PROTEÇÃO DOS SEUS DADOS PESSOAIS

Operação de tratamento: EU Whoiswho — Lista de contactos oficial da União Europeia

Responsável pelo tratamento de dados: Serviço das Publicações da União Europeia, Unidade A.5 «Portal e Serviços Web»

Referência de registo: DPR-EC-00447

1. Introdução

A Comissão Europeia (daqui em diante «Comissão») compromete-se a proteger os seus dados pessoais e a respeitar a sua privacidade. A Comissão procede à recolha e ao tratamento de dados pessoais em conformidade com o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados.

A presente declaração de confidencialidade explica por que motivo são tratados os seus dados pessoais e descreve a forma como os recolhemos, gerimos e protegemos e como utilizamos as informações obtidas, enumerando também os direitos que lhe assistem relativamente a esses dados. Além disso, indica os contactos do responsável pelo tratamento de dados, a quem pode dirigir‑se para exercer os seus direitos, do encarregado da proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.

Apresentam-se em seguida as informações relativas à operação de tratamento «EU Whoiswho — Lista de contactos oficial da União Europeia» realizada pela unidade A.5, «Portal e Serviços Web» do Serviço das Publicações da União Europeia.

2. Por que motivo e de que forma tratamos os seus dados pessoais?

Finalidade da operação de tratamento: a unidade A.5, «Portal e Serviços Web» do Serviço das Publicações da UE, recolhe e utiliza os seus dados pessoais para publicação na EU Whoiswho (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who).

A operação de tratamento consiste na disponibilização ao público da lista de contactos oficial do pessoal que trabalha para as instituições, órgãos e organismos da UE, bem como dos deputados ao Parlamento e de outros grupos.

Os seus dados pessoais não são utilizados para tomadas automatizadas de decisões, nomeadamente para a definição de perfis.

3. Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para tratar os seus dados pessoais?

Tratamos os seus dados pessoais pelos seguintes motivos:

• o tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que as instituições, os órgãos e organismos da UE estão investidos,
• o tratamento é necessário para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que o responsável pelo tratamento está sujeito.
• Base jurídica do tratamento: mandato do Serviço das Publicações da UE [Decisão do Parlamento Europeu, do Conselho, da Comissão, do Tribunal de Justiça, do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social Europeu e do Comité das Regiões, de 26 de junho de 2009, relativa à organização e ao funcionamento do Serviço das Publicações da União Europeia (2009/496/CE, Euratom)] e artigo 15.º do TFUE (obrigação de transparência).

4. Que dados pessoais recolhemos e tratamos?

Para realizar a operação de tratamento dos dados em questão, a unidade A.5 «Portal e Serviços Web» do Serviço das Publicações da UE recolhe as seguintes categorias de dados pessoais:

Pessoal da Comissão em funções de gestão: apelido e nome próprio e número de telefone. Pessoal interno do Secretariado-Geral do Parlamento Europeu (apenas quem desempenha funções de gestão): apelido e nome próprio, número de telefone e endereço. Para o restante pessoal da UE envolvido, a disponibilização de dados depende da escolha da respetiva instituição da UE.

No que respeita a estes titulares de dados, são apresentados o endereço profissional (edifício), o endereço de correio eletrónico geral e o número de telefone central da organização.

Para os deputados ao Parlamento Europeu, os membros dos secretariados dos grupos políticos do Parlamento Europeu, os membros do Comité de Representantes Permanentes do Conselho, os membros do Conselho de Estabilização e de Associação e os chefes das delegações e representações da UE: os dados podem também incluir o nome próprio completo, o endereço de correio eletrónico e o endereço do escritório completos, o número de telefone e uma fotografia.

Recebemos os seus dados pessoais através da respetiva unidade/do respetivo serviço responsável pelos recursos humanos, mediante uma transferência de dados automatizada ou semiautomatizada. .

A escolha dos dados tratados fica ao critério de cada instituição, órgão e organismo da UE participante.

A lista completa das categorias de dados consta do anexo «EU Whoiswho — Campos de dados».

5. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?

