PROTEZZJONI TAD-DATA PERSONALI

Operazzjoni ta’ proċessar: EU Whoiswho – Direttorju Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

Kontrollur tad-Data: L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, unità A.5, “Servizzi tal-Portal u tal-Web”

Referenza tar-reġistrazzjoni: DPR-EC-00447

1. Introduzzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Kummissjoni”) hija impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tipproċessa ulterjorment id-data personali skont ir-Regolament (EU) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data.

Din id-dikjarazzjoni ta’ privatezza tispjega r-raġuni għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru, nittrattaw u niżguraw il-protezzjoni tad-data personali kollha pprovduta, kif tintuża dik l-informazzjoni, u liema drittijiet tista’ teżerċita b’rabta mad-data personali tiegħek. Tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek miegħu, tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-informazzjoni rigward l-operazzjoni tal-ipproċessar “EU Whoiswho – Direttorju Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea” mill-Unità A.5 “Servizzi tal-Portal u tal-Web” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea hi ppreżentata hawn taħt.

2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?

L-għan tal-operazzjoni ta’ pproċessar: l-Unità A.5, “Servizzi tal-Portal u tal-Web” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tiġbor u tuża l-informazzjoni personali tiegħek għall-pubblikazzjoni f’EU Whoiswho https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

L-operazzjoni tal-ipproċessar tikkonsisti f’li d-direttorju uffiċjali tal-istaff li jaħdem għall-istituzzjonijiet, il-korpi u l-aġenziji tal-UE kif ukoll tal-Membri tal-Parlament u ta’ gruppi oħrajn ikun disponibbli pubblikament.

Id-data personali tiegħek ma tintużax biex jittieħdu deċiżjonijiet b’mod awtomatizzat, inkluż it-tfassil ta’ profili.

3. Ir-raġuni(jiet) legali għaliex nipproċessaw id-data personali tiegħek

Nipproċessaw id-data personali tiegħek, għax:

• l-ipproċessar ikun meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-l-istituzzjonijiet, il-korpi u l-organi tal-UE;
• l-ipproċessar ikun meħtieġ għall-konformità ma’ obbligu legali li l-kontrollur hu soġġett għalih.
• Bażi legali għall-ipproċessar: il-mandat tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE, id-Deċiżjoni 2009/496/KE, Euratom tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u tal-Kumitat tar-Reġjuni tas-26 ta’ Ġunju 2009 dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea; u l-Artikolu 15 tat-TFUE (obbligu ta’ trasparenza).

4. Liema data personali niġbru u nipproċessaw iktar?

Sabiex titwettaq din l-operazzjoni tal-ipproċessar, l-Unità A.5, “Servizzi tal-Portal u tal-Web” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE tiġbor il-kategoriji ta’ data personali li ġejjin:

Persunal tal-Kummissjoni f’pożizzjoni maniġerjali: il-kunjom u l-isem u n-numru tat-telefown. Staff intern tas-segretarjat tal-Parlament (maniġment biss): il-kunjom u l-isem, in-numru tat-telefown u l-indirizz. Għal staff ieħor tal-UE ikkonċernat, id-data tiddependi fuq l-għażla tal-istituzzjoni tal-UE rispettiva.

Għal dawn is-suġġetti tad-data, huma elenkati l-indirizz tax-xogħol ġeneriku (bini), l-indirizz tal-email ġeneriku u n-numru tat-telefown ċentrali tal-organizzazzjoni.

Il-membri tal-Parlament Ewropew, il-Membri tas-segretarjati tal-gruppi politiċi tal-Parlament Ewropew, il-Membri tal-Kumitat tar-Rappreżentanti Permanenti tal-Kunsill, il-Membri tal-Kunsill ta’ Stabbilizzazzjoni u ta’ Assoċjazzjoni, il-Kapijiet tad-Delegazzjonijiet u tal-Uffiċċji tal-UE: id-data tista’ tinkludi b’mod addizzjonali l-isem sħiħ, l-indirizz sħiħ tal-email u l-indirizz tal-uffiċċju, in-numru tat-telefown u r-ritratt tal-persuna.

Nirċievu d-data personali tiegħek mill-unità/mid-dipartiment responsabbli għar-riżorsi umani tiegħek, permezz ta’ trasferiment awtomatizzat jew semiawtomatizzat tad-data. .

L-għażla tad-data pproċessata hija fid-diskrezzjoni ta’ kull istituzzjoni, korp, uffiċċju u aġenzija parteċipanti tal-UE.

