PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Operațiune de prelucrare: EU Whoiswho – Anuarul oficial al Uniunii Europene

Operator de date: Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, Unitatea A.5 („Portal și servicii web”)

Referința înregistrării: DPR-EC-00447

1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) s-a angajat să protejeze datele dumneavoastră cu caracter personal și să vă respecte viața privată. Comisia colectează și prelucrează ulterior date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date.

Această declarație de confidențialitate explică de ce prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, cum colectăm, manipulăm și protejăm toate datele cu caracter personal care ne sunt furnizate, cum utilizăm informațiile obținute astfel și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, precizează datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Mai jos sunt prezentate informații cu privire la operațiunea de prelucrare „EU Whoiswho – Anuarul oficial al Uniunii Europene”, aflată în sarcina unității A.5 („Portal și servicii web”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

2. De ce și cum prelucrăm datele cu caracter personal?

Scopul operațiunii de prelucrare: Unitatea A.5 („Portal și servicii web”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE colectează și utilizează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a le publica în EU Whoiswho, Anuarul oficial al Uniunii Europene, pe pagina https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/ro/web/who-is-who/.

Operațiunea de prelucrare constă în punerea la dispoziția publicului a anuarului oficial care cuprinde informații privind personalul care lucrează pentru instituțiile, organismele și agențiile UE, precum și deputații europeni și membrii altor grupuri.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat care include profilarea.

3. Pe ce temei juridic ne bazăm când prelucrăm datele cu caracter personal?

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru că:

• prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția, organul, oficiul sau agenția UE;
• prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului.
• Temeiul juridic pentru prelucrare: mandatul Oficiului pentru Publicații, Decizia 2009/496/CE, Euratom a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social European și a Comitetului Regiunilor din 26 iunie 2009 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene; articolul 15 din TFUE (obligația de transparență).

4. Ce date personale colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, unitatea A.5 („Portal și servicii web”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

Pentru personalul Comisiei aflat într-o funcție de conducere: numele, prenumele și numărul de telefon. Pentru personalul intern al Secretariatului Parlamentului (numai cu funcții de conducere): numele și prenumele, numărul de telefon și adresele. Pentru alți membri ai personalului UE, datele depind de alegerea respectivei instituții UE.

Pentru aceste persoane vizate, sunt publicate: adresa generică de serviciu (clădirea), adresa generică de e-mail și numărul de telefon central al organizației.

Deputații în Parlamentul European, membrii secretariatelor grupurilor politice din Parlamentul European, membrii Comitetului Reprezentanților Permanenți al Consiliului, membrii Consiliului de stabilizare și de asociere, șefii delegațiilor și birourilor UE: datele pot include și prenumele complet, adresa completă de e-mail și adresa poștală de serviciu, numărul de telefon și fotografia.

Am primit datele dumneavoastră cu caracter personal de la unitatea/departamentul de resursele umane, prin intermediul unui transfer automat sau semiautomat de date. .

Alegerea datelor prelucrate rămâne la latitudinea fiecărei instituții, organ, oficiu și agenții a UE participante.

O prezentare generală completă a categoriilor de date figurează în anexa „Câmpurile de date EU Whoiswho”.

5. Cât timp păstrăm datele cu caracter personal?

Unitatea A.5 („Portal și servicii web”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE păstrează datele dumneavoastră cu caracter personal numai pentru perioada de timp necesară atingerii scopului colectării sau prelucrării ulterioare, acela de a avea în anuarul oficial Whoiswho date la zi cu privire la personalul UE. Dacă vă schimbați poziția în cadrul serviciilor UE, acest lucru se va reflecta în scurt timp pe site-ul EU Whoiswho. Dacă părăsiți serviciile UE, datele dumneavoastră personale vor dispărea în scurt timp de pe site-ul EU Whoiswho.

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt arhivate într-o bază de date care nu este publică și vor fi șterse după 5 ani.

Pe lângă site-ul EU Whoiswho, Oficiul pentru Publicații al UE publică, de asemenea, următoarele informații:

• o versiune anuală completă a anuarului (PDF), care este păstrată în secțiunea „Arhivă” a site-ului (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/en/web/who-is-who/archive), în scopuri istorice;
• extrase bilunare pentru fiecare instituție a UE (PDF) - deoarece acestea sunt actualizate periodic, fiecare nouă versiune înlocuiește versiunea anterioară (care nu este arhivată);
• în plus, datele din anuarul EU Whoiswho pot fi descărcate de pe portalul de date deschise al UE (https://data.europa.eu/).

6. Cum protejăm și păstrăm datele cu caracter personal?

Toate datele personale în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, loturi de date încărcate etc.) sunt stocate pe serverele Comisiei Europene. Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară respectând Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Printre măsurile tehnice se numără acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea în mediul online, riscul pierderii de date, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal care sunt prelucrate. Printre măsurile organizatorice se numără restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate, care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.

7. Cine are acces la datele cu caracter personal și cui îi sunt dezvăluite?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este furnizat personalului Comisiei responsabil cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare și personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul respectă dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare. Informațiile pe care le colectăm nu vor fi comunicate niciunei părți terțe.

Anuarul este pus la dispoziția publicului pe pagina https://publications.europa.eu/en/web/who-is-who.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum vi le puteți exercita?

În calitate de persoană vizată (conform definiției din capitolul III, articolele 14-25 din Regulamentul (UE) 2018/1725), aveți o serie de drepturi specifice, în special dreptul de a accesa, rectifica sau șterge datele dumneavoastră cu caracter personal și dreptul de a restricționa prelucrarea acestora. De asemenea, dacă este cazul, aveți dreptul de a vă opune prelucrării sau aveți dreptul la portabilitatea datelor.

Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în caz de conflict, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, puteți contacta, de asemenea, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate la punctul 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referința/referințele de înregistrare, așa cum se specifică la punctul 10 de mai jos).

9. Date de contact

• Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date – unitatea A.5 („Portal și servicii web”) din cadrul Oficiului pentru Publicații – la adresa OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor la adresa DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

Coordonatorul pentru protecția datelor din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE poate fi contactat prin e-mail la adresa OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu

• Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

În cazul în care considerați că drepturile pe care vi le conferă Regulamentul (UE) 2018/1725 v-au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră personale de către operatorul de date, puteți depune o reclamație la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, la adresa edps@edps.europa.eu.

10. Pentru mai multe informații

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie care au fost documentate și care i-au fost notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul următor: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința de înregistrare: DPR-EC-00447.