A unidade A.5, «Portal e Serviços Web», do Serviço das Publicações da UE conserva os seus dados pessoais apenas durante o período estritamente necessário para cumprir a finalidade que presidiu à recolha dos mesmos ou para tratamento posterior, nomeadamente para manter uma lista de contactos atualizada do pessoal da UE na EUWhoiswho. Se mudar de cargo no seio dos serviços da UE, os seus dados são devidamente atualizados, a curto prazo, na EU Whoiswho. Se as suas funções cessarem no âmbito dos serviços da UE, os seus dados pessoais deixam de constar, a curto prazo, da EU Whoiswho.

Os seus dados pessoais são sempre arquivados numa base de dados não pública, da qual são eliminados após 5 anos.

Além do sítio Web EU Whoiswho, o Serviço das Publicações da UE também elabora as seguintes versões:

• uma lista de contactos completa anual (PDF) que é mantida na secção «Arquivos» do sítio (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who/archive) e conservada para fins históricos,
• extratos bimestrais por instituição da UE (PDF). Uma vez que estes são regularmente atualizados, cada nova versão substitui a anterior (que não é arquivada),
• além disso, os dados da EU Whoiswho são disponibilizados para descarregamento no Portal de Dados Abertos da UE (https://data.europa.eu/pt).

6. Como asseguramos a proteção dos seus dados pessoais?

Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens de correio eletrónico, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, etc.) são armazenados nos servidores da Comissão Europeia. Todas as operações de tratamento de dados são efetuadas em conformidade com a Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.

A Comissão tomou uma série de medidas técnicas e organizativas para proteger os seus dados pessoais. As medidas técnicas incluem ações adequadas para garantir a segurança em linha e proteger do risco de perda ou alteração de dados ou de acesso não autorizado aos mesmos, tendo em conta o risco inerente ao tratamento e a natureza dos dados pessoais tratados. As medidas organizativas incluem a restrição do acesso aos dados apenas a pessoas devidamente autorizadas e com necessidade legítima de tomar conhecimento dos mesmos para efeitos da presente operação de tratamento.

7. Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem são divulgados?

Podem aceder aos seus dados pessoais os membros do pessoal da Comissão responsáveis por efetuar a presente operação de tratamento, bem como os membros do pessoal autorizados de acordo com o princípio da «necessidade de tomar conhecimento». Esses membros do pessoal estão sujeitos a obrigações estatutárias e, se necessário, a acordos de confidencialidade suplementares. As informações que recolhemos não serão transmitidas a terceiros.

A lista de contactos é publicada em https://publications.europa.eu/pt/web/who-is-who.

8. Quais os direitos que lhe assistem e como os pode exercer?

Enquanto «titular dos dados», assistem-lhe direitos específicos ao abrigo do capítulo III (artigos 14.º a 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725, nomeadamente o direito de aceder, retificar e apagar os seus dados pessoais e o direito de limitar o respetivo tratamento. Se aplicável, tem também o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais, assim como o direito de portabilidade dos mesmos.

Para exercer os seus direitos, contacte o responsável pelo tratamento de dados ou, em caso de conflito, o encarregado da proteção de dados. Se necessário, pode igualmente dirigir-se à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados. (Ver contactos no ponto 9).

Se pretender exercer os seus direitos no contexto de uma ou várias operações de tratamento específicas, indique a respetiva referência de registo (ver ponto 10) no seu pedido.

9. Contactos

• Responsável pelo tratamento de dados

Se pretender exercer os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725, se tiver observações, perguntas ou dúvidas ou se quiser apresentar uma queixa relativa à recolha e utilização dos seus dados pessoais, pode contactar o responsável pelo tratamento de dados: a unidade A.5, «Portal e Serviços Web», do Serviço das Publicações da UE através do endereço de correio eletrónico OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão

Para questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, contacte o encarregado da proteção de dados (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

O coordenador da proteção de dados do Serviço das Publicações da UE pode ser contactado através do seguinte endereço eletrónico: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu

• Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD)

Se considerar que os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725 foram infringidos em resultado do tratamento dos seus dados pessoais pelo responsável pelo tratamento de dados, pode recorrer (isto é, apresentar uma queixa) à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu).

10. Onde obter mais informações

O encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão publica o registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que tenham sido documentadas e notificadas ao EPD. Pode aceder ao registo através da seguinte ligação: : http://ec.europa.eu/dpo-register.

A presente operação de tratamento foi inscrita no registo público do encarregado da proteção de dados com a referência DPR-EC-00447.