “EU Whoiswho – Direttorju Intern tal-Unjoni Ewropea” mill-Unità A.5 “Servizzi tal-Portal u tal-Web” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea hi ppreżentata hawn taħt.

2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Finijiet tal-operazzjoni ta’ pproċessar: : l-Unità A.5, “Servizzi tal-Portal u tal-Web” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tiġbor u tuża l-informazzjoni personali tiegħek għall-pubblikazzjoni tad-direttorju intern ta’ EU Whoiswho, disponibbli f’https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

Il-persunal tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE jista’ jaċċessa d-direttorju intern tal-EU Whoiswho meta jawtentika permezz tal-EU Login. Id-direttorju intern juri data personali estiża — inklużi deskrizzjonijiet tal-impjiegi u ritratti tar-ritratti — tal-persunal kollu fis-servizzi tal-Kummissjoni Ewropea.

L-operazzjoni ta’ pproċessar tikkonsisti fit-tqegħid għad-dispożizzjoni ta’ informazzjoni ta’ kuntatt u organizzazzjonali għall-persunal awtorizzat tal-UE biex jiġu ffaċilitati l-komunikazzjoni interna, il-kollaborazzjoni u l-funzjonament operazzjonali tal-istituzzjonijiet tal-UE.

Id-data personali tiegħek ma tintużax biex jittieħdu deċiżjonijiet b’mod awtomatizzat, inkluż it-tfassil ta’ profili.

3. Fuq liema raġuni(jiet) legali nipproċessaw id-data personali tiegħek

Nipproċessaw id-data personali tiegħek, għax:

• l-ipproċessar ikun meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-l-istituzzjonijiet, il-korpi u l-organi tal-Unjoni;
• l-ipproċessar huwa meħtieġ għall-konformità ma’ obbligu legali li għalih huwa soġġett il-kontrollur;
• l-ipproċessar huwa meħtieġ għat-twettiq ta’ kuntratt li għalih is-suġġett tad-data huwa parti (relazzjoni ta’ impjieg tal-persunal mal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE).

Bażi legali: il-mandat tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE, id-Deċiżjoni 2009/496/KE, Euratom tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u tal-Kumitat tar-Reġjuni tas-26 ta’ Ġunju 2009 dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea; u l-Artikolu 15 tat-TFUE (obbligu ta’ trasparenza).

Id-direttorju intern huwa rregolat ukoll mill-arranġament intern Ares (2026) 4621554, iffirmat f’Mejju 2026 bejn l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet u DG HR. L-arranġament intern jirregola d-dehra tad-direttorju intern tas-servizzi u l-persunal kollha u jiddefinixxi r-responsabbiltajiet tad-DĠs involuti bħala kontrollur u proċessur.

Kategoriji speċjali ta’ data personali: Id-direttorju intern jista’ jipproċessa data li tiżvela s-sħubija fi trade union, f’każijiet fejn il-persunal tal-Kummissjoni Ewropea jitqiegħed għad-dispożizzjoni ta’ trade union u jintwera taħtha.

4. Liema data personali tinġabar u tkun soġġetta għal ipproċessar ulterjuri?

Sabiex titwettaq din l-operazzjoni tal-ipproċessar, l-Unità A.5, “Servizzi tal-Portal u tal-Web” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE tiġbor il-kategoriji ta’ data personali li ġejjin:

il-kunjom u l-isem, it-titli formali, l-indirizz tal-posta elettronika professjonali, in-numru tat-telefown tal-uffiċċju, it-titlu tal-funzjoni, id-deskrizzjoni tal-impjieg u r-ritratt tar-ritratt. Għas-suġġetti tad-data kollha, huma elenkati wkoll l-indirizz tax-xogħol ġeneriku (bini), l-indirizz tal-posta elettronika ġeneriku u n-numru tat-telefon ċentrali tal-organizzazzjoni. Id-direttorju intern ikopri l-persunal kollu tas-servizzi tal-Kummissjoni Ewropea, inklużi pożizzjonijiet mhux maniġerjali.

L-għażla tad-data pproċessata hija fid-diskrezzjoni tal-istituzzjonijiet, il-korpi u l-organi parteċipanti tal-UE. Nirċievu d-data personali tiegħek mill-unità/dipartiment tiegħek inkarigat mir-riżorsi umani, permezz ta’ trasferiment awtomatizzat jew semiawtomatizzat tad-data (Sysper/COMREF għas-servizzi tal-Kummissjoni Ewropea u l-aġenziji eżekuttivi).

Ħarsa ġenerali sħiħa lejn il-kategoriji tad-data għal kull istituzzjoni tinsab fid-dokument mehmuż “EU Whoiswho tip ta' data” (DPR-EC-00447).

5. Għal kemm żmien inżommuha d-data personali tiegħek?

L-unità A.5 “Servizzi tal-Portal u tal-Web” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE żżomm id-data personali tiegħek sakemm tkun f’servizz attiv fl-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji jew l-aġenziji tal-UE. Jekk tibdel il-pożizzjoni tiegħek fis-servizzi tal-UE, dan jiġi rifless wara dewmien qasir fid-direttorju intern ta’ EU Whoiswho. Jekk titlaq mis-servizzi tal-UE, id-data personali tiegħek titneħħa mill-viżwalizzazzjoni interna wara dewmien qasir.

