VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Postopek obdelave: EU Whoiswho – interni prikaz

Upravljavec podatkov: Urad za publikacije Evropske unije, enota A.5, „Portal in spletne storitve“

Referenčna oznaka: DPR-EC-00447

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov.

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj osebne podatke obdelujemo, kako jih zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

Uradni imenik osebja EU (EU Whoiswho) ima javno in interno različico za osebje EU. Ta izjava o varstvu osebnih podatkov velja posebej za interni imenik. Informacije v zvezi z obdelavo internega imenika Evropske unije – EU Whoiswho, ki jo izvaja enota A.5 „Portal in spletne storitve“ pri Uradu za publikacije Evropske unije, so navedene spodaj.

2. Zakaj in kako obdelujemo osebne podatke

Namen obdelave podatkov : enota A.5 „Portal in spletne storitve“ pri Uradu za publikacije Evropske unije izbira in uporablja osebne podatke za objavo v internem imeniku EU Whoiswho, ki je dostopen na https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

Osebje institucij, organov, uradov in agencij EU lahko do internega imenika EU Whoiswho dostopa z avtentikacijo v sistemu EU Login. V internem imeniku so prikazani razširjeni osebni podatki, vključno z opisi delovnih mest in fotografijami, osebja Evropske komisije.

Postopek obdelave vključuje dajanje kontaktnih podatkov in informacij o zadevnih organizacijah na voljo pooblaščenemu osebju EU, da bi olajšali interno komunikacijo, sodelovanje in operativno delovanje institucij EU.

Vaših osebnih podatkov ne uporabljamo za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke

Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:

• obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene institucijam, organom, uradom ali agencijam EU;
• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
• obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki (delovno razmerje uslužbencev z institucijami, organi, uradi in agencijami EU).

Pravna podlaga: pooblastilo Urada za publikacije EU, Sklep 2009/496/ES Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije ter člen 15 PDEU (obveznost preglednosti).

Interni imenik je urejen tudi z internim dogovorom pod oznako Ares(2026)4621554, ki sta ga maja 2026 podpisala Urad za publikacije EU in GD za človeške vire. Interni dogovor ureja prikaz internega imenika vseh služb in osebja ter določa odgovornosti zadevnih generalnih direktoratov kot upravljavcev in obdelovalcev podatkov.

Posebne vrste osebnih podatkov: interni imenik lahko obdeluje podatke, ki razkrivajo članstvo v sindikatu, kadar je osebje Evropske komisije na voljo sindikatu in prikazano pod njim.

4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo

Za postopek obdelave enota A.5 „Portal in spletne storitve“ pri Uradu za publikacije Evropske unije zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

priimek in ime, uradni nazivi, službeni elektronski naslov, službena telefonska številka, naziv funkcije, opis delovnega mesta in fotografija. Za posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, se navedejo splošni naslov (stavba), splošni elektronski naslov in centralna telefonska številka organizacije. Interni imenik zajema celotno osebje služb Evropske komisije, vključno z nevodstvenimi položaji.

O podatkih, ki se obdelujejo, odloča vsaka sodelujoča institucija, organ, urad in agencija EU. Vaše osebne podatke prejmemo od vaše enote/službe, pristojne za človeške vire, in sicer prek avtomatiziranega oziroma polavtomatiziranega prenosa podatkov (sistema Sysper / COMREF za službe in izvajalske agencije Evropske komisije).

Popoln pregled kategorij podatkov je naveden v prilogi „Vrste podatkov imenika EU Whoiswho“ (DPR-EC-00447).

5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke

Enota A.5 „Portal in spletne storitve“ pri Uradu za publikacije EU hrani podatke toliko časa, dokler ste aktivno zaposleni v instituciji, organu, uradu ali agenciji EU. Če zamenjate svoje delovno mesto v institucijah EU, bo sprememba v kratkem času prikazana tudi v internem imeniku EU Whoiswho. Če zapustite delovno mesto v institucijah EU, bodo vaši osebni podatki kmalu odstranjeni iz internega prikaza.

