BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Verwerkingshandeling: EU Whoiswho – interne weergave

Verwerkingsverantwoordelijke: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, eenheid A.5 “Portaal en Webservices”

Referentienummer: DPR-EC-00447

1. Inleiding

De Europese Commissie (hierna “de Commissie”) hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en persoonlijke levenssfeer. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met inachtneming van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

EU Whoiswho – de officiële gids van EU-personeel – heeft een openbare versie en een interne versie voor EU-personeel. Deze privacyverklaring is specifiek van toepassing op de interne gids. Hieronder vindt u de informatie over de verwerkingshandeling “EU Whoiswho – de interne gids van de Europese Unie”, uitgevoerd door eenheid A.5 “Portaal en Webservices” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerkingshandeling: Eenheid A.5 “Portaal en Webservices” van het Bureau voor publicaties van de EU verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens voor publicatie in de interne gids van de EU Whoiswho, beschikbaar op https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

Personeelsleden van de instellingen, organen en instanties van de EU hebben toegang tot de interne gids van de EU Whoiswho wanneer zij zich met EU Login authenticeren. De interne gids bevat uitgebreide persoonsgegevens – waaronder functiebeschrijvingen en portretfoto’s – van alle personeelsleden van de diensten van de Europese Commissie.

De verwerkingshandeling bestaat uit het beschikbaar stellen van contact- en organisatorische informatie aan bevoegd EU-personeel om de interne communicatie, de samenwerking en het functioneren van de EU-instellingen te vergemakkelijken.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, noch voor profilering.

3. Op welke juridische grondslag(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat:

• de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de Unie is verleend;
• de verwerkingsverantwoordelijke daartoe wettelijk verplicht is;
• de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (arbeidsrelatie van het personeel met de instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de EU).

Rechtsgrondslag: mandaat van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie, Besluit 2009/496/EG, Euratom van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie van de Europese Unie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie, en artikel 15 VWEU (transparantieverplichting).

De interne gids is ook onderworpen aan de bepalingen van de interne regeling Ares(2026)4621554, die in mei 2026 is overeengekomen tussen het Bureau voor publicaties van de EU en DG HR. In de interne regeling zijn de regels vastgesteld voor de weergave van de interne gids van alle diensten en personeelsleden en worden de verantwoordelijkheden van de betrokken DG’s als verwerkingsverantwoordelijke en verwerker omschreven.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: In de interne gids kunnen gegevens worden verwerkt waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt, wanneer een personeelslid van de Europese Commissie bij een vakbond wordt gedelegeerd en in die positie wordt weergegeven.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Ten behoeve van deze verwerkingshandeling verzamelt eenheid A.5 “Portaal en Webservices” van het Bureau voor publicaties van de EU de volgende categorieën persoonsgegevens:

naam en voornaam, officiële titels, professioneel e-mailadres, telefoonnummer van het kantoor, functietitel, functieomschrijving en portretfoto. Van alle betrokkenen worden ook het algemene werkadres (gebouw), het algemene e-mailadres en het centrale telefoonnummer van de organisatie vermeld. De interne gids bevat alle personeelsleden van de diensten van de Europese Commissie, met inbegrip van het personeel in niet-leidinggevende functies.

De keuze van de verwerkte gegevens wordt overgelaten aan de deelnemende instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de EU. We ontvangen uw persoonsgegevens van uw eenheid of dienst voor personeelszaken via een geautomatiseerde of semi-automatische gegevensoverdracht (Sysper/COMREF voor de diensten en uitvoerende agentschappen van de Europese Commissie).

Een volledig overzicht van de gegevenscategorieën per instelling staat in de bijlage “Gegevenstypen voor de EU Whoiswho” (DPR-EC-00447).

5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Eenheid A.5 “Portaal en webdiensten” van het Bureau voor publicaties van de EU bewaart uw persoonsgegevens zolang u actief in dienst bent bij de instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de EU. Wanneer u een andere functie krijgt binnen de EU, zal dat na korte tijd al worden weergegeven in de interne gids van de EU Whoiswho. Wanneer u niet meer voor de EU werkt, verdwijnen uw persoonsgegevens na korte tijd uit de interne weergave.

