VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Obdelava: EU Whoiswho – Uradni imenik Evropske unije

Upravljavec podatkov: Urad za publikacije Evropske unije, enota A.5, „Portal in spletne storitve“

Referenčna oznaka: DPR-EC-00447

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov.

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj osebne podatke obdelujemo, kako jih zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. Navaja tudi kontaktne podatke odgovornega upravljavca podatkov v zvezi z uveljavljanjem vaših pravic, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

Informacije v zvezi z obdelavo uradnega imenika Evropske unije – EU Whoiswho, ki jo izvaja enota A.5 „Portal in spletne storitve“ pri Uradu za publikacije Evropske unije, so navedene spodaj.

2. Zakaj in kako obdelujemo osebne podatke

Namen obdelave podatkov: Enota A.5 „Portal in spletne storitve“ pri Uradu za publikacije Evropske unije izbira in uporablja osebne podatke za objavo v uradnem imeniku EU Whoiswho, https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who.

Postopek obdelave zajema zagotavljanje javne dostopnosti uradnega imenika osebja, zaposlenega v institucijah, organih, uradih in agencijah EU, poslancev Evropskega parlamenta in drugih skupin.

Vaših osebnih podatkov ne uporabljamo za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke

Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:

• obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene institucijam, organom, uradom ali agencijam EU;
• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti upravljavca;
• pravna podlaga za obdelavo: pooblastilo Urada za publikacije EU, Sklep 2009/496/ES Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije ter člen 15 PDEU (obveznost preglednosti).

4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo

Za postopek obdelave enota A.5 „Portal in spletne storitve“ pri Uradu za publikacije Evropske unije zbira naslednje kategorije osebnih podatkov.

Osebje Komisije na vodstvenih položajih: priimek in ime ter telefonska številka. Interno osebje sekretariata Evropskega parlamenta (samo vodstvo): priimek in ime, telefonska številka in naslov. Za drugo zadevno osebje EU so podatki odvisni od zadevne institucije EU.

Za posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, se navedejo splošni naslov (stavba), splošni elektronski naslov in centralna telefonska številka organizacije.

Poslanci Evropskega parlamenta, osebje sekretariata političnih skupin v Evropskem parlamentu, člani Odbora stalnih predstavnikov Sveta, člani Stabilizacijsko-pridružitvenega sveta, vodje delegacij in uradov EU: podatki lahko vključujejo tudi polno ime, popoln e-naslov in službeni naslov, telefonsko številko in fotografijo.

Vaše osebne podatke prejmemo od vaše enote/službe, pristojne za človeške vire, in sicer prek avtomatiziranega oziroma polavtomatiziranega prenosa podatkov .

O podatkih, ki se obdelujejo, odloča vsaka sodelujoča institucija, organ, urad in agencija EU.

Popoln pregled kategorij podatkov je naveden v prilogi „Podatkovna polja EU Whoiswho“.

5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke

Enota A.5 „Portal in spletne storitve“ pri Uradu za publikacije EU hrani podatke toliko časa, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave podatkov, zlasti za zagotavljanje ažurnosti imenika osebja EU v EU Whoiswho. Če zamenjate svoje delovno mesto v institucijah EU, bo sprememba v kratkem času prikazana tudi v imeniku EU Whoiswho. Če zapustite delovno mesto v institucijah EU, bodo vaši osebni podatki kmalu odstranjeni iz imenika EU Whoiswho.

Osebni podatki so arhivirani v podatkovni zbirki, ki ni javno dostopna, iz katere bodo izbrisani po 5 letih.

Urad za publikacije EU poleg spletišča EU Whoiswho pripravlja tudi naslednje izdaje:

• letna izpopolnjena izdaja imenika (PDF), ki se nahaja v razdelku Arhiv na spletišču (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/web/who-is-who/archive);
• dvomesečni izpiski za posamezno institucijo EU (PDF); izdaje redno posodabljamo, zato vsaka nova različica nadomesti prejšnjo (ki ni arhivirana);
• poleg tega so podatki imenika EU Whoiswho na voljo za prenos s portala odprtih podatkov EU (https://data.europa.eu/).

6. Kako varujemo vaše osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije ali njenih pogodbenih izvajalcev. Za obdelavo podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Za varovanje osebnih podatkov je Komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganje izgube podatkov, spremembo podatkov ali nepooblaščen dostop, pri čemer se upošteva tveganje, ki ga predstavljata obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejevanje dostopa do osebnih podatkov samo pooblaščenim osebam z legitimno potrebo po seznanitvi z nameni tega postopka obdelave.

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih razkrijemo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima pooblaščeno osebje Komisije na podlagi načela potrebe po seznanitvi. To osebje zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti. Informacij, ki jih zbiramo, ne bomo posredovali tretjim osebam.

Imenik je javno dostopen na naslednjem naslovu: https://publications.europa.eu/en/web/who-is-who.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka, izbrisa ali omejitve obdelave osebnih podatkov. Kjer je to primerno, imate tudi pravico do ugovora na obdelavo osebnih podatkov in do prenosljivosti podatkov.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, po potrebi pa tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 spodaj.

Če želite uveljavljati svoje pravice v okviru enega ali več specifičnih postopkov obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (navedite evidenčno številko, kot je opredeljeno v razdelku 10 spodaj).

9. Kontaktni podatki

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spodnjih kontaktnih podatkov lahko obrnete na upravljavca podatkov – enoto A.5 „Portal in spletne storitve“ pri Uradu za publikacije EU na naslovu OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Kontaktni podatki koordinatorja za varstvo podatkov pri Uradu za publikacije EU: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov (ENVP)

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) št. 2018/1725, se lahko pritožite evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

10. Kje poiskati podrobnejše informacije

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in njej priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Komisija. Register je na voljo na : http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v registru pri pooblaščeni osebi za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-00447.