Ħarsa ġenerali sħiħa lejn il-kategoriji tad-data tinsab fl-anness “fl-oqsfa tad-data EU Whoiswho”

5. Għal kemm żmien inżommuha d-data personali tiegħek?

L-Unità A.5 “Servizzi tal-Portal u tal-Web” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE iżżomm id-data personali tiegħek strettament għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-għan tal-ġbir jew l-ipproċessar ulterjuri, jiġifieri sabiex jinżamm direttorju aġġornat tal-istaff tal-UE f’EU Whoiswho. Jekk tibdel il-pożizzjoni tiegħek fi ħdan is-servizzi tal-UE, dan ikun rifless wara dewmien qasir f’EU Whoiswho. Jekk tħalli s-servizzi tal-UE, id-data personali tiegħek tisparixxi minn EU Whoiswho wara perjodu qasir ta’ żmien.

Fi kwalunkwe ħin, id-data personali tiegħek tiġi arkivjata f’bażi tad-data mhux pubblika, li minnha titħassar wara 5 snin.

Minbarra EU Whoiswho, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE jipproduċi wkoll il-verżjonijiet li ġejjin:

• Verżjoni annwali tad-direttorju kompluta (PDF), li tinżamm fit-taqsima tal-Arkivji tas-sit (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who/archive) u miżmuma hemm għal finijiet storiċi.
• Estratti ta’ kull xahrejn għal kull istituzzjoni tal-UE (PDF). Peress li dawn jiġu aġġornati regolarment, kull verżjoni ġdida tieħu post dik ta’ qabilha (li mhix arkivjata).
• Barra minn hekk, id-data EU Whoiswho hi disponibbli biex tiddawnlowdjaha mill-Portal tad-Data Miftuħa tal-UE (https://data.europa.eu/).

6. Kif nipproteġu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Id-data personali kollha b’format elettroniku (ittri elettroniċi, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet tad-data mtellgħa f’sistema, eċċ.) tinħażen fis-servers tal-Kummissjoni Ewropea. L-operazzjonijiet ta’ proċessar jitwettqu kollha skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta' Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta' komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ numru ta’ miżuri tekniċi u organizzattivi. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju ta’ telf ta’ data, it-tibdil ta’ data jew l-aċċess mhux awtorizzat, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li tkun qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għal persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ proċessar.

7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?

L-aċċess għad-data personali tiegħek jingħata lill-persunal tal-Kummissjoni responsabbli biex iwettaq din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-persunal awtorizzat skont il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif”. Tali staff għandu jirrispetta ftehimiet statutorji, u, fejn meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità. L-informazzjoni li niġbru mhux se tingħata lil xi parti terza.

Id-direttoru hu pubbliku f’https://publications.europa.eu/en/web/who-is-who.

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Bħala “suġġett tad-data” inti għandek drittijiet speċifiċi skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa, tirrettifika jew tħassar id-data personali tiegħek u d-dritt li tillimita l-proċessar tad-data personali tiegħek. Jekk ikun japplika, għandek ukoll id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar jew id-dritt għall-portabbiltà tad-data.

Tista’ teżerċita l-jeddijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun hemm bżonn, tista’ tikkuntattja wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni tal-kuntatt tagħhom tinsab fl-Intestatura 9 ta’ hawn taħt.

Meta tkun tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni tal-ipproċessar speċifika waħda jew aktar, fit-talba tiegħek ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-referenza/i tar-reġistrazzjoni(jiet) tagħhom kif speċifikat fl-Intestatura 10 ta’ hawn taħt).

9. Informazzjoni ta’ kuntatt

• Il-Kontrollur tad-Data

Jekk tixtieq teżerċita drittijietek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, tista’ tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, l-unità A.5 “Servizzi tal-Portal u tal-Web”, tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (DPO)

Inti tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) fil-każ ta’ kwistjonijiet marbuta mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.

Il-koordinatur tal-Protezzjoni tad-Data tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE jista’ jiġi kkuntattjat fuq: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu

• Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS, European Data Protection Supervisor)

Inti għandek id-dritt li tirrikorri (jiġifieri tista’ tressaq ilment ma’) il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li nkisru d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali mill-Kontrollur tad-Data.

10. Fejn tista’ ssib aktar informazzjoni dettaljata?

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar tad-data personali mill-Kummissjoni, li jkunu ġew iddokumentati u nnotifikati lill-UPD. Tista’ taċċessa r-reġistru bil-link li ġejja: : http://ec.europa.eu/dpo-register.

Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tad-DPO bir-referenza tar-Rekord li ġejja: DPR-EC-00447.