PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Operațiunea de prelucrare: EU Whoiswho – anuarul intern

Operator de date: Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, Unitatea A.5 („Portal și servicii web”)

Numărul de referință în registru: DPR-EC-00447

1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) s-a angajat să vă protejeze datele cu caracter personal și să vă respecte viața privată. Comisia colectează și prelucrează ulterior date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date.

Prezenta declarație de confidențialitate explică de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum colectăm, prelucrăm și asigurăm protecția tuturor datelor cu caracter personal furnizate, cum utilizăm informațiile respective și ce drepturi aveți în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, prezenta declarație indică datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

EU Whoiswho – anuarul oficial al personalului UE – are o versiune publică și o versiune internă pentru uzul personalului UE. Prezenta declarație de confidențialitate se aplică în mod specific anuarului intern. Mai jos sunt prezentate informații cu privire la operațiunea de prelucrare „EU Whoiswho – Anuarul intern al Uniunii Europene”, aflată în sarcina unității A.5 („Portal și servicii web”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

2. De ce și cum prelucrăm datele cu caracter personal?

Scopul operațiunii de prelucrare : Unitatea A.5 („Portal și servicii web”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE colectează și utilizează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a le publica în anuarul intern EU Whoiswho, pe pagina https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/ro/web/who-is-who/.

Pentru a accesa anuarul intern EU Whoiswho, personalul instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor UE trebuie să se autentifice cu ajutorul EU Login. În anuarul intern sunt incluse mai multe date cu caracter personal, inclusiv fișa de post și fotografia, pentru toți membrii personalului Comisiei Europene.

Operațiunea de prelucrare constă în punerea la dispoziția personalului autorizat al UE a unor informații de contact și organizaționale pentru a facilita comunicarea internă, colaborarea și funcționarea operațională a instituțiilor UE.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat care include profilarea.

3. Care este temeiul juridic pe baza căruia prelucrăm datele cu caracter personal?

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal deoarece:

• prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția, organul, oficiul sau agenția UE;
• prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;
• prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte (raportul de muncă al personalului cu instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE).

Temei juridic Mandatul Oficiului pentru Publicații, Decizia 2009/496/CE, Euratom a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social European și a Comitetului Regiunilor din 26 iunie 2009 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene; articolul 15 din TFUE (obligația de transparență).

De asemenea, anuarul intern este reglementat prin acordul intern Ares(2026)4621554, semnat în mai 2025 între Oficiul pentru Publicații al UE și DG HR. Acest acord se referă la structura anuarului intern pentru toate serviciile și pentru toți angajații și definește responsabilitățile care le revin direcțiilor generale (DG) implicate în calitate de operator de date și entitate împuternicită de operator.

Categorii speciale de date cu caracter personal Anuarul intern poate prelucra date care indică apartenența la un sindicat, în cazul în care un membru din personalul Comisiei Europene este pus la dispoziția unui sindicat și numele său este indicat alături.

4. Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, unitatea A.5 („Portal și servicii web”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

numele și prenumele, titlurile oficiale, adresa de e-mail profesională, numărul de telefon de la birou, titlul funcției, fișa postului și fotografia. Pentru toate persoanele vizate, sunt indicate, de asemenea, următoarele informații: adresa profesională generică (clădirea), adresa de e-mail generică și numărul de telefon central al organizației. Anuarul intern cuprinde toți angajații din cadrul serviciilor Comisiei Europene, nu doar pe cei din funcții de conducere.

Alegerea datelor prelucrate rămâne la latitudinea fiecărei instituții, organ, oficiu și agenții a UE participante. Primim datele dumneavoastră cu caracter personal de la unitatea/departamentul de resurse umane, prin intermediul unui transfer automatizat sau semiautomatizat de date (Sysper/COMREF pentru serviciile Comisiei Europene și agențiile executive).

Pentru o prezentare completă a categoriilor de date pentru fiecare instituție , consultați anexa „EU Whoiswho - tipuri de date ” (DPR-EC-00447).

5. Cât timp păstrăm datele cu caracter personal?

Unitatea A.5 („Portal și servicii web”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE păstrează datele dumneavoastră cu caracter personal atâta timp cât vă aflați în serviciu în cadrul instituțiilor, organelor, oficiilor sau agențiilor UE. Dacă vă schimbați poziția în cadrul serviciilor UE, acest lucru se va reflecta, după scurt timp, în anuarul intern EU Whoiswho. Dacă părăsiți serviciile UE, după scurt timp datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi șterse din vizualizarea internă.

