PROTEÇÃO DOS SEUS DADOS PESSOAIS

Operação de tratamento: EU Whoiswho — Versão interna

Responsável pelo tratamento de dados: Serviço das Publicações da União Europeia, Unidade A.5 «Portal e Serviços Web»

Referência de registo: DPR-EC-00447

1. Introdução

A Comissão Europeia (a seguir «a Comissão») está empenhada na proteção dos seus dados pessoais e no respeito da sua privacidade. A Comissão procede à recolha e ao tratamento de dados pessoais em conformidade com o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados.

A presente declaração de confidencialidade explica por que motivo são tratados os seus dados pessoais e descreve a forma como os recolhemos, gerimos e protegemos e como utilizamos as informações obtidas, enumerando os direitos que lhe assistem relativamente a esses dados. Além disso, indica os contactos do responsável pelo tratamento de dados, a quem pode dirigir‑se para exercer os seus direitos, do encarregado da proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.

A EU Whoiswho — lista de contactos oficial do pessoal da UE — tem uma versão pública e uma versão interna para uso do pessoal da UE. A presente declaração de confidencialidade aplica-se especificamente à lista interna. Apresentam-se em seguida as informações relativas à operação de tratamento «EU Whoiswho — Lista de contactos oficial da União Europeia» realizada pela unidade A.5, «Portal e Serviços Web» do Serviço das Publicações da União Europeia.

2. Por que motivo e de que forma tratamos os seus dados pessoais?

Finalidade da operação de tratamento: : A unidade A.5, «Portal e Serviços Web», do Serviço das Publicações da UE recolhe e utiliza os seus dados pessoais para publicação na lista interna da EU Whoiswho, disponível em https://publications.europa.eu/pt/web/who-is-who.

O pessoal das instituições, órgãos e organismos da UE pode aceder à lista interna EU Whoiswho depois de se autenticar através do EU Login. A lista interna apresenta dados pessoais alargados — incluindo descrições de funções e fotografias — de todo o pessoal dos serviços da Comissão Europeia.

A operação de tratamento consiste em disponibilizar as informações de contacto e organizacionais ao pessoal autorizado da UE, a fim de facilitar a comunicação interna, a colaboração e o funcionamento operacional das instituições da UE.

Os seus dados pessoais não são utilizados para tomadas automatizadas de decisões, nomeadamente para a definição de perfis.

3. Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para tratar os seus dados pessoais?

Tratamos os seus dados pessoais pelos seguintes motivos:

• o tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que as instituições, os órgãos e organismos da União estão investidos,
• o tratamento é necessário para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que o responsável pelo tratamento está sujeito,
• o tratamento é necessário para a execução de um contrato no qual o titular dos dados é parte (relação contratual com as instituições, os órgãos e organismos da UE).

Base jurídica: mandato do Serviço das Publicações da UE [Decisão do Parlamento Europeu, do Conselho, da Comissão, do Tribunal de Justiça, do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social Europeu e do Comité das Regiões, de 26 de junho de 2009, relativa à organização e ao funcionamento do Serviço das Publicações da União Europeia (2009/496/CE, Euratom)] e artigo 15.º do TFUE (obrigação de transparência).

A lista interna é regulamentada pela disposição interna Ares(2026)4621554, assinada em maio de 2026 entre o Serviço das Publicações da UE e a DG HR. A disposição interna rege a visualização da lista interna de todos os serviços e pessoal e define as responsabilidades das DG envolvidas enquanto responsáveis pelo tratamento e subcontratantes.

Categorias especiais de dados pessoais: a lista interna pode tratar dados que revelem a filiação sindical, nos casos em que o pessoal da Comissão Europeia é destacado junto de uma organização sindical.

4. Que dados pessoais recolhemos e tratamos?

Para realizar a operação de tratamento dos dados em questão, a unidade A.5 «Portal e Serviços Web» do Serviço das Publicações da UE recolhe as seguintes categorias de dados pessoais:

Apelido e nome próprio, títulos formais, endereço de correio eletrónico profissional, número de telefone profissional, cargo, descrição de funções e fotografia. Também são apresentados, para todos os titulares de dados, o endereço profissional (edifício), o endereço de correio eletrónico geral e o número de telefone central da organização. A lista interna abrange todo o pessoal dos serviços da Comissão Europeia, incluindo o pessoal sem cargos de chefia.

A escolha dos dados tratados fica ao critério das instituições, órgãos e organismos da UE participantes. Recebemos os seus dados pessoais através da respetiva unidade/do respetivo serviço responsável pelos recursos humanos, mediante uma transferência de dados automatizada ou semiautomatizada (Sysper/COMREF para os serviços da Comissão Europeia e agências de execução).

A lista completa das categorias de dados, organizadas por instituição, consta do anexo «EU Whoiswho — Tipos de campos de dados» (DPR-EC-00447).

5. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?

A Unidade A.5, «Portal e Serviços Web», do Serviço das Publicações da UE conserva os seus dados pessoais enquanto estiver a exercer funções numa das instituições, órgãos e organismos da UE. Se mudar de cargo no seio dos serviços da UE, os seus dados são devidamente atualizados, a curto prazo, na lista interna da EU Whoiswho. Se as suas funções cessarem no âmbito dos serviços da UE, os seus dados pessoais serão eliminados, a curto prazo, da lista interna da versão interna.

