BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Verwerkingshandeling: EU Whoiswho – de officiële gids van de Europese Unie

Verwerkingsverantwoordelijke: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, eenheid A.5 “Portaal en Webservices”

Referentienummer: DPR-EC-00447

1. Inleiding

De Europese Commissie (hierna “de Commissie”) hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en persoonlijke levenssfeer. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met inachtneming van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Hieronder vindt u de informatie over de verwerkingshandeling “EU Whoiswho – de officiële gids van de Europese Unie”, uitgevoerd door eenheid A.5 “Portaal en Webservices” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerkingshandeling: Eenheid A.5 “Portaal en Webservices” van het Bureau voor publicaties van de EU verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens voor publicatie in de EU Whoiswho (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who).

De verwerkingshandeling bestaat uit het publiek toegankelijk maken van de officiële lijst van personeelsleden die voor de instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de EU werken, en die van de leden van het Parlement en andere groepen.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, noch voor profilering.

3. Op welke juridische grondslag(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat:

• de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de EU is verleend;
• de verwerkingsverantwoordelijke daartoe wettelijk verplicht is.
• Rechtsgrond voor de verwerking: mandaat van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie, Besluit 2009/496/EG, Euratom van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie van de Europese Unie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie, en artikel 15 VWEU (transparantieverplichting).

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Ten behoeve van deze verwerkingshandeling verzamelt eenheid A.5 “Portaal en Webservices” van het Bureau voor publicaties van de EU de volgende categorieën persoonsgegevens:

Personeel van de Commissie in een leidinggevende functie: voornaam, achternaam en telefoonnummer. Intern personeel van het secretariaat van het Parlement (alleen leidinggevend personeel): voornaam en achternaam, telefoonnummer en adressen. Voor andere betrokken EU-personeelsleden hangen de verzamelde gegevens af van de keuze van de respectieve EU-instelling.

Van deze betrokkenen worden het algemene werkadres (gebouw), het algemene e-mailadres en het centrale telefoonnummer van de organisatie vermeld.

Leden van het Europees Parlement, leden van de secretariaten van de fracties van het Europees Parlement, leden van het Comité van permanente vertegenwoordigers van de Raad, leden van de Stabilisatie- en associatieraad, hoofden van EU-delegaties en -bureaus: de gegevens kunnen ook de volledige voornaam, het volledige e-mailadres en kantooradres, het telefoonnummer en een portretfoto omvatten.

We ontvangen uw persoonsgegevens van uw eenheid of dienst voor personeelszaken via een geautomatiseerde of semi-automatische gegevensoverdracht.

De keuze van de verwerkte gegevens wordt overgelaten aan de deelnemende instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de EU.

Een volledig overzicht van de gegevenscategorieën staat in de bijlage “Gegevensvelden voor de EU Whoiswho”.

5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Eenheid A.5 “Portaal en Webservices” van het Bureau voor publicaties van de EU bewaart uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het doel van de verzameling of verdere verwerking, namelijk voor het onderhouden van een bijgewerkte gids van het EU-personeel in de EU Whoiswho. Wanneer u een andere functie krijgt binnen de EU, zal dat na korte tijd al worden weergegeven in de EU Whoiswho. Wanneer u niet meer voor de EU werkt, verdwijnen uw persoonsgegevens na korte tijd uit de EU Whoiswho.

Uw persoonsgegevens worden altijd gearchiveerd in een niet-openbare databank, waaruit ze na 5 jaar worden gewist.

Naast de website EU Whoiswho publiceert het Bureau voor publicaties van de EU ook de volgende versies:

• Een jaarlijkse volledige versie van de gids in pdf-formaat, die te vinden is op de website (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who/archive) en die daar ook gearchiveerd wordt.
• Een tweemaandelijkse gids per EU-instelling in pdf-formaat. Aangezien deze regelmatig worden bijgewerkt, worden oude versies niet gearchiveerd maar overschreven door de nieuwe.
• Daarnaast kunnen de gegevens uit de EU Whoiswho ook worden gedownload van het opendataportaal van de EU (https://data.europa.eu/).

6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade data enz.) worden opgeslagen op servers van de Europese Commissie. Alle verwerkingshandelingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.

7. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie worden deze verstrekt?

We geven uw persoonsgegevens alleen door aan de met de verwerkingshandeling belaste en andere bevoegde medewerkers van de Europese Commissie volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze medewerkers zijn gehouden aan hun statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid. We geven geen gegevens door aan anderen.

De gids is openbaar toegankelijk op https://publications.europa.eu/nl/web/who-is-who.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Als “betrokkene” heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14 tot en met 25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten rectificeren of te laten wissen, en om beperkingen te stellen aan de verwerking ervan. Indien van toepassing, heeft u ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking of om uw gegevens over te dragen.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, met de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming wenden. U vindt hun contactgegevens onder punt 9.

Als u uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingshandelingen wenst uit te oefenen, moet u in uw verzoek het referentienummer ervan vermelden (zie punt 10).

9. Contactgegevens

• De verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 uitoefenen of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, eenheid A.5 “Portaal en Webservices” van het Bureau voor publicaties van de EU, op OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• De functionaris voor gegevensbescherming (DPO, Data Protection Officer) van de Europese Commissie

Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

De coördinator voor gegevensbescherming van het Bureau voor publicaties van de EU is te bereiken op het volgende adres: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu

• De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS, European Data Protection Supervisor)

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

10. Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie houdt een register bij van de verwerkingshandelingen met betrekking tot persoonsgegevens binnen de Commissie die gedocumenteerd en aan de DPO gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen via: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerkingshandeling is in het openbaar register van de DPO opgenomen met de volgende referentie: DPR-EC-00447.