De volgende bewaringsregels zijn van toepassing:

• Actieve gegevens: worden bewaard zolang de betrokkene in dienst is;
• Gegevensback-ups: worden maximaal twee jaar bewaard.

6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade data enz.) worden opgeslagen op servers van het Bureau voor publicaties van de EU. De IT-systemen van het Bureau voor publicaties van de EU worden beheerd door DIGIT. Alle verwerkingshandelingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Geauthenticeerde gebruikers van instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de EU kunnen via EU Login toegang krijgen tot de interne gids. Er zijn technische en organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alleen gemachtigde gebruikers toegang hebben tot de uitgebreide gegevens die in de interne gids worden weergegeven. Deze maatregelen omvatten toegangscontroles, versleuteling tijdens de doorvoer en regelmatige evaluaties van de beveiligingsmaatregelen.

De Commissie heeft een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen omvatten passende maatregelen op het gebied van onlineveiligheid en het risico van gegevensverlies, wijziging van gegevens of ongeoorloofde toegang. De organisatorische maatregelen houden in dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.

7. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie worden deze verstrekt?

Toegang tot de in de interne gids verwerkte persoonsgegevens wordt verleend aan:

• bevoegd personeel van het Bureau voor publicaties van de EU dat verantwoordelijk is voor deze verwerking, volgens het “need-to-know”-beginsel;
• bevoegd personeel van DG HR (de voor COMREF verantwoordelijke dienst), voor gegevens afkomstig van COMREF/Sysper;
• bevoegd personeel van de instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de EU, dat de interne gids kan raadplegen via EU Login;
• de onderaannemer die verantwoordelijk is voor het hosten en onderhouden van het platform voor de EU Whoiswho, die de gegevens verwerkt namens het Bureau voor publicaties van de EU in het kader van passende overeenkomsten over gegevensverwerking.

Al deze medewerkers zijn gehouden aan hun statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid. De uitgebreide gegevens in de interne gids (functiebeschrijvingen, portretfoto’s, gegevens over niet-leidinggevend personeel) worden niet ter beschikking gesteld van het grote publiek, het opendataportaal van de EU of externe partijen.

De gegevens van de interne gids worden niet doorgegeven aan landen buiten de EU of de EER, noch aan internationale organisaties.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Als “betrokkene” heeft u uit hoofde van hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725 specifieke rechten, met name:

• het recht op toegang tot uw persoonsgegevens;
• het recht om uw persoonsgegevens te laten rectificeren;
• het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
• het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, en
• het recht op overdraagbaarheid van gegevens, indien van toepassing.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, met de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming wenden. U vindt hun contactgegevens onder punt 9.

Voor gegevens die afkomstig zijn van het systeem voor personeelsadministratie van uw instelling (bv. Sysper/COMREF voor het personeel van de Commissie) moeten verzoeken om rectificatie in eerste instantie worden gericht aan uw HR-afdeling, aangezien het Bureau voor publicaties van de EU gebruikmaakt van de gegevens die door de oorspronkelijke instelling zijn verstrekt.

Als u uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingshandelingen wenst uit te oefenen, moet u in uw verzoek het referentienummer ervan vermelden (zie punt 10).

9. Contactgegevens

• De verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 uitoefenen of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, eenheid A.5 “Portaal en Webservices” van het Bureau voor publicaties van de EU, op OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• De functionaris voor gegevensbescherming (DPO, Data Protection Officer) van de Europese Commissie

Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (EC-DPO-INTERNAL@ec.europa.eu).

De coördinator voor gegevensbescherming van het Bureau voor publicaties van de EU is te bereiken op het volgende adres: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS, European Data Protection Supervisor)

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden, kunt u bezwaar maken bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

10. Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie houdt een register bij van de verwerkingshandelingen met betrekking tot persoonsgegevens binnen de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen via: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerkingshandeling is in het register van de DPO opgenomen met de volgende referentie: DPR-EC-00447. Het volledige verwerkingsdossier (DPR-EC-00447.7) is beschikbaar in het interne register van de functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie op https://intragate.ec.europa.eu/dpms/record/DPR-EC-00447.7.

De interne regeling voor de interne weergave van de EU Whoiswho (Ares(2026)4621554), overeengekomen tussen het Bureau voor publicaties van de EU en DG HR, is bij het verwerkingsdossier gevoegd.