Aplicam-se as seguintes regras de retenção:

• Dados ativos: conservados enquanto o titular dos dados estiver a exercer funções;
• Cópias de segurança dos dados: conservadas por um período máximo de dois anos.

6. Como asseguramos a proteção dos seus dados pessoais?

Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens de correio eletrónico, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, etc.) são armazenados nos servidores do Serviço das Publicações da UE. Os sistemas informáticos do Serviço das Publicações da UE são geridos pela DIGIT. Todas as operações de tratamento de dados são efetuadas em conformidade com a Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.

Os utilizadores autenticados das instituições, órgãos e organismos da UE podem aceder à lista interna através do EU Login. Estão em vigor medidas técnicas e organizativas para garantir que apenas os utilizadores autorizados possam aceder aos dados alargados apresentados na lista interna. Estas medidas incluem controlos de acesso, cifragem em trânsito e revisões periódicas de segurança.

A Comissão tomou uma série de medidas técnicas e organizativas. As medidas técnicas compreendem ações adequadas para garantir a segurança em linha e minimizar o risco de perda, de alteração dos dados ou de acesso não autorizado. Entre as medidas organizativas figura a restrição do acesso aos dados apenas a pessoas devidamente autorizadas e com necessidade legítima de tomar conhecimento dos mesmos para efeitos desta operação de tratamento de dados.

7. Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem são divulgados?

O acesso aos dados pessoais tratados na lista interna é facultado:

• aos membros do pessoal autorizado do Serviço das Publicações da UE , responsáveis por efetuar a presente operação de tratamento, de acordo com o princípio da «necessidade de tomar conhecimento»,
• aos membros do pessoal autorizado da DG HR (serviço responsável pela COMREF) para os dados provenientes da COMREF/Sysper,
• aos membros do pessoal autorizado das instituições, órgãos e organismos da UE, que podem aceder à lista interna EU Whoiswho através da autenticação do EU Login,
• ao contratante responsável pelo alojamento e manutenção da plataforma EU Whoiswho, encarregado do tratamento de dados em nome do Serviço das Publicações da UE ao abrigo de acordos adequados de tratamento de dados.

Todo esses membros do pessoal estão sujeitos a obrigações estatutárias e, se necessário, a acordos de confidencialidade suplementares. Os dados alargados apresentados na lista interna (descrições de funções, fotografias, dados sobre pessoal sem funções de gestão) não são disponibilizados ao público em geral, ao Portal de Dados Abertos da UE nem a terceiros externos.

A lista interna não é transferida para países fora da UE e do EEE nem para organizações internacionais.

8. Quais os direitos que lhe assistem e como os pode exercer?

Enquanto «titular dos dados» goza de direitos específicos nos termos do capítulo III (artigos 14.º a 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725, nomeadamente:

• o direito de aceder aos seus dados pessoais,
• o direito de retificar os seus dados pessoais,
• o direito de apagar os seus dados pessoais,
• o direito de limitar o tratamento dos seus dados pessoais,
• o direito de se opor ao tratamento do seus dados pessoais e
• o direito de portabilidade dos dados, se for caso disso.

Para exercer os seus direitos, contacte o responsável pelo tratamento de dados ou, em caso de conflito, o encarregado da proteção de dados. Se necessário, pode igualmente dirigir-se à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados. (Ver contactos no ponto 9).

Note-se que, para os dados provenientes do sistema de recursos humanos da sua instituição (por exemplo, Sysper/COMREF para o pessoal da Comissão), os pedidos de retificação devem, em primeiro lugar, ser dirigidos ao seu departamento de recursos humanos, uma vez que o Serviço das Publicações da UE depende dos dados fornecidos pela instituição de origem.

Se pretender exercer os seus direitos no contexto de uma ou várias operações de tratamento específicas, indique a respetiva referência de registo (ver ponto 10) no seu pedido.

9. Contactos

• Responsável pelo tratamento de dados

Se pretender exercer os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725, se tiver observações, perguntas ou dúvidas ou se quiser apresentar uma queixa relativa à recolha e utilização dos seus dados pessoais, pode contactar o responsável pelo tratamento de dados: a unidade A.5, «Portal e Serviços Web», do Serviço das Publicações da UE através do endereço de correio eletrónico OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão

Para questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, contacte o encarregado da proteção de dados (EC-DPO-INTERNAL@ec.europa.eu).

O coordenador da proteção de dados do Serviço das Publicações da UE pode ser contactado através do seguinte endereço eletrónico: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD)

Se considerar que os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725 foram infringidos em resultado do tratamento dos seus dados pessoais pelo responsável pelo tratamento de dados, pode recorrer à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu).

10. Onde obter mais informações

O encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão publica um registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que tenham sido documentadas e notificadas ao EPD. Pode aceder ao registo através da seguinte ligação: http://ec.europa.eu/dpo-register.

A presente operação de tratamento foi inscrita no registo do EPD com a referência DPR-EC-00447. O registo completo do tratamento (DPR-EC-00447.7) está disponível no registo interno do EPD da Comissão em: https://intragate.ec.europa.eu/dpms/record/DPR-EC-00447.7.

A disposição interna que rege a versão interna da EU Whoiswho (Ares (2026) 4621554), assinada entre o Serviço das Publicações da UE e a DG HR, figura em anexo ao registo de tratamento.