OCHRANA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spracovateľská operácia: EU Whoiswho, oficiálny adresár Európskej únie

Prevádzkovateľ: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, oddelenie A.5 – „Portálové a webové služby“

Referenčná značka: DPR-EC-00447

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov.

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako ich získavame, ako s nimi narábame, ako zabezpečujeme ochranu všetkých poskytnutých osobných údajov, ako získané informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa údajov, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Informácie týkajúce sa spracovateľskej operácie „EU Whoiswho – oficiálny adresár Európskej únie“, ktorú vykonáva oddelenie A.5 „Portálové a webové služby“ Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie, sú uvedené nižšie.

2. Prečo a akým spôsobom spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: Oddelenie A.5 „Portálové a webové služby“ Úradu pre vydávanie publikácií EÚ získava a používa vaše osobné údaje na uverejnenie v adresári EU Whoiswho, https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

Spracovateľská operácia spočíva v zverejnení oficiálneho adresára inštitúcií Únie, orgánov, úradov a agentúr EÚ, ako aj poslancov Parlamentu a ďalších skupín.

Vaše osobné údaje sa nepoužívajú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje

Vaše osobné údaje spracúvame, pretože:

• spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúciám, orgánom, úradom alebo agentúram Únie,
• spracúvanie je potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa vzťahuje na prevádzkovateľa.
• Právny základ pre spracúvanie: mandát Úradu pre vydávanie publikácií EÚ, rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom, z 26. júna 2009, o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie, a článok 15 ZFEÚ (povinnosť transparentnosti).

4. Aké osobné údaje zbierame a ďalej spracúvame?

Oddelenie A.5 „Portálové a webové služby“ Úradu pre vydávanie publikácií EÚ získava na účely vykonania spracovateľskej operácie tieto kategórie osobných údajov:

Zamestnanci Komisie v riadiacej pozícii: priezvisko a meno a telefónne číslo; interný personál sekretariátu Parlamentu (len manažment): priezvisko a meno, telefónne číslo a adresa. V prípade ostatných zamestnancov EÚ údaje závisia od príslušnej inštitúcie EÚ.

V prípade týchto dotknutých osôb sa uvádza všeobecná pracovná adresa (budova), všeobecná e-mailová adresa a ústredné telefónne číslo organizácie.

Poslanci Európskeho parlamentu, členovia sekretariátov politických skupín Európskeho parlamentu, členovia Výboru stálych predstaviteľov Rady, členovia Rady pre stabilizáciu a pridruženie, vedúci delegácií a úradov EÚ: údaje môžu dodatočne zahŕňať celé meno, úplnú e-mailovú adresu a adresu kancelárie, telefónne číslo a fotografiu danej osoby.

Vaše osobné údaje získavame od vášho oddelenia/útvaru zodpovedného za ľudské zdroje prostredníctvom automatizovaného alebo poloautomatizovaného prenosu údajov.

Výber spracúvaných údajov je na uvážení každej zúčastnenej inštitúcie, orgánu, úradu a agentúry EÚ.

Úplný prehľad kategórií údajov sa nachádza v prílohe „Dátové polia EU Whoiswho“.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Oddelenie A.5 „Portálové a webové služby“ Úradu pre vydávanie publikácií EÚ uchováva vaše osobné údaje počas obdobia potrebného na splnenie účelu získavania alebo ďalšieho spracovania, konkrétne na udržovanie aktuálnych informácií v adresári EU Whoiswho. Ak prejdete na inú pozíciu v rámci útvarov EÚ, táto zmena sa po krátkom čase odrazí v adresári EU Whoiswho. Ak prestanete v útvaroch EÚ pracovať, vaše osobné údaje budú po krátkom čase z adresára EU Whoiswho odstránené.

Vaše osobné údaje sú vždy archivované v neverejnej databáze, z ktorej sa po piatich rokoch vymažú.

Okrem webového sídla EU Whoiswho Úrad pre vydávanie publikácií EÚ vypracúva takisto:

• výročnú úplnú verziu adresára (PDF), ktorá sa uchováva v archíve webového sídla (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who/archive) na historické účely,
• dvojmesačné výpisy z každej inštitúcie EÚ (PDF). Keďže sa tieto súbory pravidelne aktualizujú, každá nová verzia prepíše predchádzajúcu (ktorá sa nearchivuje),
• okrem toto sú údaje adresára EU Whoiswho k dispozícii na stiahnutie na Portáli otvorených dát EÚ (https://data.europa.eu/).

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú v súlade s rozhodnutím Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Komisia má na ochranu vašich osobných údajov zavedené viaceré technické a organizačné opatrenia. Medzi technické opatrenia patria vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu k nim, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných osobných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich („need to know“) na účely predmetnej spracovateľskej operácie.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need to know“ (potreba poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti. Informácie, ktoré získavame, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane.

Adresár je verejne dostupný na webovom sídle https://publications.europa.eu/sk/web/who-is-who.

8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup k vašim osobným údajom a na ich opravu alebo vymazanie, ako aj právo na obmedzenie ich spracúvania. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracúvaniu alebo právo na prenosnosť údajov.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Jeho resp. jej kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9.

Ak si želáte uplatniť svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými konkrétnymi spracovateľskými operáciami, uveďte vo svojej žiadosti ich opis [t. j. príslušnú referenčnú značku, resp. značky uvedené v bode 10].

9. Kontaktné údaje

• Prevádzkovateľ

Ak si chcete uplatniť práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky či obavy, alebo chcete podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, obráťte sa na prevádzkovateľa, ktorým je oddelenie A.5 „Portálové a webové služby“ Úradu pre vydávanie publikácií EÚ, na adrese OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Zodpovedná osoba Komisie

V prípade otázok týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Koordinátora pre ochranu údajov v rámci Úradu pre vydávanie publikácií EÚ môžete kontaktovať na adrese: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu alebo

• Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. podať sťažnosť) (edps@edps.europa.eu).

10. Kde možno nájsť podrobnejšie informácie?

Zodpovedná osoba Komisie uverejňuje register všetkých operácií spracúvania osobných údajov Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru získate kliknutím na tento odkaz: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia je vedená vo verejnom registri zodpovednej osoby pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-00447.