SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Behandling: EU:s institutionskatalog EU Whoiswho

Personuppgiftsansvarig enhet: EU:s publikationsbyrå, enhet A.5 ”Portal och tjänstegränssnitt”

Referens: DPR-EC-00447

1. Inledning

EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter.

I det här meddelandet förklarar vi hur och varför vi samlar in och behandlar personuppgifter, hur vi skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter, och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Nedan beskrivs den behandling som gäller EU:s institutionskatalog EU Whoiswho och som sköts av EU:s publikationsbyrå, enhet A.5 ”Portal och tjänstegränssnitt”.

2. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?

Syfte: Publikationsbyråns enhet A.5, ”Portal och tjänstegränssnitt”, samlar in och använder dina personuppgifter för att publicera dem i EU Whoiswho (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/sv/web/who-is-who).

Uppgiftsbehandlingen består i att vi offentliggör den officiella personalkatalogen för EU:s institutioner, organ och byråer inklusive parlamentsledamöter och andra grupper.

Dina uppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.

3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter av följande skäl:

• Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning.
• Behandlingen är nödvändig eftersom det är en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvariga.
• Rättslig grund för behandlingen: Publikationsbyråns uppdrag – Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs och Regionkommitténs beslut 2009/496/EG, Euratom av den 26 juni 2009 om organisationen och driften av Europeiska unionens publikationsbyrå, och artikel 15 i EUF-fördraget (insynskrav).

4. Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?

Vi samlar in följande typer av personuppgifter:

Kommissionsanställda på chefsposter: efternamn, förnamn och telefonnummer. Intern personal vid Europaparlamentets sekretariat (bara chefer): efternamn, förnamn, telefonnummer och adresser. För annan berörd EU-personal beror uppgifterna på EU-institutionen.

För denna personal registreras organisationens besöksadress (byggnad) och allmänna e-postadress och växelns telefonnummer.

Europaparlamentets ledamöter, personal vid de politiska gruppernas sekretariat, ledamöterna i de ständiga representanternas kommitté (Coreper), ledamöterna i stabiliserings- och associeringsrådet samt cheferna för EU:s delegationer och kontor: uppgifterna kan också omfatta samtliga förnamn, fullständig e-post- och kontorsadress, telefonnummer och foto.

Vi har fått dina personuppgifter från din personalenhet/personalavdelning via automatisk eller halvautomatisk dataöverföring.

Det är upp till varje deltagande EU-institution, EU-organ och EU-byrå att välja vilka uppgifter som ska behandlas.

En fullständig översikt över uppgiftskategorierna hittar du i bilagan med EU Whoiswhos datafält.

5. Hur länge sparar ni uppgifterna?

Vi sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att uppfylla syftet med uppgifternas insamling och behandling, det vill säga för att kunna hålla institutionskatalogen EU Whoiswho aktuell. Om du byter EU-tjänst ändras dina uppgifter kort därefter. Om du lämnar din EU-tjänst tas dina personuppgifter bort från EU Whoiswho efter en kort tid.

Dina personuppgifter finns hela tiden sparade i en icke-offentlig databas, där de raderas efter fem år.

Vid sidan av webbplatsen tar Publikationsbyrån också fram följande versioner av EU Whoiswho:

• En årlig komplett katalogversion i pdf-format som sparas i webbplatsens arkiv för historiska ändamål (https://op.beta.msop.spikeseed.cloud/sv/web/who-is-who/archive).
• Utdrag för varje EU-institution varannan månad (pdf). För att ta hänsyn till uppdateringar skriver varje ny version över den föregående versionen (arkiveras inte).
• Uppgifterna i EU Whoiswho kan dessutom laddas ner från EU:s portal för öppna data (https://data.europa.eu/sv).

6. Hur skyddar ni mina personuppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens egna servrar. Behandlingen måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

Endast behörig kommissionspersonal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella överenskommelser om sekretess. Vi lämnar inte ut några uppgifter till utomstående.

Adress till institutionskatalogen: https://publications.europa.eu/en/web/who-is-who.

8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till, rätta eller radera dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dem. I vissa fall har du också rätt till dataportabilitet och rätt att invända mot behandlingen.

Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till kommissionens dataskyddsombud eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter i punkt 9 nedan).

Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10 nedan).

9. Vem kan jag kontakta?

• Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta Publikationsbyråns personuppgiftsansvariga enhet A.5 ”Portal och tjänstegränssnitt” på OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Kommissionens dataskyddsombud

Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725 kan du kontakta kommissionens dataskyddsombud (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Publikationsbyråns dataskyddssamordnare kan kontaktas på OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Europeiska datatillsynsmannen

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av den personuppgiftsansvarigas behandling av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).

10. Var hittar jag mer information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där personuppgifter behandlas. Adress till registret: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-00447.