Se aplică următoarele reguli: :

• datele puse la dispoziție: sunt păstrate atâta timp cât persoana vizată este în serviciu
• copiile de rezervă ale datelor: sunt păstrate pe o perioadă de cel mult 2 ani.

6. Cum protejăm și păstrăm datele cu caracter personal?

Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate pe serverele Oficiului pentru Publicații al UE, acestea fiind gestionate de DIGIT. Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară în conformitate cu Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Utilizatorii autentificați ai instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor UE pot accesa anuarul intern prin intermediul EU Login. Sunt instituite măsuri tehnice și organizatorice pentru a garanta că numai utilizatorii autorizați pot accesa datele extinse care figurează în anuarul intern. Aceste măsuri includ controlul accesului, criptarea în tranzit și actualizări periodice în materie de securitate.

Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Măsurile tehnice includ acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea online, riscul legate de pierderea/modificarea datelor sau accesul neautorizat. Măsurile organizatorice se referă la limitarea accesului la datele cu caracter personal doar la persoanele autorizate care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.

7. Cine are acces la datele cu caracter personal și cui îi sunt divulgate?

Accesul la datele cu caracter personal prelucrate în anuarul intern este acordat

• personalului autorizat din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE responsabil cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”;
• personalului autorizat din cadrul DG HR (serviciul responsabil pentru COMREF), pentru datele din COMREF/Sysper;
• personalului autorizat din cadrul instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor UE, care poate consulta anuarul intern prin EU Login;
• contractantului responsabil cu găzduirea și întreținerea platformei EU Whoiswho care prelucrează date în numele Oficiului pentru Publicații al UE în temeiul unor acorduri de prelucrare a datelor.

Personalul menționat respectă dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acorduri de confidențialitate suplimentare. Datele extinse care figurează în anuarul intern (fișa de post, fotografia, datele privind personalul fără funcții de conducere) nu sunt puse la dispoziția publicului larg, a Portalului de date deschise al UE sau a niciunei părți terțe externe.

Datele din anuarul intern nu sunt transferate către țări din afara UE sau SEE și nici către organizații internaționale.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

Beneficiați de drepturi specifice în calitate de „persoană vizată”, în temeiul capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725, și anume:

• dreptul de a avea acces la datele dumneavoastră cu caracter personal
• dreptul de a modifica datele dumneavoastră cu caracter personal
• dreptul de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal
• dreptul de a restricționa prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal
• dreptul de a vă opune prelucrării precum și
• dreptul la portabilitatea datelor, după caz.

Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în caz de conflict, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, vă puteți adresa, de asemenea, Autorității Europene pentru Protecția Datelor. Datele de contact sunt indicate în secțiunea 9 de mai jos.

Vă atragem atenția asupra faptului că, pentru datele provenite din sistemul de resurse umane al instituției dumneavoastră (de exemplu, Sysper/COMREF pentru personalul Comisiei), cererile de rectificare ar trebui, în primul rând, să fie adresate departamentului dumneavoastră de resurse umane, întrucât Oficiul pentru Publicații al UE se bazează pe datele furnizate de instituția-sursă.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să furnizați numărul sau numerele lor de referință în cererea dumneavoastră, după cum se specifică în secțiunea 10 de mai jos.

9. Date de contact

• Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date – unitatea A.5 („Portal și servicii web”) din cadrul Oficiului pentru Publicații – la adresa OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (EC-DPO-INTERNAL@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

Coordonatorul pentru protecția datelor din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE poate fi contactat prin e-mail (OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu).

• Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

Aveți dreptul de a sesiza Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edps@edps.europa.eu) în cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră garantate de Regulamentul (UE) 2018/1725 au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către operatorul de date.

10. Pentru mai multe informații

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie, care au fost documentate și care i-au fost notificate. Pentru a consulta registrul, accesați http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu următorul număr de referință: DPR-EC-00447. Înregistrarea completă a prelucrării (DPR-EC-00447.7) este disponibilă în registrul intern RPD al Comisiei la adresa https://intragate.ec.europa.eu/dpms/record/DPR-EC-00447.7.

Acordul intern care reglementează anuarul intern EU Whoiswho [Ares (2026) 4621554], semnat între Oficiul pentru Publicații al UE și DG HR, este inclus în anexă la această operațiune de prelucrare.