Uporabljajo se naslednja pravila o hrambi podatkov :

• podatki o dejavnosti: toliko časa, dokler je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, zaposlen,
• varnostne kopije podatkov: največ dve leti.

6. Kako varujemo vaše osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Urada za publikacije EU. Informacijske sisteme Urada za publikacije EU upravlja GD za digitalne storitve. Vsi postopki obdelave podatkov se izvajajo v skladu s Sklepom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Dostop do internega imenika imajo uporabniki institucij, organov, uradov in agencij EU, ki so se uspešno avtenticirali v sistemu EU Login. S tehničnimi in organizacijskimi ukrepi je zagotovljeno, da lahko do razširjenih podatkov, prikazanih v internem imeniku, dostopajo samo pooblaščeni uporabniki. Ti ukrepi vključujejo omejitev dostopa, šifriranje podatkov med prenosom in redna varnostna preverjanja.

Komisija je uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezna sredstva za zagotovitev spletne varnosti ter za zaščito pred izgubo ali spremembo podatkov ali nepooblaščenim dostopom. Organizacijski ukrepi vključujejo omejevanje dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih razkrijemo

Dostop do osebnih podatkov, ki se obdelujejo v internem imeniku, imajo:

• pooblaščeno osebje Urada za publikacije EU, ki je odgovorno za postopek obdelave po načelu potrebe po seznanitvi;
• pooblaščeno osebje GD za človeške vire (služba, pristojne za COMREF) za podatke iz sistemov COMREF / Sysper;
• pooblaščeno osebje institucij, organov, uradov in agencij EU, ki imajo vpogled v interni imenik prek avtentikacijske storitve EU Login;
• pogodbeni izvajalec, pristojen za gostovanje in vzdrževanje platforme EU Whoiswho, ki obdeluje podatke v imenu Urada za publikacije EU v skladu z ustreznimi sporazumi o obdelavi podatkov.

Osebje zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti. Razširjeni podatki, prikazani v internem imeniku (opisi delovnih mest, fotografije, podatki o nevodstvenem osebju), niso na voljo splošni javnosti ali portalu odprtih podatkov EU niti kateri koli zunanji tretji osebi.

Podatki iz internega imenika se ne posredujejo državam zunaj EU ali EGP niti mednarodnim organizacijam.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate v skladu s poglavjem III (členi 14–25) Uredbe (EU) 2018/1725 določene pravice, zlasti:

• pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov;
• pravico do popravka svojih osebnih podatkov;
• pravico do izbrisa svojih osebnih podatkov;
• pravico do omejitve obdelave svojih osebnih podatkov;
• pravico do ugovora obdelavi in
• pravico do prenosljivosti podatkov, kadar je to ustrezno.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, po potrebi pa tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v oddelku 9.

Opozarjamo, da morate zahtevek za popravek podatkov, ki izhajajo iz sistema za upravljanje človeških virov vaše institucije (npr. Sysper / COMREF za osebje Komisije), najprej nasloviti na svojo kadrovsko službo, saj se Urad za publikacije EU opira na podatke, ki jih je zagotovila izvorna institucija.

Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v oddelku 10).

9. Kontaktni podatki

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spodnjih kontaktnih podatkov lahko obrnete na upravljavca podatkov – enoto A.5 „Portal in spletne storitve“ pri Uradu za publikacije EU na naslovu OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Z vprašanji v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (EC-DPO-INTERNAL@ec.europa.eu).

Kontaktni podatki koordinatorja za varstvo podatkov pri Uradu za publikacije EU: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavca podatkov z obdelavo osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

10. Kje poiskati podrobnejše informacije

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov. Dostop do registra: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta specifični postopek obdelave se v registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-00447. Celotna evidenca obdelave (DPR-EC-00447.7) je na voljo v internem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov Komisije na naslednji povezavi: https://intragate.ec.europa.eu/dpms/record/DPR-EC-00447.7.

Interni dogovor v zvezi z ureditvijo internega prikaza imenika EU Whoiswho (Ares(2026)4621554), ki sta ga podpisala Urad za publikacije EU in GD za človeške vire, je priložen evidenci obdelave.