Japplikaw dawn ir-regoli dwar iż-żamma tad-data li ġejjin: :

• Data attiva: tinżamm sakemm is-suġġett tad-data jibqa’ fis-servizz
• Backups tad-data: miżmuma għal massimu ta’ sentejn.

6. Kif inħarsu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Id-data personali kollha b’format elettroniku (ittri elettroniċi, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet tad-data mtellgħa f’sistema, eċċ.) tinħażen fis-servers tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE. Is-sistemi tal-IT tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE huma ġestiti minn DIGIT. L-operazzjonijiet ta’ pproċessar kollha jitwettqu skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta’ Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta’ komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

L-aċċess għad-direttorju intern huwa possibbli għall-utenti awtentikati tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE permezz tal-EU Login. Hemm fis-seħħ miżuri tekniċi u organizzattivi biex jiġi żgurat li l-utenti awtorizzati biss ikunu jistgħu jaċċessaw id-data estiża murija fid-direttorju intern. Dawn il-miżuri jinkludu kontrolli tal-aċċess, kriptaġġ fi tranżitu u rieżamijiet regolari tas-sigurtà.

Il-Kummissjoni stabbiliet għadd ta’ miżuri tekniċi u organizzattivi. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju ta’ telf tad-data, it-tibdil tad-data, jew l-aċċess mhux awtorizzat. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għal persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar.

7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?

L-aċċess għad-data personali pproċessata fid-direttorju intern huwa pprovdut lil

• Persunal awtorizzat tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar, skont il-prinċipju tal- “ħtieġa ta’ tagħrif”;
• Persunal awtorizzat tad-DĠ HR (servizz responsabbli għall-COMREF), għal data li toriġina mill-COMREF/Sysper;
• Persunal awtorizzat tal-l-istituzzjonijiet, il-korpi u l-organi tal-UE, li jista’ jikkonsulta d-direttorju intern permezz tal-awtentikazzjoni tal-EU Login;
• Il-kuntrattur responsabbli għall-ospitar u l-manutenzjoni tal-pjattaforma EU Whoiswho li tipproċessa d-data f’isem l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE skont ftehimiet xierqa dwar l-ipproċessar tad-data.

Dan il-persunal jirrispetta l-ftehimiet statutorji, u kull fejn meħtieġ, il-ftehimiet addizzjonali tal-kunfidenzjalità. Id-data estiża murija fid-direttorju intern (deskrizzjonijiet tal-impjiegi, ritratti tar-ritratti, data dwar il-persunal mhux maniġerjali) ma tkunx disponibbli għall-pubbliku ġenerali, għall-Portal tad-Data Miftuħa tal-UE, jew għal kwalunkwe parti terza esterna.

Id-data tad-direttorju intern ma tiġix ittrasferita lil pajjiżi barra mill-UE jew miż-ŻEE, u lanqas lil organizzazzjonijiet internazzjonali.

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14–25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari:

• id-dritt li taċċessa d-data personali tiegħek;
• id-dritt li tirrettifika d-data personali tiegħek;
• id-dritt li tħassar id-data personali tiegħek;
• id-dritt li tirrestrinġi l-ipproċessar tad-data personali tiegħek;
• id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar; miftuma
• id-dritt għall-portabbiltà tad-data, fejn applikabbli.

Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun hemm bżonn, tista’ tikkuntattja wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni biex tkun tista’ tikkuntattjahom issibha fit-Taqsima 9 hawn taħt.

Jekk jogħġbok innota li għad-data li toriġina mis-sistema tar-riżorsi umani tal-istituzzjoni tiegħek (eż. Sysper/COMREF għall-persunal tal-Kummissjoni), it-talbiet għal rettifika għandhom l-ewwel nett jiġu diretti lid-dipartiment tar-riżorsi umani tiegħek, peress li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE jiddependi fuq id-data kif ipprovduta mill-istituzzjoni tas-sors.

Fejn tkun tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni tal-ipproċessar speċifika waħda jew aktar, fit-talba tiegħek jekk jogħġbok ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-referenza/i tar-Reġistru/i tagħhom kif speċifikat fit-Taqsima 10 hawn taħt).

9. Informazzjoni ta’ kuntatt

• Il-Kontrollur tad-Data

Jekk tixtieq teżerċita drittijietek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, tista’ tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, l-unità A.5 “Servizzi tal-Portal u tal-Web”, tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (DPO)

Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (EC-DPO-INTERNAL@ec.europa.eu) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.

Il-Koordinatur tal-Protezzjoni tad-Data tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE jista’ jiġi kkuntattjat fuq: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS, European Data Protection Supervisor)

Għandek id-dritt għal rikors mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 inkisru b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali tiegħek mill-kontrollur tad-data.

10. Fejn tista’ ssib aktar informazzjoni dettaljata?

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar tad-data personali mill-Kummissjoni, li jkunu ġew dokumentati u nnotifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru bil-link li ġej: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru tad-DPO bir-referenza tar-Rekord li ġejja: DPR-EC-00447. Ir-rekord sħiħ tal-ipproċessar (DPR-EC-00447.7) huwa disponibbli fir-reġistru intern tal-UPD tal-Kummissjoni fuq: https://intragate.ec.europa.eu/dpms/record/DPR-EC-00447.7.

L-arranġament intern li jirregola l-opinjoni interna tal-EU Whoiswho (Ares (2026) 4621554), iffirmat bejn l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE u d-DĠ HR, huwa mehmuż mar-rekord tal-ipproċessar.